Partajați documente, nu date personale: Înlocuiți datele personale cu pseudonime (previzualizare)

Bine ați revenit la Academia PaperOffice AI. Astăzi vom analiza o situație cu care se confruntă orice companie mai devreme sau mai târziu: aveți nevoie să partajați un document, dar nu datele personale conținute în acesta. Iată situația noastră. Departamentul de salarizare Northstar este auditat de o firmă externă. Auditorii au nevoie de contractul de muncă al Mayei pentru a verifica dacă salariul său este gestionat corect. Ceea ce nu au nevoie este Maya însăși: numele ei, adresa de domiciliu, identificatorii personali. Acesta este documentul HR Workspace al Northstar, care include contractul de muncă, adeverința salarială și un raport de incident.

Să deschidem mai întâi contractul, pentru a vedea cu ce avem de-a face. Iată numele complet al Mayei. Adresa ei privată din Londra. Și salariul său anual. Toate acestea sunt date personale și apar pe toate cele trei pagini. Eliminarea lor manuală este lentă și este ușor să omiteți un detaliu. Așadar, să lăsăm PaperOffice să facă acest lucru.

Înapoi în listă, selectez contractul, deschid Agenți și fluxuri de lucru și aleg „Redact”. Alegeți Editare cu previzualizare, astfel încât să puteți verifica totul înainte ca orice să fie salvat. În primul rând, scenariul. La ce servește documentul? Există unul pentru solicitările GDPR, unul pentru partajarea cu partenerii de afaceri și acesta se potrivește cel mai bine: Dosarul personalului, HR.

În procesul de fine-tuning, pot specifica elementele care trebuie să rămână vizibile. Auditorii ar trebui să vadă încă compania din care face parte documentul, dar nu persoana respectivă. Așadar: Northstar Industrial Systems și forma scurtată, Northstar. La execuție: rezultatul este salvat chiar aici în acest document Workspace. Modelul este Ultra, iar în loc de cutii negre, aleg opțiunea Pseudonimizare. Pseudonimizarea înseamnă că numele, adresele, datele și identificatorii sunt înlocuiți cu valori fictive consistente. Documentul rămâne lizibil, iar auditorii pot lucra cu el ca și cum ar fi originalul. Și… start. Acest proces durează câteva secunde, așa că să sărim peste. Iată revizuirea. PaperOffice a identificat datele personale pe toate cele trei pagini și a marcat fiecare zonă care va fi înlocuită. Ați putea da clic pe o zonă pentru a o debloca sau desena un dreptunghi pentru a adăuga una. Totul arată corect, așa că voi aplica modificările.

Gata. Și acest tabel este partea interesantă: în stânga originalul, în dreapta ceea ce se află acum în document. Maya Ellison este acum o persoană fictivă, cu o adresă fictivă și un nou număr de contract. Acest tabel este vizibil doar aici. Nu face niciodată parte din PDF. Este pentru dumneavoastră, astfel încât să știți la ce vă uitați când discutați despre document mai târziu. Un alt detaliu: fiecare rulare creează pseudonime noi. Așadar, dacă distribuiți două documente în momente diferite, nimeni nu le poate lega înapoi împreună. De aici aș putea descărca copia sau să o trimit prin e-mail direct auditorilor.

Copia pseudonimizată se află acum chiar lângă original. Originalul rămâne intact. Să deschidem copia. Maya este acum Sophie Foster, care locuiește în Glasgow. Unde nu există un înlocuitor sigur, cum ar fi țara, PaperOffice pur și simplu o blochează cu negru. Iar salariul este încă acolo pentru audit.

Asta e tot: datele personale ies, un document lizibil intră, în aproximativ un minut. Vă mulțumim pentru vizionare și ne vedem în următoarea lecție.