Споделяне на документи: чрез връзка в браузъра и по телефона

Резултатът на първо място: споделяне през браузъра и по телефона

Здравейте и добре дошли в Академията на PaperOffice AI. Този филм е за споделянето: как можете сигурно да споделяте документи чрез връзка в браузъра или по телефона. Първо, резултатът. Нашият счетоводител вижда Workspace „Accountant 2026“ в собствения си профил в PaperOffice, с точно документите, които сме споделили. А когато е на път, може да се обади, да влезе с PIN и да получи информацията директно от записите. Ще ви покажем стъпка по стъпка: подготовката на Workspace, споделянето по имейл и как получателят го приема, телефонния агент, телефонното споделяне, провеждането на разговор, управлението и анулирането на споделянията и накрая няколко практически съвета.

Глава 1: Подготовка на Workspace

Целият Workspace винаги се споделя. Затова създаваме отделен за нашия счетоводител и там поставяме само документите, които той трябва да вижда. Споделяне е възможно само за Workspaces от тип Business. За нашия пример са достатъчни шест документа: фактури, кредитно известие и доставъчна бележка. Всичко, което по-късно влиза в този Workspace, ще бъде автоматично видимо за получателя.

Глава 2: Споделяне по имейл

Споделянето се настройва директно в Workspace: „Редактиране“, после раздела „Споделяне“ и след това „Ново външно споделяне“. Избираме имейл като канал и след това въвеждаме имейл адреса на счетоводителя. С тази отметка поканата може да приеме само профил в PaperOffice с точно този адрес; самото препращане на връзката не е достатъчно. При „Достъп до документа“ определяте какво има право да прави получателят: само преглед и изтегляне или освен това качване на документи. Тъй като нашият счетоводител трябва да може да ни връща документи, разрешаваме качване. А срока на валидност решавате вие: без дата на изтичане, за 7, 30 или 90 дни или за една година. За годишното приключване 30 дни са достатъчни за нас. Запазете и готово. Споделянето вече се показва като чакащо, докато счетоводителят не приеме поканата.

Глава 3: Приемане от получателя

Счетоводителят получава имейл: поканен е за Workspace „Accountant 2026“, с бутона „Приемане на поканата“. Ако е влязъл в собствения си профил в PaperOffice, това единствено щракване е достатъчно, за да получи достъп. Значи му трябва собствен профил, но не и PIN за споделянето. От този момент споделеният Workspace ще се появи в профила му, ясно маркиран. Той може да преглежда документите заедно с всички извлечени данни и да ги изтегля в рамките на правата, които сте му дали. Тъй като сме разрешили качване, нашият счетоводител може да ни изпрати и нещо обратно, например фактура, която е била изпратена директно до него. Той я плъзва в споделения Workspace и това е всичко. А при нас? Фактурата вече е в нашия Workspace „Accountant 2026“ и е обработена като всеки друг документ. Никой не трябва да праща нещо напред-назад по имейл.

Глава 4: Създаване на телефонния агент

За споделяне по телефона ви е нужен телефонен агент. В Conversation AI създаваме нов агент и го наричаме Northstar Phone Share. Важно е да обърнете внимание на ролята: „Защитен агент“. Тогава обаждащите се трябва първо да се удостоверят, преди агентът да сподели с тях каквото и да е от вашите документи. В „Телефония“ активирате агента и избирате държавата. За целта PaperOffice предоставя телефонен номер. Избирате езика и гласа на агента. В полето „Как трябва да се държи агентът?“ опишете със свои думи задачата, тона и ясните граници. Нашият агент трябва да отговаря на въпросите за документите любезно и кратко, като винаги посочва сумите заедно с валутата им. В „Знание“ определяте от кои Workspaces агентът има право да взема отговорите си – тук само от „Accountant 2026“.

Глава 5: Настройка на телефонното споделяне

Сега самото споделяне, отново в Workspace: „Ново външно споделяне“, този път с телефонния канал. Агентът вече е въведен. Въвеждате мобилния номер на счетоводителя и PIN от 4 до 6 цифри. Достъп до документите има само този, който се обажда от този номер и знае PIN-а. Двата са размазани във видеото от съображения за защита на личните данни. Ако обаждащият се има нужда от документ, PaperOffice го изпраща на този фиксиран имейл адрес: като връзка към PDF файл, защитен с парола, а паролата е в същия имейл. По телефона обаждащият се не може да посочи друг адрес. Ако някой се обади от непознат или анонимен номер, ще попадне в рецепцията, без достъп до документи. А след 3 грешно въведени PIN споделянето се блокира за 15 минути.

Глава 6: Един разговор

Ето как звучи това по телефона. Счетоводителят се обажда на номера, въвежда своя PIN и просто задава въпроса си.

Симулиран разговор:

Телефонен агент: Добре дошли в PaperOffice AI. За вход въведете PIN и натиснете клавиша „#“. За рецепцията натиснете клавиша със звездичка.

Счетоводител: (въвеждане на PIN)

Телефонен агент: PIN е потвърден. Моля, изчакайте.

Телефонен агент: Имате достъп до Workspace „Accountant 2026“. Какво да потърся в архива?

Счетоводител: Кои фактури на Veldtmann бяха с падеж през септември?

Телефонен агент: Две: една за 2 850 € с падеж на 6 септември и друга за 47 500 € с падеж на 18 септември.

Счетоводител: Колко още се дължи по фактурата за 47 500 евро?

Телефонен агент: Има кредитно известие от 21 август за 950 € към тази фактура. Неплатеният остатък е 46 550 €.

Телефонен агент: Да изпратя ли документа на вашия имейл адрес?

Счетоводител: Да, моля.

Телефонен агент: Изпратих документа на настроения от вас имейл адрес.

Счетоводител: Благодаря, това е всичко.

Агентът търси в споделения Workspace и отговаря по документите: посочва падежите на двете фактури и неплатената сума от кредитното известие. По време на разговора той няма достъп до други Workspaces. По искане на обаждащия се агентът изпраща документа като защитен PDF на записания имейл адрес.

Глава 7: Управление и анулиране на споделянията

Всичко можете да следите в прегледа на Workspaces: в „Опции“ виждате колко Workspaces сте споделили сами и колко други споделят с вас. Споделянията на даден Workspace се показват в раздела „Споделяне“: кой има достъп, през кой канал и до кога. С „Действия“ можете да промените нивото на достъп, например да определите дали получателят има право да качва файлове. А когато сътрудничеството приключи, анулирайте споделянето. Това действа веднага: Workspace изчезва от изгледа на получателя, а следващият разговор отива в рецепцията. Ето как изглежда след това за счетоводителя: Workspace е изчезнал от профила му и документите вече не са достъпни.

Глава 8: Съвети от практиката

Накрая – четири практически съвета. Първо: по един Workspace за всеки получател и цел. Така всеки вижда само онова, което трябва да вижда, и можете да анулирате едно споделяне, без да смущавате другите. Второ: задайте дата на изтичане за всяко споделяне. Без нея споделянето ще продължава безкрайно, дори когато вече не е нужно. Трето: предайте PIN-а за телефонното споделяне по различен канал от телефонния номер, за предпочитане лично. И четвърто: редовно проверявайте списъка с активните споделяния и анулирайте онези, които вече не са нужни. Обобщено: създайте отделен Workspace за всеки получател. Споделете го по имейл с профил в PaperOffice, включително с правата и срока на валидност. Получателят влиза по телефона със своя телефонен номер и PIN, след което просто задава въпроса си. А всяко споделяне можете да промените или анулирате по всяко време. До следващия път в Академията на PaperOffice AI.