Gizlilik Politikası

1. Veri Sorumlusu

Bu web sitesindeki veri işlemeden sorumlu veri sorumlusu:

PaperOffice yazılımı ve müşteri hesaplarından PaperOffice Enterprise Operations, Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (İspanya) sorumludur. Şirket aynı zamanda GDPR'nin 27. maddesi uyarınca PaperOffice Limited Europe'un Avrupa Birliği'ndeki temsilcisidir.

2. Kişisel Verilerin Toplanması ve Depolanması

2.1 Web Sitesi Ziyaretinde

Web sitemize eriştiğinizde, tarayıcınız tarafından sunucuya otomatik olarak bilgi iletilir. Bu bilgi geçici olarak bir log dosyasında saklanır:

• İstek yapan bilgisayarın IP adresi
• Erişim tarihi ve saati
• Alınan dosyanın adı ve URL'si
• Erişimin yapıldığı web sitesi (referrer URL)
• Kullanılan tarayıcı ve varsa işletim sistemi

2.2 Hizmetlerimizi Kullanırken

Hizmetlerimize kayıt olurken topluyoruz:

• E-posta adresi
• Ad / Şirket adı
• Ödeme bilgileri (ücretli hizmetler için)
• PaperOffice hizmetlerinin kullanım verileri

2.3 Problem Solver (Sorun açıklaması paperoffice.ai ve uygulamada)

Problem Çözücü'de bir talebinizi açıkladığınızda, girdiğiniz metni, seçilen dili ve eşleştirme sonucunu (önerilen işlevler, açık kalan noktalar) işliyoruz. Bu bilgileri Problem Çözücü'nü ve ürün kataloğumuzu geliştirmek amacıyla on iki ay boyunca saklıyoruz; IP adresi yalnızca günlük bir hash değeri olarak kaydedilir. Kayıtlı kullanıcılar hesaplarına atanır. Her istek üzerine ekibimiz, gerekirse iletişime geçebilmek için e-posta yoluyla bilgilendirilir. Hukuki dayanak, teklifimizin iyileştirilmesine yönelik meşru çıkarımızdır (GDPR Madde 6 Paragraf 1 litere f). Lütfen Problem Çözücü'de özel kişisel veri kategorileri girmeyiniz.

3. Veri İşleme Amaçları

Kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlar için işliyoruz:

• Web sitesi ve hizmetlerimizin sağlanması
• Sözleşme işleme ve müşteri desteği
• Ürün ve hizmetlerimizin iyileştirilmesi
• Pazarlama ve reklam (yalnızca onayınızla)
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

4. Yasal Dayanaklar

İşleme dayanır:

• GDPR Mad. 6 (1) (a) – Onay
• GDPR Mad. 6 (1) (b) – Sözleşme ifası
• GDPR Mad. 6 (1) (c) – Yasal yükümlülük
• GDPR Mad. 6 (1) (f) – Meşru menfaat

5. Veri Depolama

5.1 Depolama Konumu

Verileriniz yalnızca Avrupa veri merkezlerinde saklanır. Kişisel verilerin depolanması için AB dışındaki bulut hizmetlerini kullanmıyoruz.

5.2 Depolama Süresi

Verilerinizi yalnızca toplandıkları amaçlar için gerekli olduğu sürece veya yasal saklama süreleri geçerli olduğu sürece saklıyoruz.

6. Haklarınız

Kişisel verilerinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Bilgi Talep Etme Hakkı (GDPR Mad. 15) – Saklanan verileriniz hakkında bilgi talep edebilirsiniz
• Düzeltme Hakkı (GDPR Mad. 16) – Yanlış verilerin düzeltilmesini talep edebilirsiniz
• Silme Hakkı (GDPR Mad. 17) – Verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz
• Kısıtlama Hakkı (GDPR Mad. 18) – İşlemenin kısıtlanmasını talep edebilirsiniz
• Veri Taşınabilirliği Hakkı (GDPR Mad. 20) – Verilerinizi yaygın bir formatta alabilirsiniz
• İtiraz Hakkı (GDPR Mad. 21) – İşlemeye itiraz edebilirsiniz
• Onayın Geri Alınması (GDPR Mad. 7 (3)) – Onayınızı her zaman geri alabilirsiniz

7. Çerezler

Erişim ölçümü ve oturum kaydı yalnızca gizlilik panelindeki açık rızadan sonra başlar. Rıza olmadan kapalı kalırlar. Gerekli teknolojiler (dil, para birimi, oturum, güvenlik ve po_privacy kararı) çalışma için zorunludur. Reklam kimliği yoktur.

