Auditoria e Quarentena: Interrompa faturas suspeitas antes que alguém as pague

Resultado imediato: A fatura foi bloqueada

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata de auditoria e quarentena: como PaperOffice detecta documentos suspeitos e os impede antes que alguém pague uma fatura falsa. Primeiro, o resultado. Esta fatura supostamente vem da Veldtmann, um fornecedor conhecido, e exige que você pague apenas para uma nova conta bancária a partir de agora. PaperOffice a analisou, a classificou como crítica e imediatamente a colocou em quarentena de segurança. A edição, o download e a exclusão estão bloqueados até que um administrador tome uma decisão. Vamos percorrer passo a passo: a camada AI-DMS do Workspace, a quarentena, digitalizações de baixa qualidade e a verificação de campos, o centro de controle de auditoria, a tarefa de revisão, os duplicados e, finalmente, o armazenamento seguro contra revisões.

Capítulo 1: A camada AI-DMS do Workspace

O quanto PaperOffice faz com seus documentos é definido por Workspace, pela camada AI-DMS. O armazenamento mantém apenas os arquivos sem processamento automático. Basic os transforma em um arquivo pesquisável, com reconhecimento de texto, classificação e palavras-chave. Premium também lê os campos de negócios, detecta relações entre documentos e relata duplicados. Ultra vai mais fundo: o reconhecimento de visão lê tabelas, formulários e códigos de barras, complementado por Knowledge Graph e raciocínio entre documentos. E em Ultra, a auditoria está incluída: PaperOffice verifica cada documento com doze controles e coloca documentos suspeitos em quarentena. Para este vídeo, criamos o Workspace Audit-Demo com Ultra. Antes de criá-lo, PaperOffice exibe as configurações mais importantes uma vez novamente para sua revisão. Se tudo parecer correto, criamos o Workspace.

Capítulo 2: Mudança bancária: a fatura entra em quarentena

Agora, para o caso sério. Carregamos uma fatura da Veldtmann, um fornecedor conhecido. Na parte inferior da fatura, há uma nota: Por favor, utilize apenas os novos dados bancários a partir de agora; os anteriores já não são válidos. Já é possível ver na lista que algo está errado: quarentena de segurança, auditoria alta e HITL necessário, o que significa que uma pessoa precisa revisar. Na aba de Auditoria, é possível ver o porquê. A auditoria sinaliza um risco de fraude: a fatura diz explicitamente para usar uma nova conta bancária e que a anterior já não é válida. Este é um sinal clássico de fraude por e-mail, por exemplo, quando alguém assumiu o controle de uma caixa de correio. Gravidade oito de dez, crítica. Cada achado vem com uma recomendação. Aqui: não processe o pagamento com base apenas no documento e entre em contato com o fornecedor utilizando detalhes de contato verificados da correspondência anterior para confirmar a mudança. Há também um segundo achado: um risco de pagamento, porque a fatura instrui a usar um novo IBAN e ignorar os dados bancários anteriores. A partir do nível de gravidade sete, o PaperOffice coloca imediatamente o documento em quarentena. A edição, a movimentação, o download e a exclusão estão bloqueados; as abas restantes estão inativas. Ainda é possível visualizar as conexões, mas apenas no modo somente leitura.

Capítulo 3: Digitalizações de baixa qualidade

No dia a dia, os documentos raramente chegam em condições perfeitas. Carregamos três casos típicos: uma fatura de frete com uma mancha de café, uma nota de entrega de uma impressora matricial e uma fatura fotografada com um celular. O PaperOffice também extrai estes documentos. Cada um recebe um nome descritivo, um breve resumo e os seus campos de dados: número do documento, emissor, destinatário, referência e valores. Na fatura de frete da Britannia Freight, a mancha de café está no meio da página. O número do documento, o remetente e o valor total de ambas as linhas continuam a ser capturados corretamente nos respectivos campos. Passe o mouse sobre um campo e a visualização à esquerda salta diretamente para o local do documento onde o valor se origina. Desta forma, pode verificar imediatamente se está correto. A nota de entrega da impressora matricial apresenta caracteres pálidos e pontilhados em papel contínuo cinza. O número da nota de entrega, o número do pedido e os endereços continuam a aparecer claramente. E a fotografia com o celular: tirada em ângulo sobre uma mesa de madeira. O PaperOffice a lê como se fosse uma digitalização, com o número da fatura, o emissor, o CPF/CNPJ e o valor de mil novecentos euros. Uma digitalização de baixa qualidade por si só ainda não constitui um achado de auditoria. Todos os três documentos passaram na auditoria sem quaisquer sinais críticos.

