Turul de funcționalități: tipuri de documente

Semnificație

Imaginați-vă o factură care ajunge în PaperOffice fără etichetă. Este doar un fișier — greu de găsit, greu de direcționat și ușor de pierdut în activitatea zilnică.

Cu tipul de document Factură, PaperOffice știe ce este. Echipele îl pot căuta cu încredere, agenții pot extrage câmpurile corecte, iar fluxurile de lucru îl pot direcționa către procesul adecvat fără a ghici doar din numele fișierului.

Același principiu se aplică pentru contracte, avize de livrare, cotații și chitanțe. Fiecare tip de document are un sens clar în activitatea zilnică — nu doar un nume de fișier stocat fără context pentru oameni sau automatizare.

Această etichetă este punctul de plecare pentru tot ceea ce urmează în Document AI.

De ce

Iată de ce contează acest aspect în activitatea zilnică.

Un tip de factură ajută la completarea automată a furnizorului, sumei și datei de scadență, astfel încât procesarea cecurilor și pregătirea plăților să înceapă automat, în loc să pornească de la un fișier gol.

Un tip de contract poate declanșa reguli diferite față de o notă de livrare. Aprobările, reținerea și etapele de urmărire rămân aliniate cu documentul real și nu cu o încărcare generică.

De asemenea, reținerea poate fi pregătită pe categorii — de exemplu, o perioadă mai lungă de păstrare pentru facturi decât pentru schițe — astfel încât politica să fie asociată tipului din momentul clasificării și stocării documentului.

Agent IDP

În editorul tipului de document, o valoare implicită IDP Agent poate fi legată direct la tip.

După ce AI-DMS recunoaște automat tipul — de exemplu Factură — agentul este coadat în plus față de pipeline-ul Workspace, cu deduplicare, astfel încât același agent să nu ruleze de două ori pentru un singur document.

Clasificarea și extragerea funcționează apoi ca un singur flux: AI-DMS identifică tipul, iar IDP Agent legat începe fără o preluare manuală din partea utilizatorului sau fără un pas de declanșare separat.

Capacități Idp

Un IDP Agent face mult mai mult decât atașarea unei etichete la un fișier.

Poate extrage date țintă din pagină — numele furnizorilor, sumele, datele, articolele de linie, codurile fiscale și alte câmpuri configurate specific pentru acel tip de document.

Poate efectua verificări vizuale: confirmă prezența regiunilor cheie, evidențiază câmpurile din pagină și susține revizuirea atunci când ceva pare incomplet, lipsă sau incert.

Poate valida valorile în funcție de regulile de afaceri, pregătește revizuirea cu intervenția umană atunci când încrederea este scăzută și transmite rezultatele structurate către pasul următor al fluxului de lucru fără a reintroduce datele.

Astfel, agentul transformă recunoașterea în date utilizabile — gata pentru rutare, verificări, aprobări și automatizare în întreaga organizație.

Legate de un tip de document, aceste capacități încep automat după recunoașterea AI-DMS.

Propriul sistem

Începeți cu tipurile de sistem — etichete gata făcute pentru sarcini comune, cum ar fi facturile și contractele, pe care echipele le recunosc deja în diferite regiuni.

Creați un tip propriu doar atunci când procesul de afaceri este cu adevărat diferit — de exemplu, un formular clinic, o pachet vamal sau un pachet intern de aprobare care necesită propriul sens și reguli.

Filtrați după regiune astfel încât catalogul să se potrivească cu jurisdicția fără a amesteca cerințele legale din alte regiuni în aceeași listă.

Creați

Pentru a crea un nou tip de document, deschideți Tipuri de documente și alegeți Tip de document nou.

Introduceți un nume afișat clar, o descriere scurtă pentru utilizatori în listele și sugestiile din instrumente și un indiciu AI care explică modul în care clasificatorul ar trebui să recunoască acest tip — de obicei în limba engleză, cu trăsăturile tipice și modul de a distinge documentele similare.

Setați jurisdicția pentru zona în care se aplică tipul. Opțional, legați un Default IDP Agent astfel încât extragerea și verificările vizuale să înceapă după recunoașterea AI-DMS. Configurați reținerea atunci când documentele de acest tip trebuie să respecte o regulă WORM sau de reținere pentru conformitate.

Salvați tipul. Acesta apare în catalog și poate fi utilizat imediat în clasificare și automatizare — fără a reconstrui întregul proces de la zero.

Utilizați această cale doar atunci când semnificația de afaceri este cu adevărat nouă — nu pentru fiecare preferință minoră de denumire.

Păstrare

Un tip de document poate transmite o regulă de păstrare către documentele reale imediat ce acestea sunt clasificate.

Când o factură este încărcată sau recunoscută, acea regulă poate fi aplicată — inclusiv protecția WORM pentru perioada necesară, astfel încât fișierele să rămână integre și neprotejate împotriva modificărilor până la expirarea ferestrei de păstrare.

Confirmați întotdeauna temeiurile legale cu specialiștii înainte de aplicare. PaperOffice ajută la pregătirea păstrării pe tip — nu înlocuiește sfaturile profesionale juridice sau de conformitate pentru organizația dumneavoastră.

Secțiune

Răsfoiți catalogul, încercați să căutați „Factură” și începeți cu tipurile de sistem care se potrivesc deja activității zilnice.

Asociați un tip implicit IDP Agent astfel încât extragerea, verificările vizuale și validarea să urmeze automat recunoașterea AI-DMS.

Creați un tip propriu doar pentru o diferență reală de afaceri, configurați retenția cu atenție, apoi lăsați clasificarea și automatizarea să funcționeze cu sens clar.

Acesta este modul în care Tipurile de Documente păstrează fișierele zilnice ușor de înțeles în PaperOffice AI — de la prima încărcare până la arhivarea pe termen lung.