7.1 Teknik Olarak Gerekli Çerezler

Bu çerezler web sitesinin çalışması için gereklidir (örneğin dil ve para birimi) ve makul şekilde devre dışı bırakılamaz.

7.2 Erişim ölçümü ve oturum oynatma

Rızadan sonra, her biri ayrı seçilir: Google Analytics 4 (kimlik G-HQHHXQ44LG, yalnızca paperoffice.ai ve www.paperoffice.ai), /po-stats/ üzerinden first-party istatistik (Plausible) ve sunucularımızda OpenReplay ile oturum kaydı. Google Tag Manager yoktur, reklam kimliği yoktur. Karar yaklaşık altı ay po_privacy içindedir.

8. Veri Güvenliği

Verilerinizi kazara veya kasıtlı manipülasyon, kayıp, yıkım veya yetkisiz kişilerin erişimine karşı korumak için teknik ve organizasyonel güvenlik önlemleri uyguluyoruz:

• Tüm veri aktarımları için SSL/TLS şifrelemesi
• Şifreli veri depolama
• Düzenli güvenlik denetimleri
• Erişim kontrolü ve kimlik doğrulama

9. Veri Paylaşımı

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar dışında üçüncü taraflara iletilmeyecektir:

• Ödeme hizmeti sağlayıcıları (ödeme işleme için)
• BT hizmet sağlayıcıları (teknik destek için)
• Yetkililer (yasal olarak gerekli olduğunda)

10. KI Asistanlarının (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) MCP üzerinden bağlanması

MCP. Model Context Protocol. PaperOffice, mcp.paperoffice.ai altında bir sunucu sağlar ve bu sunucu, üçüncü taraf KI asistanlarınızı PaperOffice hesabınızla bağlamanıza olanak tanır. Bağlantı yalnızca sizin yetkilendirmenizle gerçekleşir (OAuth 2.1 ile PKCE); şifreniz asistana aktarılmaz.

Her kullanımda, asistan PaperOffice'e çağrılan aracın adını ve gerekli parametreleri (örneğin bir arama terimi veya belge kimliği) iletir. PaperOffice, bu çağrıyı AB'deki veri merkezlerinde kendi altyapısında kullanıcı hesabınızın yetkileriyle gerçekleştirir ve sonucu asistana geri döndürür. PaperOffice ne sohbet geçmişinizi ne de asistana yaptığınız girdileri alır ve konuşma verilerini saklamaz.

Döndürülen sonuçlar (örneğin belge metinleri), asistanla olan konuşmanızın bir parçası haline gelir ve ilgili sağlayıcının veri koruma hükümlerine tabidir (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). İlgili belgelerin bu sağlayıcıya aktarılmasının kuruluşunuz için uygun olup olmadığını lütfen kontrol edin.

PaperOffice protokolü, hesabınızın denetim kayıtlarında (audit trail) her araç çağrısını; zaman damgası, kullanıcı, araç, sonuç, süre, tüketilen Credits, bağlantı (oturum kimliği ve kısaltılmış erişim belirteci doğrulama değeri), ilgili belge kimlikleri ve çağrı parametreleri ile birlikte kaydeder; metin değerleri 100 karaktere kadar olduğu gibi saklanır, daha uzun olanlar yalnızca uzunlukları ile kaydedilir. Kayıtlar, hesabınız var olduğu sürece saklanır. Hukuki dayanak sözleşmenin ifası (GDPR Madde 6 Paragraf 1 litere b) ile güvenlik ve izlenebilirlik konusundaki meşru çıkarımızdır (GDPR Madde 6 Paragraf 1 litere f). OAuth üzerinden verilen erişim belirteçleri en fazla 365 gün geçerlidir. Bağlantıyı, hesabınızın verilişini istediğiniz zaman Hesap → API → MCP bağlantıları altındaki PaperOffice uygulamasında veya asistan üzerinden iptal edebilirsiniz; bu durumda verilen erişim belirteçleri derhal geçersiz hale gelir. OAuth yerine kullandığınız bir API anahtarını, Hesap → API altındaki uygulamadan silebilirsiniz; silinene kadar geçerliliğini korur.

Bir AI asistanının bağlantı penceresini açın; bu asistan için doğrudan bağlantı etkinleştirilmiştir (başlangıçta Claude), mcp.paperoffice.ai teknik olarak gerekli bir çerez (__Host-po_oauth_hb, en fazla 60 dakika geçerli) ayarlar. Bu çerez yalnızca rastgele bir tanımlayıcı içerir ve açık bağlantı isteğini, ardından PaperOffice hesabınızı oluşturduğunuz veya oturum açtığınız tarayıcıya atar. Böylece, uygulamanızdaki onayınızdan sonra bağlantı, bir erişim belirteci kopyalamanıza gerek kalmadan tamamlanabilir. PaperOffice, bu tanımlayıcının yalnızca bir karma değerini bağlantı isteğiyle birlikte saklar ve onaylanmış erişim belirtecini tamamlanana kadar, en fazla 10 dakika boyunca hazır tutar. Her şey, bağlantı penceresinin son açılmasından en geç 40 dakika sonra silinir. Hukuki dayanak, istediğiniz bağlantı (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) için mutlak gereklilik ve sözleşmenin ifası (GDPR Madde 6 Paragraf 1 litere b) ile ilişkilendirilmiştir.

