Depolama ve Sınıflandırma
Belgeler posta kutusundan, tarayıcıdan, klasörden veya iş uygulamasından gelir. Sınıflandırma türü ve gönderiyi belirler, bundan arşivdeki depolama yeri ortaya çıkar.
Arşivleme Süreci
Belgeler yıllarca erişilebilir kalmalı ve ardından kaybolmalıdır. PaperOffice her ikisini de kural olarak yürütür.
Her belge türü için süre, her sürüm için hash değeri, her erişim ve silme işlemi için kayıt.
Dünya çapında lider şirketlerin güveni
Nasıl çalışır
Arşivleme bir klasör değil, bir kuraldır: Ne girebilir, ne kadar kalır, kim görebilir ve ne zaman çıkar.
Belgeler posta kutusundan, tarayıcıdan, klasörden veya iş uygulamasından gelir. Sınıflandırma türü ve gönderiyi belirler, bundan arşivdeki depolama yeri ortaya çıkar.
Her türe bir saklama kuralı aittir: Süre, Başlangıç noktası ve Sorumluluk. Her sürüme SHA-256 hash değeri atanır, sonraki değişiklikler yeni sürüm olarak oluşur.
Süre dolmadan önce sistem bildirir. İnceleme için varlık, sürümler ve erişimler dışa aktarılabilir. Onaydan sonra silinir, işlem kayıttan kalır.
Çözümün kapsadığı alanlar
Bir arşiv sadece denetimde değerlendirilir. PaperOffice bunu karşılar.
Depolama yeri, süre ve sorumluluk kişiden değil, belge türüne bağlıdır.
Sınıflandırma belge türünü, gönderiyi ve yönü belirler ve uygun saklama kuralını önerir.
Arşiv PaperOffice'te veya NAS'ınızda, sunucunuzda veya nesne depolamanızda yer alır, SFTP, WebDAV veya S3 üzerinden bağlanır.
Süre dolmadan önce vaka belirli bir kişiye gider. Onay olmadan hiçbir şey silinmez.
Varlık, meta veriler, sürümler ve kayıt bir işletme denetimi için veri seti olarak çıktılabilir.
Her versiyon korunur, her çağrı ve değişiklik zamanı ve kişi ile kayıttadır.
Her versiyon üzerinden SHA-256, dosyanın depolanduğundan beri değiştirilip değiştirilmediğini gösterir.
Süresi dolacak tarihler, bir tablonun içinde kaybolmak yerine, önceden hatırlatma ile bir görev olarak görünür.
PaperOffice bunun nasıl çözdüğü
Arşivleme, günlük dosyalama için kullanılan aynı modülleri kullanır. Bakım gerektiren ikinci bir sistem yoktur.
Güvenlik ve Uyumluluk
Bir arşiv iki soruyla ölçülür: İçerik değişmemiş mi ve bu kanıtlanabilir mi.
Arşivleme Soruları
GoBD, izlenebilirlik, değişmezlik ve düzenli saklama gerektirir. PaperOffice bunun için sürümler, hash değerleri, günlük ve süreler sağlar. Süreçlerinizin genel olarak yeterli olup olmadığını vergi danışmanız prosedür dokümantasyonunuza dayanarak değerlendirir.
Bu türüne ve hukuki çerçevenize bağlıdır; Alman hukukuna göre muhasebe belgeleri için yaklaşık on yıl, ticari mektuplar için altı yıl. Süreyi her belge türü için bir kez girmeniz yeterlidir, ardından sistem silme tarihini kendisi hesaplar.
Belge, yetkili kişiye önceden hatırlatma ile bir görev olarak görünür. Onaylandıktan sonra silinir ve işlem günlüğe bir kayıt olarak kalır, dosya yok olsa bile.
Evet. Mevcut koleksiyonlar klasör izleme, Depolama Bağlantıları veya API üzerinden okunabilir. Tür ve süre belirlenir, belirsiz durumlar sessizce geçmek yerine bir denetim listesine girer.
Bir değişiklik yeni bir sürüm oluşturur, eski korunur. Hash değeri her kopya için dosyalamadan bu yana değişip değişmediğini gösterir. Kimin ne zaman hangi sürümü gördüğü günlükte yer alır.
Denetlenen dönemi ve belge türlerini belirtirsiniz ve koleksiyonu, meta verileri ve günlüğü bir veri seti olarak dışa aktarırsınız. Denetim erişimleri bir Çalışma Alanıyla sınırlandırılabilir.
AB'deki kendi veri merkezlerinde. Dosyaların evinizi terk etmemesi gerekiyorsa, koleksiyon Depolama Bağlantıları aracılığıyla NAS'ınızda veya sunucunuzda kalır ve PaperOffice orada çalışır.
Müşterilerimizin ölçülebilir başarıları
"Tüm madencilik operasyonlarımız için kurumsal belge yönetimi. Dünya sınıfı."
"FDA düzenlemesine tabi farmasötik etiketler eksiksiz belgeleme gerektirir. PaperOffice, onay sürecimizi günlerden saatlere indirdi."
"Teknik dokümantasyon ve sipariş işleme artık tamamen otomatik çalışıyor."
