Обзор функций: типы документов

Значение

Представьте, что счет-фактура поступает в PaperOffice без метки. Это просто файл — его трудно найти, сложно маршрутизировать и легко потерять в повседневной работе.

С типом документа «Счет-фактура» PaperOffice точно знает, с чем имеет дело. Команды могут уверенно искать его, агенты могут извлекать правильные поля, а рабочие процессы могут направлять документ в нужный процесс без догадок на основе имени файла.

Та же идея применима к договорам, товарным накладным, коммерческим предложениям и чекам. Каждый тип документа несет четкий повседневный смысл — это не просто имя файла, хранящееся в архиве без контекста для людей или автоматизации.

Эта метка является отправной точкой для всего, что происходит далее в Document AI.

Почему

Вот почему это важно в повседневной работе.

Тип документа помогает автоматически распознавать поставщика, сумму и дату оплаты, что позволяет начать подготовку чеков и платежей автоматически, а не начинать с пустого файла.

Тип договора может активировать другие правила, чем тип накладной. Согласование, удержание средств и последующие шаги остаются согласованными с реальным документом, а не с общим файлом загрузки.

Сроки хранения также могут настраиваться по категориям — например, для счетов срок хранения может быть дольше, чем для черновиков. Это гарантирует, что политика хранения применяется к типу документа с момента его классификации и сохранения.

Агент IDP

В редакторе типов документов по умолчанию можно привязать IDP Agent непосредственно к типу.

После того как AI-DMS автоматически распознает тип документа — например, «Счет» — этот агент будет добавлен в очередь конвейера Workspace с функцией дедупликации, чтобы один и тот же агент не обрабатывал один документ дважды.

Классификация и извлечение данных работают как единый поток: AI-DMS определяет тип документа, а связанный IDP Agent запускается без необходимости ручного переключения со стороны пользователя или отдельного триггерного шага.

Возможности IDP

Модель IDP Agent выполняет гораздо больше задач, чем просто присваивает метку файлу.

Она может извлекать целевые данные со страницы — названия поставщиков, суммы, даты, строки счетов, налоговые идентификаторы и другие поля, настроенные специально для данного типа документа.

Она может выполнять визуальные проверки: подтверждать наличие ключевых областей, выделять поля на странице и поддерживать процесс проверки в случаях, когда данные выглядят неполными, отсутствующими или неопределенными.

Она может проверять значения на соответствие бизнес-правилам, подготавливать данные для проверки человеком при низком уровне уверенности и передавать структурированные результаты в следующий шаг рабочего процесса без необходимости повторного ввода данных.

Таким образом, агент преобразует распознавание в структурированные данные — готовые к маршрутизации, проверкам, согласованию и автоматизации процессов по всей организации.

Привязанные к типу документа, эти возможности активируются автоматически после распознавания AI-DMS.

Системный тип

Начните с системных типов — готовых меток для распространенных задач, таких как счета-фактуры и договоры, которые уже знакомы командам в разных регионах.

Создавайте собственный тип только тогда, когда бизнес-процесс действительно отличается — например, форма клиники, таможенная упаковка или пакет внутреннего согласования, требующий собственных смысловых полей и правил.

Фильтруйте по региону, чтобы каталог соответствовал юрисдикции и не смешивал правовые требования из других регионов в одном списке.

Создать

Чтобы создать новый тип документа, откройте раздел «Типы документов» и выберите пункт «Новый тип документа».

Введите понятное отображаемое имя, краткое описание для пользователей в списках и всплывающих подсказках, а также подсказку для ИИ, объясняющую, как классификатор должен распознавать этот тип — обычно на английском языке, с указанием характерных признаков и способов отличия от похожих документов.

Укажите юрисдикцию, к которой применяется данный тип. При необходимости привяжите параметр Default IDP Agent, чтобы извлечение данных и визуальная проверка начинались после распознавания по параметру AI-DMS. Настройте правила хранения, если документы этого типа должны подчиняться правилам WORM или хранения в соответствии с требованиями нормативных актов.

Сохраните тип. Он появится в каталоге и сможет использоваться в классификации и автоматизации немедленно — без необходимости перестраивать весь процесс с нуля.

Используйте этот путь только тогда, когда бизнес-смысл действительно новый, а не для каждого незначительного предпочтения в наименовании.

Хранение

Тип документа может передавать правило хранения в реальные документы сразу после их классификации.

При загрузке или распознавании счета-фактуры это правило может быть применено — включая защиту WORM на требуемый период, чтобы файлы оставались защищенными от несанкционированного изменения до истечения срока хранения.

Всегда подтверждайте правовые основания со специалистами перед внедрением. PaperOffice помогает подготовить хранение на уровне типа документа — он не заменяет профессиональные юридические или комплаенс-рекомендации для вашей организации.

Раздел

Просмотрите каталог, попробуйте выполнить поиск по запросу «Счет» и начните с системных типов, которые уже соответствуют повседневной работе.

Привяжите тип документа по умолчанию IDP Agent, чтобы извлечение данных, визуальный контроль и проверка выполнялись автоматически в соответствии с распознаванием типа AI-DMS.

Создавайте собственный тип документа только при наличии реальной бизнес-необходимости, тщательно настраивайте сроки хранения, а затем позвольте классификации и автоматизации работать с четким смыслом.

Именно так типы документов обеспечивают понятность повседневных файлов в PaperOffice AI — от момента первой загрузки до долгосрочного хранения.