11. Google Workspace Eklentisi (Gmail ve Google Drive)

PaperOffice yazılımından ve müşteri hesaplarından sorumlu olan PaperOffice Enterprise Operations, Gmail ve Google Drive için bir eklenti sunar. Eklenti, Google Workspace içinde çalışır ve kendinizin girdiği bir API anahtarı aracılığıyla PaperOffice hesabınıza bağlanır. Eklenti, bu anahtarı ve hedef çalışma alanının adını yalnızca Google hesabınızda (Apps Script kullanıcı özellikleri) saklar; başka hiçbir yerde saklamaz.

Eklenti, bir eylemi tetiklediğinizde Google kullanıcı verilerini işler: Gmail'de depolamayı seçtiğiniz açık e-postanın ekleri; Google Drive'da ise seçtiğiniz dosyaların adları ve türleri ile eklentinin açılmasına açıkça izin verdiğiniz dosyaların içeriği. Bu içerik yalnızca PaperOffice hesabınıza gönderilir ve burada, yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanır ve işlenir. Eklenti diğer e-postaları veya dosyaları okumaz ve e-posta içeriğini veya dosyaları PaperOffice hesabınız dışında saklamaz.

Google kullanıcı verilerini reklam amaçlı kullanmıyoruz, satmıyoruz ve genel yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmıyoruz. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. Başka bir deyişle: PaperOffice'un Google API'leri aracılığıyla aldığı bilgilerin kullanımı ve diğer uygulamalara aktarılması, Sınırlı Kullanım gereklilikleri dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikasına uygundur.

Hukuki dayanak sözleşmenin ifasıdır (GDPR Madde 6(1)(b)). Eklentinin Google hesabınıza erişimini https://myaccount.google.com/permissions adresinden istediğiniz zaman iptal edebilir ve depolanan API anahtarını eklenti ayarlarında veya PaperOffice uygulamasında Hesap → API bölümünde silebilirsiniz.

12. Üçüncü taraf platformlardaki PaperOffice AI uygulamaları

PaperOffice Enterprise Operations, PaperOffice yazılımından ve müşteri hesaplarından sorumlu olan taraf, üçüncü taraf platformlar için uygulamalar sunar. Her uygulama, sizin tarafınızdan manuel olarak girilen bir anahtar veya kullanıcı belirteci aracılığıyla PaperOffice hesabınıza bağlanır ve yalnızca bir işlemi başlattığınızda verileri işler. Uygulamalar içeriği yalnızca PaperOffice hesabınıza gönderir; burada bu içerik, yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanır ve işlenir.

12.1 Microsoft 365 uygulamaları (Outlook eklentisi ve Microsoft Teams uygulaması)

Outlook eklentisi ve Teams uygulaması, sizin tarafınızdan manuel olarak girilen bir API anahtarı aracılığıyla bağlanır. Outlook eklentisi bu anahtarı ve hedef çalışma alanının adını posta kutusu ayarlarınızda (Office roaming settings) saklar; Teams uygulaması ise yerel depolama alanında, yani Teams istemcinizde veya tarayıcınızda saklanır. Her iki uygulamanın sayfaları çerezler olmadan connect.paperoffice.ai üzerinden sunulur.

Outlook ortamında uygulamalar, seçtiğiniz açık e-postanın eklerini işler; Teams ortamında ise cihazınızdan seçtiğiniz dosyaları işler. Uygulamalar diğer e-postaları veya dosyaları okumaz ve Microsoft Graph erişimi sağlamaz. Depolanan API anahtarını, eklenti veya uygulamanın ayarlarından istediğiniz zaman kaldırabilir; ayrıca Outlook veya Teams ortamından eklentiyi veya uygulamayı kaldırabilirsiniz.

12.2 CRM uygulamaları (örneğin Pipedrive)

Bir CRM uygulamasının her kurulumu için, uygulama hizmetimiz platformdaki hesap ve kullanıcı tanımlayıcılarınızı, platform tarafından verilen erişim ve yenileme belirteçlerini, PaperOffice kullanıcı belirtecinizi ve seçtiğiniz hedef çalışma alanını saklar. Belirteçler şifreli olarak saklanır, günlük kayıtlarına yazılmaz ve uygulamada tekrar gösterilmez.

