Создать Workspaces: Стандартный, Business, Соответствие требованиям

Давайте начнем. В обзоре Workspaces я нажимаю «Создать новый Workspace». Workspace — это как выделенный архивный шкаф, например, для компании, проекта или клиента. Я даю ему имя Northstar Industrial и выбираю тип: Компания. Язык обработки установлен на английский. Впоследствии искусственный интеллект будет использовать этот язык для создания резюме, имен и полей. Для места хранения Вы можете выбрать между облачным хранилищем PaperOffice в ЕС или собственным хранилищем (BYOS — Bring Your Own Storage). Ваши файлы будут храниться на вашем собственном сервере или NAS, который Вы настраиваете заранее в рамках Connectors. Важно: место хранения нельзя изменить после создания. На вкладке типа Workspace речь идет о защите и доказательной базе. Существует три уровня. Стандартный — это базовый уровень: хранение и поиск. Business предназначен для повседневной работы: совместное использование, защита, восстановление. Это наша рекомендация, и только Workspaces типа Business можно предоставлять для внешнего доступа. Соответствие требованиям (Compliance) — это высший уровень для обеспечения доказательной базы и готовности к аудиту, например, при строгих требованиях к хранению данных. Compliance стоит дополнительных средств, не поддерживает собственное хранилище и не может быть предоставлено для внешнего доступа. Обновление возможно в любое время; понижение уровня — нет. На вкладке AI-DMS Вы определяете, насколько глубоко искусственный интеллект будет анализировать Ваши документы. Только хранение без участия ИИ подходит для простого архивирования. Файлы можно будет обработать позже. Basic делает Ваш архив доступным для поиска: распознавание текста, классификация и ключевые слова. Premium — это лучший вариант по умолчанию для бизнес-документов, включающий семантический поиск, бизнес-поля и связи. Ultra извлекает максимум информации: читаются таблицы, формы и изображения, документы связываются между собой, и каждый документ проходит проверку безопасности. Для нашего демо я использую Ultra. В разделе «Тип документа» я выбираю Автоматическое распознавание. Искусственный интеллект затем присваивает каждому документу соответствующий тип, например, счет-фактура, товарная накладная или договор. В разделе «Защита доступа» Вы можете дополнительно защитить Workspace с помощью пароля, SMS-кода или принципа «четырех глаз». Для нашего демо мы пропустим этот шаг. А в разделе «Совместное использование» Вы сможете впоследствии предоставлять доступ к Workspace внешним пользователям: по электронной почте для доступа через браузер или по телефону. Я покажу это подробнее через мгновение. Я сохраняю, проверяю сводку и создаю Workspace.