"Dijitalleşme yönetimimizde devrim yarattı. Vatandaş sorguları artık günler yerine dakikalar içinde işleniyor."
"Hasta dosyaları, bulgular ve sevkler otomatik olarak kaydedilir ve sınıflandırılır. Muayenehane ekibimizin nihayet hastalar için vakti var."
"8.000 çalışan, her gün binlerce misafir belgesi. PaperOffice, arka ofis süreçlerimizi tamamen dijitalleştirdi."
"Kredi başvuruları ve uyumluluk belgeleri artık saatler yerine dakikalar içinde işleniyor. Düzenleyici denetim tam otomatik olarak gerçekleşiyor."
"İnşaat proje dokümantasyonu ve uyumluluk artık dijital ve izlenebilir."
"Giriş formları, faturalar ve misafir iletişimi tamamen dijitaldir. Concierge ekibimiz artık mükemmel hizmete odaklanıyor."
"250'den fazla istasyondan gelen akaryakıt istasyonu faturaları, tedarikçi belgeleri ve uyumluluk dosyaları otomatik olarak işlenir ve arşivlenir."
"Farmasötik fonksiyonel etiketler için GMP uyumlu belgeleme artık tam otomatik olarak yürüyor. Denetim izleri eksiksizdir ve anında erişilebilir durumdadır."
"Ahşap evlerimiz için inşaat planları, izinler ve müşteri dosyaları artık merkezi olarak yönetiliyor. 6. nesilde nihayet kağıtsız düzene geçtik."
"Dünya çapındaki yüzlerce kavurma evi für tedarikçi sözleşmeleri, sertifikalar ve gümrük belgeleri otomatik olarak kaydedilir und doğru ürünle eşleştirilir."
"Sıcaklık belgeleri, CMR irsaliyeleri ve gıda sertifikaları otomatik olarak taranır ve siparişle eşleştirilir. Yanlış eşleştirmeler artık tarihe karıştı."
"Ağır nakliye izinleri, güzergah planları ve proje belgeleri artık anında dijital olarak erişilebilir durumda. Klasörler arasında aramaya son."
"Doğu Avrupa ağımız için gümrük belgeleri, depo makbuzları ve nakliye siparişleri otomatik olarak sınıflandırılır. Dört nesillik lojistik nihayet dijitalleşti."
"Baskı spesifikasyonları, müşteri onayları ve malzeme sertifikaları artık merkezi olarak erişilebilir durumda. Üretimdeki hata oranı sıfıra yaklaştı."
"Sürdürülebilirlik sertifikaları, tedarikçi sözleşmeleri ve müşteri spesifikasyonları otomatik olarak işlenir. İsviçre hassasiyeti, artık dijitalde."
"Ticari gayrimenkullerimiz için inşaat izinleri, alt yüklenici sözleşmeleri ve teslim alma protokolleri artık eksiksiz bir şekilde dijital olarak belgelenmiştir."
"30 yılı aşkın pazar liderliğine ait satış sözleşmeleri, tanıtım dosyaları ve müşteri dosyaları artık dijital olarak aranabiliyor. Her emlakçı her şeyi saniyeler içinde buluyor."
"Deniz navlun belgeleri, gümrük beyannameleri ve konşimentolar otomatik olarak kaydediliyor. Baltık Denizi lojistiği hiç bu kadar verimli olmamıştı."
"Tasarım onayları, baskı verileri ve teslimat belgeleriyle haftada binlerce özel paketleme siparişi. PaperOffice her şeyi bir arada tutuyor."
"Patoloji laboratuvar dokümantasyonu ve cihaz sertifikasyonları artık tam otomatik olarak çalışıyor. Her preparat için eksiksiz izlenebilirlik."
"Kredi belgeleri, teminat belgeleri ve müşteri yazışmaları saatler yerine dakikalar içinde işleniyor. Düzenleyici inceleme eksiksizdir."
"Çelik üretimimiz için teknik şartnameler, kalite sertifikaları ve geri dönüşüm protokolleri merkezi olarak ve anında erişilebilir durumdadır."
"Düzenleyici gerekliliklere sahip ilaç ve kozmetik etiket spesifikasyonları otomatik olarak kontrol ediliyor und onaylanıyor. Artık manuel kontrol listeleri yok."
"KYC belgeleri, yatırım raporları ve düzenleyici dosyalar saniyeler içinde sınıflandırılıyor. MAS tarafından denetlenen bir robot danışman olarak, eksiksiz uyumluluk esastır."
"Kimyasal lojistik için güvenlik veri sayfaları, nakliye izinleri ve ADR belgeleri otomatik olarak atanıyor. Hatalara sıfır tolerans."
"İnci koleksiyonlarımız için orijinallik sertifikaları, tedarikçi kayıtları ve müşteri garantileri otomatik olarak arşivleniyor ve anında erişilebilir hale geliyor."
"KOBİ kredi başvuruları, teminat belgeleri ve düzenleyici raporlar otomatik olarak sınıflandırılıyor. Danışmanlarımızın müşteri danışmanlığı için artık daha fazla vakti var."