Pipedrive ortamında uygulama, işlemeyi seçtiğiniz açık işlemin ekli dosyasını işler ve sonucu bir not olarak işlemin içine yazar; bir doğrulama hatası durumunda ise bunu bir görev olarak kaydeder. Uygulama diğer kayıtları okumaz ve belge içeriklerinin kendi kopyasını tutmaz. Platform üzerinden uygulamayı kaldırarak uygulamanın erişimini istediğiniz zaman sonlandırabilirsiniz. Depolanan kurulum verileri, tüm belirteçler dahil, silinir; yedek kopyalar en geç 30 gün içinde silinir. HubSpot ortamında, anlaşmaya eklenen sonuç notu, çıkarma işlemini başlatan HubSpot kullanıcısını (kullanıcı kimliği ve e-posta adresi) belirtir; çünkü uygulama kendi izinleriyle çalışır. Bir HubSpot hesabının kurulum verileri, HubSpot uygulamanın erişimini iptal ettikten sonra 24 saat içinde silinir; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir.

12.3 Slack uygulaması

Uygulamanın yüklü olduğu her Slack çalışma alanı için, uygulama hizmetimiz çalışma alanı tanımlayıcısını, Slack tarafından verilen bot belirtecini, uygulamayı yükleyen kişinin tanımlayıcısını ve sonuçların ileti dizisinde gösterilip gösterilmeyeceğini saklar; her kullanıcı için PaperOffice kullanıcı belirtecini ve kullanıcının /paperoffice ile girdiği hedef çalışma alanını saklar. Belirteçler şifreli olarak saklanır, günlük dosyalarına yazılmaz ve uygulamada tekrar gösterilmez.

Uygulama, yalnızca bir iletide "Extract with PaperOffice AI" ileti kısayolunu seçtiğinizde bir dosyayı işler. Bu iletinin ilk dosyasını indirir ve seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanına yükler; burada, yüklediğiniz diğer tüm belgeler gibi saklanır ve işlenir. Sonuç, tedarikçi, tutarlar ve IBAN gibi çıkarılan fatura verilerini içerir. Varsayılan olarak, yalnızca siz bunu görürsünüz. Uygulamayı yükleyen kişi "Show results in the thread for everyone in the channel" özelliğini etkinleştirmişse, sonuç ileti dizisine gönderilir ve kanalın tüm üyeleri tarafından görünür hale gelir. Uygulama diğer iletileri, kanalları veya üye listelerini okumaz ve uygulama hizmeti belgelerin içeriğinin kendi kopyasını tutmaz. Uygulama Slack çalışma alanından kaldırıldığında, Slack bu durumu uygulama hizmetimize bildirir; ardından hizmet, o çalışma alanının tüm kullanıcılarının bot belirtecini ve ayarlarını siler; yedek kopyalar en geç 30 gün içinde silinir.

12.4 Jira uygulaması (Atlassian)

Jira uygulaması, Atlassian'ın Forge platformunda çalışır. PaperOffice kullanıcı belirteciniz, seçtiğiniz hedef çalışma alanıyla birlikte, Jira siteniz için Atlassian'ın uygulama depolama alanında şifrelenmiş olarak saklanır; kendi uygulama hizmetimiz bunu saklamaz. Her iki öğeyi de uygulama panelindeki "Remove my token" ile istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

Uygulama, yalnızca görebildiğiniz bir sorunun PaperOffice AI panelinde Extract seçeneğini seçtiğinizde bir ek dosyayı işler. Ek dosyayı, seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanına yükler; burada yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanır ve işlenir; ayrıca çıkarılan fatura verileri dahil olmak üzere sonuç, soruyu görebilen herkesin okuyabileceği bir yorum olarak soruya eklenir. Jira Hizmet Yönetimi projelerinde bu yorum her zaman müşterilerin görmediği dahili bir nottur. Uygulama kaldırıldığında, Atlassian kendi silme dönemlerine göre uygulama depolamasını siler.

12.5 Confluence uygulaması (Atlassian)

Confluence uygulaması, Atlassian'in Forge platformunda çalışır. PaperOffice kullanıcı belirteciniz, seçtiğiniz hedef çalışma alanıyla birlikte Confluence sitenizin Atlassian uygulama deposunda şifreli olarak saklanır; kendi uygulama hizmetimiz bunu saklamaz. Her ikisini de uygulamada "Remove my token" ile istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

Uygulama, düzenleme yetkiniz olan bir sayfadaki Extract seçeneğini yalnızca o sayfada seçtiğinizde bir ek işler. Ek dosyayı, yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanan ve işlenen PaperOffice çalışma alanınıza yükler; ayrıca, sayfayı görebilen herkesin okuyabileceği şekilde, çıkarılan fatura verileri de dahil olmak üzere sonucu, uygulamanın kendi adıyla sayfanın altına bir yorum olarak ekler. Uygulama sayfaları destekler, blog gönderilerini değil. Uygulama kaldırıldığında, Atlassian uygulama deposunu kendi silme sürelerine göre siler.

