Creați Workspaces: Standard, Business, Conformitate

Să începem. În prezentarea generală Workspaces, fac clic pe Creați un nou Workspace. Un Workspace este ca un dulap de arhivare dedicat, de exemplu pentru o companie, un proiect sau un client. Îi dau numele Northstar Industrial și aleg tipul: Companie. Limba de procesare este setată la engleză. AI-ul va utiliza această limbă ulterior pentru rezumate, nume și câmpuri. Pentru locația de stocare, puteți alege între centrul de date PaperOffice UE și stocarea dumneavoastră proprie, BYOS (Bring Your Own Storage). Fișierele dumneavoastră se află apoi pe propriul server sau NAS, pe care îl configurați anterior sub Connectors. Important: locația de stocare nu poate fi modificată după creare. În fila tipului Workspace, este vorba despre protecție și dovezi. Există trei niveluri. Standard este nivelul de intrare: stocare și găsire. Business este pentru munca zilnică: partajare, protecție, restaurare. Aceasta este recomandarea noastră, iar doar Workspaces Business poate fi partajat extern. Conformitatea este nivelul cel mai înalt, pentru dovezi și pregătirea pentru audit, de exemplu cu cerințe stricte de retenție. Conformitatea costă suplimentar, nu suportă stocarea proprie și nu poate fi partajată extern. Actualizarea la un nivel superior este posibilă în orice moment; retrogradarea nu este posibilă. În fila AI-DMS, definiți cât de detaliat înțelege AI-ul documentele dumneavoastră. Doar stocarea, fără AI, este potrivită pentru arhivare pură. Puteți procesa fișierele ulterior. Basic face arhiva dumneavoastră căutabilă: recunoaștere text, clasificare și cuvinte cheie. Premium este cea mai bună setare implicită pentru documentele de afaceri, cu căutare semantică, câmpuri de afaceri și relații. Ultra extrage maximul: tabelele, formularele și imaginile sunt citite, documentele sunt legate între ele, iar fiecare document primește o verificare de securitate. Pentru demonstrația noastră, folosesc Ultra. La Tipul de document, selectez Recunoaștere automată. AI-ul atribuie apoi fiecărui document tipul corect, cum ar fi factură, aviz de livrare sau contract. La Protecția accesului, puteți securiza suplimentar un Workspace cu o parolă, un cod SMS sau principiul celor patru ochi. Pentru demonstrația noastră, vom omite acest pas. Iar la Partajare, puteți partaja ulterior Workspace extern: prin e-mail pentru acces în browser sau prin telefon. Vă voi arăta acest lucru în detaliu imediat. Salvăm, verificăm rezumatul și creăm Workspace.