Делитесь документами, а не личными данными: используйте псевдонимы для анонимизации (предварительный просмотр)

Здравствуйте и добро пожаловать обратно в академию PaperOffice AI. Сегодня мы рассмотрим вопрос, с которым рано или поздно сталкивается каждая компания: вам необходимо поделиться документом, но не личными данными, содержащимися в нем. Вот наша ситуация. Зарплатная ведомость компании Northstar проходит аудит со стороны внешней фирмы. Аудиторам нужен трудовой договор Майи, чтобы проверить правильность начисления ее зарплаты. Однако им не нужны личные данные самой Майи: ее имя, домашний адрес и персональные идентификаторы. Это документ HR компании Northstar Workspace, содержащий трудовой договор, расчетный листок и отчет об инциденте.

Давайте сначала откроем договор, чтобы вы увидели, с чем мы имеем дело. Вот полное имя Майи. Ее частный адрес в Лондоне. И ее годовая зарплата. Все это является личными данными, и они присутствуют на всех трех страницах. Удалять их вручную долго, и легко пропустить какое-то место. Поэтому давайте доверим это PaperOffice.

Вернувшись в список, я выбираю контракт, открываю раздел «Агенты и рабочие процессы» и выбираю Redact. Я выберу режим «Редактирование с предварительным просмотром», чтобы иметь возможность проверить все данные перед сохранением. Сначала рассмотрим сценарий. Для какого документа это предназначено? Существуют варианты для запросов в соответствии с GDPR, для обмена данными с деловыми партнерами, и наиболее подходящий вариант: «Личное дело сотрудника, HR».

При тонкой настройке я могу указать, какие данные должны оставаться видимыми. Аудиторы по-прежнему должны видеть название компании, но не имя конкретного человека. Итак: Northstar Industrial Systems и сокращенное название — Northstar. При выполнении результат сохраняется непосредственно в этом документе Workspace. Модель — Ultra, и вместо использования «черного ящика» я выбираю функцию «Псевдонимизация». Псевдонимизация означает: имена, адреса, даты и идентификаторы заменяются на согласованные фиктивные значения. Документ остается читаемым, и аудиторы могут работать с ним так, как если бы он был подлинным. И… начнем. Это займет несколько секунд, поэтому давайте перейдем вперед. Вот результат проверки. PaperOffice обнаружила личные данные на всех трех страницах и отметила каждую область, которая будет заменена. Я могу щелкнуть по области, чтобы оставить ее без изменений, или нарисовать рамку, чтобы добавить новую. Все выглядит правильно, поэтому я применю изменения.

Готово. И эта таблица — самая интересная часть: слева оригинал, справа то, что теперь находится в документе. Мэйя Эллисон теперь является фиктивным лицом с фиктивным адресом и новым номером договора. Эта таблица видна только здесь. Она никогда не является частью PDF-файла. Она создана для вас, чтобы вы знали, на что смотрите, когда позже будете обсуждать этот документ. Еще одна деталь: каждый запуск создает новые псевдонимы. Поэтому, если вы поделитесь двумя документами в разное время, никто не сможет связать их друг с другом. Отсюда я могу скачать копию или отправить ее по электронной почте непосредственно аудиторам.

Псевдонимизированная копия теперь находится прямо рядом с оригиналом. Сам оригинал остается нетронутым. Давайте откроем копию. Мэйя теперь — Софи Фостер, живущая в Глазго. Там, где безопасной замены не существует, например, страна, PaperOffice просто закрашивает ее черным цветом. И зарплата по-прежнему доступна для аудита.

Вот и всё: личные данные уходят, на выходе — читаемый документ всего за минуту. Спасибо за просмотр и до встречи на следующем уроке.