12.6 Trello Power-Up

Power-Up, siz tarafından verilen ve Trello'da kalan bir Trello belirteciyle kimlik doğrulaması yapar; uygulama hizmetimiz bunu yalnızca devam eden işleme için kullanır ve saklamaz. Her Trello üyesi için, uygulama hizmetimiz üye tanımlayıcısını, şifreli PaperOffice kullanıcı belirtecini ve seçtiğiniz hedef çalışma alanını saklar. Bir pano üzerinden Power-Up'ı kaldırmak bu ayarları silmez, çünkü Trello bunu uygulama hizmetimize bildirmez; bunlar en geç son kullanımlarından 6 ay sonra veya Power-Up ayarlarında "Remove my token" ile derhal silinir.

Power-Up, erişiminiz olan bir karta yüklenen bir dosya için "Extract" seçeneğini yalnızca o dosya için seçtiğinizde bir dosyayı işler. Dosyayı, yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanan ve işlenen PaperOffice çalışma alanınıza yükler; ayrıca, kartı görebilen herkesin okuyabileceği şekilde, çıkarılan fatura verileri de dahil olmak üzere sonucu, kartın altına bir yorum olarak ekler. Uygulama hizmeti belge içeriklerinin kendi kopyasını tutmaz; kaldırılan ayarların yedek kopyaları en fazla 30 gün sonra silinir.

12.7 monday.com uygulaması

monday.com uygulaması, bir öğe görünümü olarak çalışır. Kendi izinlerinizle dosyaları okur ve monday.com'da güncellemeler yazar; uygulama hizmetimiz hiçbir monday.com belirteci saklamaz; yalnızca sizi doğrulamak için kısa ömürlü bir oturum belirteci alır. Her kullanıcı için, uygulama hizmetimiz şifreli PaperOffice kullanıcı belirtecini ve seçtiğiniz hedef çalışma alanını saklar. Her ikisini de görünümden "Remove my token" ile istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

Uygulama, açık öğenin bir dosyası için "Extract" seçeneğini yalnızca o dosya için seçtiğinizde bir dosyayı işler. Uygulama hizmetimiz bu dosyayı monday.com'dan indirir ve seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanına yükler; burada, yüklediğiniz diğer belgeler gibi saklanır ve işlenir; çıkarılan fatura verileri de dahil olmak üzere sonuç, öğeye bir güncelleme olarak eklenir. Uygulama hizmeti belge içeriklerinin kendi kopyasını tutmaz. Uygulama kaldırıldığında, monday.com bunu uygulama hizmetimize bildirir; bu da hesabın tüm kullanıcılarının ayarlarını siler; yedek kopyalar en fazla 30 gün sonra silinir.

12.8 Shopify uygulaması

Her mağaza için, uygulama hizmetimiz mağaza etki alanını ve Shopify tarafından verilen erişim belirtecini saklar; her personel kullanıcısı için şifreli PaperOffice kullanıcı belirtecini ve hedef çalışma alanını saklar. Uygulama, fatura satırlarınızı kataloğunuzla karşılaştırmak için ürünleri ve envanter maliyetlerini okur; müşteri veya sipariş verilerini okumaz. Mağazanıza hiçbir şey değiştirmez.

Uygulamada yüklediğiniz faturalar, seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanında saklanır ve yüklediğiniz diğer belgeler gibi işlenir. Uygulama kaldırıldığında veya Shopify'dan bir mağazanın verilerinin silinmesini istediğinde, uygulama hizmetimiz mağazanın erişim belirtecini ve tüm kullanıcılarının ayarlarını siler; yedek kopyalar en fazla 30 gün sonra silinir.

12.9 Stripe uygulaması

Her bir Stripe hesabı kullanıcısı için, uygulamamız PaperOffice kullanıcı belirtecini şifrelenmiş olarak ve hedef çalışma alanını saklar. Uygulama yalnızca Stripe hesabınızda arşivlemeyi seçtiğiniz faturayı okur ve Stripe'e hiçbir veri yazmaz.

