Semnătura electronică PaperOffice vă conduce de la document la certificatul de finalizare (înregistrarea auditului) — cu verificare a identității prin SMS, o urmă forensică a auditului și o semnătură electronică simplă (SES) în conformitate cu eIDAS. Iată cum funcționează prima trimitere.
Selectați documentul și începeți semnarea
Deschideți prezentarea generală a documentelor, selectați documentul (PDF, Word sau Excel) și începeți trimiterea pentru semnare. Dialogul vă ghidează prin destinatari, mesaj și opțiuni în câteva etape.
Setați destinatarii și canalul de livrare
Adăugați unul sau mai mulți destinatari — se acceptă solicitări cu mai multe părți, cu un ordin de semnare. Canalele de livrare disponibile: email, SMS, link direct sau cod QR.
Șablon, valabilitate și notificări automate
Alegeți unul dintre șabloanele de mesaj (de ex. contract, aprobare, ofertă, urgent) și stabiliți perioada de valabilitate — presetări de 7, 14 sau 30 de zile, sau un interval personalizat. Opțional, activați notificările automate.
Revizuirea și trimiterea
Verificați destinatarii, canalul și valabilitatea în sumar și trimiteți solicitarea. Fiecare destinatar primește un link de semnare personal și protejat.
Ce parcurge destinatarul
Destinatarul verifică mai întâi identitatea prin SMS OTP (cod de 6 cifre, valabil 10 minute) — nicio semnătură fără o identitate dovedită. Apoi, vizualizarea completă a documentului este obligatorie, confirmată prin bifare. Semnarea se realizează prin atingere, mouse sau încărcare; amprenta dispozitivului, adresa IP și, opțional, locația GPS sunt înregistrate.
Certificat și document semnat
După finalizare, PaperOffice generează un certificat și îl îmbină cu PDF-ul original. Acesta include verificarea SMS cu timestamp, datele dispozitivului și IP, coordonatele GPS cu o captură de ecran a hărții, jurnalul cronologic al auditului și hash-ul de integritate SHA-256 — inclusiv o declarație privind nivelul semnăturii (SES conform eIDAS).
