Аудит и карантин: предотвращайте оплату подозрительных счетов до того, как кто-либо произведет платеж

Результат сразу: счет остановлен

Здравствуйте и добро пожаловать в Академию PaperOffice AI. Этот фильм посвящен аудиту и карантину: как PaperOffice обнаруживает подозрительные документы и предотвращает их обработку до того, как кто-либо оплатит ложный счет. Сначала рассмотрим результат. Этот счет якобы поступил от Veldtmann, известного поставщика, и требует оплаты только на новый банковский счет с этого момента. PaperOffice проанализировал его, классифицировал как критический и немедленно поместил в карантин безопасности. Редактирование, скачивание и удаление заблокированы до принятия решения администратором. Мы разберем все по шагам: уровень AI-DMS системы Workspace, карантин, некачественные сканы и поля, Audit Control Center, задачу на проверку, дубликаты и, наконец, защищенное от изменений хранилище.

Глава 1: Уровень AI-DMS системы Workspace

То, что PaperOffice делает с вашими документами, настраивается для каждой системы Workspace через уровень AI-DMS. Уровень «Только хранение» просто сохраняет файлы без автоматической обработки. Basic превращает их в архив с полнотекстовым поиском, включая распознавание текста, классификацию и извлечение ключевых слов. Premium также считывает бизнес-поля, выявляет связи между документами и сообщает о дубликатах. Ultra работает глубже: визуальное распознавание считывает таблицы, формы и штрихкоды, дополненное возможностями Knowledge Graph и междокументным анализом. И в рамках Ultra включен аудит: PaperOffice проверяет каждый документ с помощью двенадцати контрольных точек и помещает подозрительные документы в карантин. Для этого видео мы создадим систему Workspace Audit-Demo с уровнем Ultra. Перед созданием системы PaperOffice еще раз отобразит наиболее важные настройки для вашего ознакомления. Если все выглядит правильно, мы создадим систему Workspace.

Глава 2: Смена банка: счет попадает в карантин

Теперь о серьезном случае. Мы загружаем счет от Veldtmann, известного поставщика. Внизу счета есть примечание: Пожалуйста, используйте только новые банковские реквизиты с этого момента; предыдущие больше не действительны. Вы уже можете видеть в списке, что что-то не так: карантин безопасности, высокий уровень аудита и требуется HITL (Human-in-the-Loop), то есть человек должен его проверить. На вкладке Аудит вы можете увидеть причину. Аудит отмечает риск мошенничества: счет явно указывает использовать новый банковский счет и что предыдущий больше не действителен. Это классический признак мошенничества по электронной почте, например, когда кто-то захватил почтовый ящик. Степень тяжести восемь из десяти, критическая. Каждое обнаружение сопровождается рекомендацией. Здесь: не обрабатывайте платеж на основе одного документа и свяжитесь с поставщиком, используя проверенные контактные данные из предыдущей переписки, чтобы подтвердить изменение. Есть также второе обнаружение: риск платежа, потому что счет указывает использовать новый IBAN и игнорировать предыдущие банковские реквизиты. Начиная со степени тяжести семь, PaperOffice немедленно помещает документ в карантин. Редактирование, перемещение, скачивание и удаление заблокированы; остальные вкладки неактивны. Вы все еще можете просматривать связи, но только в режиме чтения.

Глава 3: Некачественные сканы

В повседневной практике документы редко поступают в идеальном состоянии. Мы загружаем три типичных случая: счет-фактура за перевозку с пятном от кофе, накладная от матричного принтера и счет, сфотографированный на мобильный телефон. PaperOffice также извлекает эти документы. Каждому из них присваивается описательное имя, краткое резюме и его поля данных: номер документа, отправитель, получатель, ссылка и суммы. В счете-фактуре от Britannia Freight пятно от кофе находится прямо посередине страницы. Номер документа, отправитель и общая сумма по обеим позициям все еще правильно захвачены в соответствующих полях. Наведите курсор мыши на поле, и вид слева мгновенно перейдет к месту в документе, откуда взято значение. Таким образом, Вы можете сразу увидеть, верно ли это. Накладная от матричного принтера имеет бледные точечные символы на серой непрерывной бумаге. Номер накладной, номер заказа и адреса все еще четко распознаются. А фотография с мобильного телефона: сделанная под углом на деревянном столе. PaperOffice читает ее как скан, с номером счета, отправителем, налоговым номером и суммой в тысячу девятьсот евро. Сам по себе плохой скан еще не является аудиторским замечанием. Все три документа прошли аудит без каких-либо критических сигналов.

Глава 4: Проверка и редактирование полей

Если значение неверно или должно быть другим, Вы можете изменить его непосредственно в поле: просто щелкните по нему, внесите изменения, и все готово. PaperOffice немедленно сохраняет изменение, и обзор затем показывает, кто последним изменил документ и когда. Защищенная от подделки история изменений поставляется вместе с хранением, защищенным от изменений. Подробнее об этом в конце.