Fatura PDF'si, seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanında saklanır ve yüklediğiniz diğer belgeler gibi işlenir. Uygulama kaldırıldığında, Stripe uygulamamıza bildirir; bu hizmet ardından o Stripe hesabının tüm kullanıcılarının ayarlarını siler; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir.

12.10 Shopware uygulaması

Her bir Shopware mağaza için, uygulamamız mağaza tanımlayıcısını ve URL'sini, mağazanın uygulama gizli anahtarını ve Shopware'in uygulamaya verdiği API erişimini, PaperOffice kullanıcı belirtecini ve hedef çalışma alanını saklar; gizli anahtarlar ve belirteçler şifrelenmiş olarak saklanır. Uygulama yalnızca fatura satırlarınızı kataloğunuzla karşılaştırmak için ürünleri ve üreticileri okur; mağazanızda hiçbir değişikliğe yol açmaz ve müşteri veya sipariş verilerini okumaz.

Uygulamada yüklediğiniz faturalar, seçtiğiniz PaperOffice çalışma alanında saklanır ve yüklediğiniz diğer belgeler gibi işlenir. Uygulama mağazadan kaldırıldığında, Shopware uygulamamıza bildirir; bu hizmet ardından o mağaza için saklanan tüm verileri siler; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir.

12.11 Zendesk uygulaması

PaperOffice yazılımına ve müşteri hesaplarına sorumlu olan PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., Zendesk için bir uygulama sunar. Zendesk yöneticisi, güvenli bir uygulama ayarı olarak bir PaperOffice kullanıcı belirteci girer ve yalnızca hesabın ekler için oturum açmayı gerektirmesi durumunda, sahibinin e-posta adresiyle birlikte bir Zendesk API belirteci girer. Zendesk bu ayarları saklar ve bunları yalnızca connect.paperoffice.ai'e yapılan isteklere ekler; bağlayıcımız bunları tek bir istek için kullanır ve saklamaz.

Uygulama, oturum açan temsilcinin izinleriyle çalışır: temsilcinin görebildiği açık biletin eklerini gösterir ve sonucu, temsilcinin kendi Zendesk oturumuyla iç bir not olarak ekler. Yalnızca temsilci bir eki seçtiğinde, bağlayıcı onun indirme bağlantısını alır, dosyayı yükler, PaperOffice hesabına gönderir ve sonuç metnini döndürür. Bağlayıcı biletleri okumaz ve Zendesk'e veri yazmaz.

Zendesk ortamında uygulamayı kaldırmak ayarları siler; PaperOffice kullanıcı belirteci, PaperOffice uygulamasında Hesap → API bölümünden ve Zendesk API belirteci ise Zendesk Admin Center üzerinden silinebilir.

12.12 Freshdesk uygulaması (Freshworks)

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., Freshdesk için bir uygulama sunar. Yönetici, güvenli bir kurulum parametresi olarak bir PaperOffice kullanıcı belirteci girer; Freshworks bunu saklar ve yalnızca connect.paperoffice.ai'e yapılan isteklere ekler. Bağlayıcımız bunu tek bir istek için kullanır ve saklamaz. Bir Freshdesk API anahtarı gerekmez.

Uygulama, oturum açan temsilcinin izinleriyle çalışır: açık biletin eklerini gösterir ve sonucu içeren özel not düzenleyicisini açar; temsilci bunu ekler. Yalnızca temsilci bir eki seçtiğinde, bağlayıcı onun geçici indirme bağlantısını alır, dosyayı yükler, PaperOffice hesabına gönderir ve sonuç metnini döndürür. Bağlayıcı biletleri okumaz ve Freshdesk'e veri yazmaz.

Freshdesk ortamında uygulamayı kaldırmak kurulum parametrelerini siler; PaperOffice kullanıcı belirteci, PaperOffice uygulamasında Hesap → API bölümünden silinebilir.

12.13 Box entegrasyonu

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., Box için bir entegrasyon sunar. Bir dosyada açtığınızda, Box OAuth ile oturumunuzu açar; bağlayıcımızın Box erişim ve yenileme belirteçlerini, girdiğiniz PaperOffice kullanıcı belirtecini şifreli olarak Box kullanıcınız için (Box kullanıcı kimliğinizle anahtarlandırılmış olarak), seçilen çalışma alanı ve son kullanım zamanıyla birlikte kaydeder.

Entegrasyon, kendi Box izinlerinizle çalışır. Bağlayıcı, yalnızca PaperOffice AI penceresinde onay verdiğinizde bu tek dosyayı Box'tan indirir, PaperOffice hesabınıza gönderir ve sonucu dosyaya bir yorum olarak ekler. Diğer dosyaları okumaz. Yorum, Box'ta dosyaya erişimi olan herkes tarafından görülebilir; banka bilgileri (IBAN) gibi çıkarılan veriler de dahildir. Bir dosyanın iki kez okunup faturalandırılmaması için bağlayıcı, her okunan dosya için 30 gün boyunca bir işleme durumu tutar (hesap, dosya ve sürümden türetilen bir anahtar, durum ve PaperOffice belge referansı).