"135 yılı aşkın bankacılık geçmişine ait müşteri dosyaları kademeli olarak dijitalleştiriliyor. 5.000 çalışan artık tüm belgelere anında erişebiliyor."
"Milyonlarca müşteri için mikrokredi başvuruları ve uyumluluk belgeleri artık günler yerine dakikalar içinde işleniyor. Finansal kapsayıcılık için devrim niteliğinde."
"Günde yüz binlerce sevk irsaliyesi ve iade belgesi otomatik olarak işleniyor. Vietnam'ın lider e-ticaret lojistik sağlayıcısı artık kağıtsız."
"Petrol, gaz ve havacılık projeleri için CNC üretim protokolleri, malzeme sertifikaları ve müşteri şartnameleri artık tamamen dijital olarak belgeleniyor."
"Vizyon 2030, tam dijitalleşme gerektiriyor. PaperOffice, Suudi Arabistan'ın dijital omurgası için devlet belgelerini işliyor."
"Malzeme sertifikaları, sertleştirme protokolleri ve müşteri spesifikasyonları otomatik olarak doğru siparişe atanır. Avustralya'nın tek Q&T üreticisi artık kağıtsız çalışıyor."
"Kaynak dikişi protokolleri, statik hesaplamalar ve proje planları dijital olarak yönetilir. Atölye ekiplerimiz gerçek zamanlı erişime sahiptir."
"Havacılık sertifikaları, CNC programları ve müşteri toleransları otomatik olarak sınıflandırılır. AS9100 uyumluluğu hiç bu kadar kolay olmamıştı."
"Yüz binlerce KOBİ için satıcı sözleşmeleri, KYC belgeleri ve işlem makbuzları saniyeler içinde işlenir. Meksika'nın ödeme devrimi artık kağıtsız."
"Yüksek rakımlı Malbec şaraplarımız için hasat belgeleri, ihracat sertifikaları ve kalite protokolleri otomatik olarak arşivlenir. 120 yıllık şarapçılık geleneği artık dijital."
"Milyonlarca kullanıcı doğrulaması ve düzenleyici belge tam otomatik olarak işlenir. Kağıtsız ölçeklendirme."
"Afrika'nın lider ödeme sağlayıcısı için satıcı katılım belgeleri ve uyumluluk kayıtları günler yerine dakikalar içinde işlenir."
"Binlerce doğal ürün için organik sertifikalar, tedarikçi denetimleri ve ürün etiketleri otomatik olarak kontrol edilir ve arşivlenir."
"33 Afrika ülkesinden gelen düzenleyici belgeler, ortaklık sözleşmeleri ve denetim izleri tam otomatik olarak yönetilir. 3 milyar dolarlık bir fintech için kurumsal DMS."
"Reçeteler ve ilaç yönetimi artık tamamen otomatik çalışıyor. Hastalarımız için daha fazla zaman."
"Yüzyıllık belgeler artık dijital olarak aranabilir. Tarihi arşivlerimiz için bir dönüm noktası."
"Bakıcılarımızın artık evrak işleri yerine sakinlere daha fazla zamanı var."
"500.000'den fazla dosya dijitalleştirildi. Görevlilerimiz artık tüm bilgileri anında buluyor."
"Hasta kayıt yönetimi artık çok kolay. Her şey otomatik olarak kaydedilip arşivleniyor."
"Miras ve tereke belgeleri artık verimli ve hatasız."
"Tüm konut komplekslerimiz için dijital mülk yönetimi. Kiracılar ve mal sahipleri memnun."
"PaperOffice ile fatura işlememizi %99 oranında hızlandırdık. Yapay zeka tüm ilgili verileri otomatik olarak tanır ve doğru şekilde atar."
"PaperOffice artık günlük iş hayatımızın vazgeçilmez bir parçası haline geldi. Siparişler, teklifler ve faturalar artık otomatik olarak yürüyor."
"Bakım hizmetlerimizin dokümantasyonu artık dijital ve otomatik. Hastalarımıza daha fazla zaman kalıyor."
"Teknik çizimler, parça listeleri ve kalite protokolleri anında bulunabilir. Eskiden 30 dakika süren arama artık 30 saniye sürüyor."
"Müşteri makbuzları, vergi bildirimleri ve yıllık mali tablolar otomatik olarak sıralanır ve doğru müşteriye atanır. Makbuz kaosu artık geçmişte kaldı."
"IT danışmanlık projelerimiz için proje dokümantasyonu, SLA'lar ve müşteri iletişimi otomatik olarak sınıflandırılır ve arşivlenir."
PaperOffice’i nerede denemek istersiniz?
Deneme sürümünüz hazır
Nerede başlamak istersiniz?
Tam çalışma alanı bilgisayar için optimize edilmiştir. Mobil sürüm belgeleri yakalamak, incelemek ve onaylamak için uygundur.
app.paperoffice.aiBilgisayarda başla
Kişisel erişim bağlantısını e-posta adresinize göndereceğiz.
PaperOffice Mobile'ı aç
Belgeleri doğrudan akıllı telefonla yakalayın ve düzenleyin.
Mobil sürümü aç