Глава 5: Карантин на виду

Вернемся к счету с новыми банковскими реквизитами: вы не можете просто удалить его. Администратор должен сначала принять решение. Это гарантирует, что никакие доказательства не исчезнут до того, как кто-либо рассмотрит дело. Чтобы убедиться, что ни одно дело не проскочило незамеченным, отфильтруйте поиск по параметрам Аудита: требуется аудит, высокий риск аудита, требуется HITL или карантин безопасности. С фильтром карантина безопасности в нашей системе Workspace остается ровно один счет. В центре документов каждый объект Workspace показывает, сколько документов в данный момент находится в карантине. Фильтр «Только карантин» отображает только те системы Workspaces, где есть документы в карантине. В настройках вы можете определить, помещает ли PaperOffice документы в карантин автоматически при обнаружении критического нарушения аудита, и на какой степени тяжести. По умолчанию это значение установлено на семь из десяти.

Глава 6: Audit Control Center

Audit Control Center обобщает все данные: два вывода, две открытые проверки, двенадцать контрольных точек, максимальная степень тяжести — восемь. Рядом представлена полная информация об анализе рисков мошенничества. Ниже вы увидите все двенадцать контрольных точек: финансовую целостность, налоговое соответствие, риск мошенничества, географическое несоответствие, согласованность данных, отсутствие данных, проверку правдоподобия, риск платежа, визуальную подлинность, соответствие нормативным требованиям, раскрытие конфиденциальных данных и угрожающий контент. Два пункта отмечены как имеющие высокий риск и не имеют зеленой галочки. Ниже приведены выводы со степенью тяжести, обоснованием и рекомендациями. Вы можете отметить каждый вывод как проверенный или создать по нему задачу. Для ваших записей или для вашего налогового консультанта вы можете экспортировать результат в виде PDF-отчета, при необходимости вместе с исходным документом.

Глава 7: Принятие решения о задаче проверки

Одним нажатием кнопки вы превращаете вывод в задачу на проверку. Она попадает в задачи Human in the Loop (HITL), где ваша команда обрабатывает ее. Для аудиторских задач доступны четыре варианта: Завершить проверку, если вывод был проверен; Действие не требуется, если риска нет; Не подлежит выполнению, и вывод остается открытым; Или перенаправить задачу другому сотруднику. При изменении банковского счета правило гласит: перезвоните поставщику по известному вам номеру, никогда не используйте номер из новой счета-фактуры. Запишите свои выводы в виде комментария и завершите проверку. Только администратор может снять карантин после явного подтверждения. В данном случае изменение банковского счета не было подлинным. Поэтому мы отменяем операцию, документ остается в карантине, и никто не переводит деньги на неверный счет.

Глава 8: Дубликаты

Классический случай: одна и та же счет-фактура поступает дважды, сначала как оригинал, а позже снова как скан. Начиная с версии AI-DMS Premium, PaperOffice распознает это. Над вторым документом отображается сообщение: возможный дубликат, вместе с именем Workspace и датой оригинала. Причины указаны прямо: тот же номер документа, тот же поставщик, та же сумма и та же ссылка. Аудит также отмечает дубликат как вывод со степенью тяжести пять. Это ниже порога в семь. Поэтому документ не попадает в карантин, но должен быть проверен человеком. Одним нажатием кнопки вы открываете оригинал для сравнения. Если это действительно не дубликат, отметьте его как «Не является дубликатом».

Глава 9: Хранение, защищенное от изменений, и юридическое удержание

Для документов, которые необходимо сохранять, предусмотрено хранение, защищенное от изменений. Над документом по-прежнему отображается пометка: «Не защищено для ревизий». Активируйте эту функцию во вкладке «Версии»: выберите страну и тип документа, что установит срок хранения — в данном случае шесть лет для записи НДС Великобритании. Процесс начинается немедленно, и PaperOffice показывает рассчитанную дату окончания. С этого момента документ хранится в неизменном виде и не может быть удален или перемещен до окончания срока хранения. PaperOffice ведет защищенный от подделки журнал всех действий с документом во вкладке «Версии». Это действие необратимо по своей природе. В любое время вы можете создать сертификат соответствия: PDF-файл, содержащий доказательство целостности, QR-код и публичную ссылку для проверки. Если ведется судебный спор или налоговая проверка, администратор может дополнительно установить юридическое удержание через API, например, из вашего собственного рабочего процесса. Документ немедленно отобразит эту информацию и будет сохранен за пределами установленного срока до снятия удержания. Подводя итог: выбирайте AI-DMS Ultra для важных документов, и система проверки аудита проверяет каждый документ по двенадцати контрольным точкам. Критические нарушения немедленно помещают документ в карантин, и только администратор может освободить его после проверки. PaperOffice также читает некачественные сканы, вы проверяете каждое значение по его источнику, PaperOffice самостоятельно сообщает о дубликатах, а важные документы хранятся защищенно от изменений. До новых встреч в Академии PaperOffice AI.