Bu verileri reklam amaçlı kullanmıyoruz, satmıyoruz ve genel amaçlı yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmıyoruz.

Yasal dayanak sözleşmenin ifasıdır (GDPR Madde 6(1)(b)). Entegrasyon penceresinde PaperOffice kullanıcı belirtecini istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz; belirteçler en geç 60 gün kullanım olmadığında veya Box'ta uygulamayı iptal ettikten sonraki ilk erişimde silinir. Box hesap ayarlarınızda da uygulamayı iptal edebilirsiniz.

12.14 Dropbox uzantısı

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., Dropbox için bir uzantı sunar. Bir dosyayı onunla açtığınızda, Dropbox OAuth ile oturumunuzu açar; bağlayıcımızın Dropbox erişim ve yenileme belirteçlerini, girdiğiniz PaperOffice kullanıcı belirtecini şifreli olarak Dropbox hesabınız için (hesap kimliğinin bir karma değeriyle yalnızca tanımlanmış olarak), seçilen çalışma alanı ve son kullanım zamanıyla birlikte kaydeder.

Uzantı, kendi Dropbox izinlerinizle çalışır. Bağlayıcı, yalnızca PaperOffice AI sayfasında onay verdiğinizde bu tek dosyayı Dropbox'tan indirir, PaperOffice hesabınıza gönderir ve sonucu orijinalin yanına yeni bir dosya olarak kaydeder. Diğer dosyaları okumaz ve mevcut dosyaları asla değiştirmez veya üzerine yazmaz. Sonuç dosyası, Dropbox'taki klasöre erişimi olan herkes tarafından görülebilir; banka bilgileri (IBAN) gibi çıkarılan veriler de dahildir. Bir dosyanın iki kez okunup faturalandırılmaması için bağlayıcı, her okunan dosya için 30 gün boyunca bir işleme durumu tutar (hesap, dosya ve sürümden türetilen bir anahtar, durum ve PaperOffice belge referansı).

Bu verileri reklam amaçlı kullanmıyoruz, satmıyoruz ve genel amaçlı yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmıyoruz.

Yasal dayanak sözleşmenin ifasıdır (GDPR Madde 6(1)(b)). Sayfada PaperOffice kullanıcı belirtecini istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz; belirteçler en geç 60 gün kullanım olmadığında veya Dropbox'ta uygulamayı iptal ettikten sonraki ilk erişimde silinir. Dropbox ayarlarınızda Bağlı Uygulamalar altından uygulamanın bağlantısını da kesebilirsiniz.

12.15 Docusign uygulaması

Docusign uygulamasını bağladığınızda, uygulama hizmetimiz PaperOffice kullanıcı belirtecinizi (şifreli), hedef çalışma alanını ve Docusign için bir yenileme belirtecini (şifreli) saklar. Docusign ardından tamamlanan sözleşmeleri uygulama hizmetimize gönderir; bu hizmet, bunları yüklediğiniz diğer belgeler gibi o çalışma alanına kaydeder; aynı dosya yalnızca bir kez saklanır. Uygulama hizmeti, belge içeriklerinin kendi kopyasını tutmaz.

Bağlantı verileri, son kullanım tarihinden itibaren 6 ay sonra silinir; tamamlanmamış bağlantılar ise bir gün sonra silinir; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir. Aynı dosyanın yalnızca bir kez saklandığından emin olmak için, uygulama hizmeti 30 gün boyunca bir işleme kaydı (dosyanın ve PaperOffice'taki belge kimliğinin karma değeri; belge içerikleri hariç) tutar. Bağlantıyı, Hesap → API bölümündeki PaperOffice uygulamasında kullanıcı belirtecini silerek istediğiniz zaman sonlandırabilirsiniz; bu durumda daha fazla belge saklanmaz ve bağlantı verileri bir sonraki denemede veya yukarıda belirtilen sürelerin sonunda silinir.

12.16 Wix uygulaması

Wix uygulamasını kullandığınızda, uygulama hizmetimiz PaperOffice kullanıcı belirtecinizi (şifreli), Wix siteniz için seçilen çalışma alanını ve Wix kullanıcı kimliğinizi saklar. Yüklediğiniz faturalar, yüklediğiniz diğer belgeler gibi o çalışma alanına kaydedilir. Satır kalemleri karşılaştırmak amacıyla, uygulama hizmeti kontrol anında Wix Mağazalar kataloğundaki eşleşen ürünleri (SKU, ürün adı, mal maliyeti) okur ancak bunları saklamaz. Uygulama siparişleri, müşterileri veya site üyelerini okumaz ve Wix üzerinde hiçbir değişiklik yapmaz.

Ayarlarınız, uygulamayı sitenizden kaldırdığınızda silinir; aksi takdirde son kullanım tarihinden itibaren 6 ay sonra silinir; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir. Aynı dosyanın yalnızca bir kez işlendiğinden emin olmak için, uygulama hizmeti 30 gün boyunca bir işleme kaydı (dosyanın, belgenin ve işin kimliklerinin karma değeri; belge içerikleri hariç) tutar. Belirtecinizi uygulamadaki "Remove my token" seçeneğiyle istediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.

12.17 Airtable uzantısı

Airtable uzantısını bağladığınızda, uygulama hizmetimiz PaperOffice kullanıcı belirtecinizi (şifreli), seçilen çalışma alanını, Airtable tabanının kimliğini ve yalnızca bu taban için geçerli olan bir bağlantı belirtecini (şifreli) saklar. Bağlantı belirteci, tabanın uzantı ayarlarında saklanır ve orada uzantıyı açabilen kişiler tarafından görülebilir. Bir çıkarma işlemi başlatıldığında, uygulama hizmeti seçilen eki Airtable'den bir kez indirir ve onu yüklediğiniz diğer belgeler gibi çalışma alanınıza kaydeder; özet ise, uzantı tarafından kullanan kişinin yetkileriyle tabana yazılır.

Bağlantı belirteci 30 gün sonra sona erer. Bağlantı verisi, belirtecin sona ermesinin ardından bir gün sonra, 60 gün boyunca kullanılmadığında, uzantıdan bağlantıyı kestiğinizde veya PaperOffice AI içinde kullanıcı belirtecini sildikten sonraki ilk kullanımda silinir; yedek kopyalar en geç 30 gün sonra silinir. Aynı ek dosyanın yalnızca bir kez işlendiğinden emin olmak için, uygulama hizmeti her bir PaperOffice AI hesabı için ayrı olarak 30 gün boyunca bir işleme kaydı (PaperOffice hesap belirtecinizin, tabanın, kaydın ve ek dosyanın kimliklerinin karma değerleri ile belge ve iş kimliklerinin; belge içerikleri hariç) tutar.

Çift işlemeyi önlemek amacıyla, uygulamamız her bir çıkarma işlemi için (geri alınamaz bir anahtar, PaperOffice belge ve iş kimlik numaraları) 30 gün boyunca bir işleme durumu tutar.

Bu platformlardan elde edilen verileri reklam amaçlı kullanmıyoruz, satmıyoruz ve genel amaçlı yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmıyoruz.

Hukuki dayanak sözleşmenin ifasıdır (GDPR Madde 6(1)(b)). Anahtarı veya kullanıcı belirtecini PaperOffice uygulamasında Hesap → API bölümünden istediğiniz zaman silebilirsiniz. PaperOffice çalışma alanınızda saklanan belgeler, siz oradan silene kadar hesabınızda kalmaya devam eder.

13. İş ortaklığı programı — KDV kimlik numarası kontrolü

Ne saklıyoruz: Yönlendirme ortağı olarak başvurduğunuzda ve başvurunuz onaylandığında, KDV kimlik numaranızı Avrupa Komisyonu'nun VIES kayıtlarında kontrol ediyoruz. KDV kimlik numarasını, kontrol sonucunu, kontrol zamanını ve kayıttan dönen şirket adını ve adresini saklıyoruz.

Amaç: Yönlendirme programına yalnızca geçerli bir AB KDV kimlik numarasına sahip işletmeleri kabul ediyoruz. Kontrol, işletme olarak hareket ettiğinizi doğrular ve doğru KDV uygulamasıyla doğru komisyon hesap dökümleri (self-billing, alıcı tarafından düzenlenen fatura) hazırlamamıza olanak tanır.

Yasal dayanak: GDPR Madde 6(1)(b) (iş ortaklığı sözleşmesinin kurulmasından önceki adımlar ve sözleşmenin ifası) ve GDPR Madde 6(1)(c) (komisyon hesap dökümleri için vergi ve muhasebe yükümlülükleri).

Saklama süresi: İş ortaklığının sonuna kadar; sonrasında, fatura kayıtları için yasal saklama yükümlülüklerinin süresi boyunca; ardından veriler silinir.

14. Şikayet Hakkı

Kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında bir veri koruma denetim otoritesine şikayet etme hakkınız vardır.

15. Veri Koruma Soruları İçin İletişim