Capítulo 4: Verificar e editar campos

Se um valor estiver incorreto ou dever ser diferente, pode alterá-lo diretamente no campo: basta clicar nele, modificar o valor e está feito. O PaperOffice guarda a alteração imediatamente, e a visão geral mostra então quem alterou o documento por último e quando. Um histórico de alterações à prova de adulteração acompanha o armazenamento seguro contra revisões. Mais detalhes sobre isso no final.

Capítulo 5: Quarentena à vista

De volta à fatura com os novos dados bancários: você não pode simplesmente excluí-la. Um administrador deve tomar uma decisão primeiro. Isso garante que nenhuma evidência desapareça antes que alguém tenha revisado o caso. Para garantir que nenhum caso passe despercebido, filtre sua pesquisa por Auditoria: auditoria necessária, alto risco de auditoria, HITL necessário ou quarentena de segurança. Com a quarentena de segurança, exatamente uma fatura permanece em nosso Workspace. No hub de documentos, cada Workspace mostra quantos documentos estão atualmente em quarentena. O filtro com quarentena mostra apenas aqueles Workspaces. Nas configurações, você pode definir se PaperOffice coloca automaticamente documentos em quarentena ao encontrar uma auditoria crítica e em qual nível de gravidade. Por padrão, isso está definido como sete de dez.

Capítulo 6: O Centro de Controle de Auditoria

O centro de controle de auditoria resume tudo: dois achados, duas revisões pendentes, doze controles e gravidade máxima oito. Ao lado, encontra-se a análise de risco de fraude em frases completas. Abaixo, são exibidos todos os doze controles: integridade financeira, conformidade fiscal, risco de fraude, incompatibilidade geográfica, consistência dos dados, dados ausentes, verificação de plausibilidade, risco de pagamento, autenticidade visual, conformidade regulatória, exposição de dados sensíveis e conteúdo ameaçador. Dois deles estão sinalizados com alto risco e sem a marcação verde de aprovação. Abaixo estão os achados com gravidade, raciocínio e recomendação. Você pode marcar cada achado como revisado ou criar uma tarefa a partir dele. Para seus registros ou para o seu contador, você pode exportar o resultado como um relatório em PDF, opcionalmente junto com o documento original.

Capítulo 7: Decidindo sobre a tarefa de revisão

Com um único clique, você transforma o achado em uma tarefa de revisão. Ela é direcionada para as tarefas do Human in the Loop (HITL), onde sua equipe a processa. As tarefas de auditoria oferecem quatro opções: Revisão completa, quando o achado foi verificado; Nenhuma ação necessária, quando não há risco; Não viável, mantendo o achado em aberto; ou encaminhar a tarefa para outra pessoa. Quando uma conta bancária é alterada, a regra é ligar de volta para o fornecedor utilizando o número já conhecido, nunca o da nova fatura. Registre seus achados como um comentário e conclua a revisão. Apenas um administrador pode remover a quarentena, após confirmação explícita. Neste caso, a alteração bancária não era genuína. Portanto, cancelamos; o documento permanece em quarentena e ninguém realiza o pagamento para a conta incorreta.

Capítulo 8: Documentos duplicados

Um caso clássico: a mesma fatura chega duas vezes, uma vez como original e posteriormente novamente como digitalização. A partir de AI-DMS Premium, o PaperOffice reconhece essa situação. Acima do segundo documento, é exibida a mensagem: possível duplicata, juntamente com o nome, Workspace, e a data do original. As razões estão listadas abaixo: mesmo número de documento, mesmo emitente, mesmo valor e mesma referência. A auditoria também sinaliza a duplicata como um achado com nível de gravidade cinco. Isso está abaixo do limite de sete. Portanto, o documento não entra em quarentena, mas deve ser revisado por uma pessoa. Com um clique, você abre o original para comparar. Se realmente não for uma duplicata, marque-a como Não é uma duplicata.

Capítulo 9: Armazenamento seguro contra revisões e retenção legal

Para documentos que devem ser mantidos, existe o armazenamento seguro contra revisões. Acima do documento, ainda consta a indicação: não seguro contra revisões. Ative-o na aba Revisões: escolha o país e o tipo de documento, o que define o período de retenção; neste caso, seis anos para um registro de IVA do Reino Unido. O processo inicia-se imediatamente, e PaperOffice exibe a data final calculada. A partir de então, o documento é armazenado de forma imutável e não pode ser excluído ou movido até que o prazo de retenção termine. PaperOffice registra tudo o que ocorre com o documento, à prova de adulteração, na aba Revisões. Isso é irreversível por design. A qualquer momento, é possível criar um certificado de conformidade: um PDF com prova de integridade, um código QR e um link público de verificação. Se houver uma disputa legal ou auditoria fiscal em andamento, um administrador pode adicionalmente definir uma retenção legal via API, por exemplo, a partir do próprio fluxo de trabalho. O documento exibirá essa informação imediatamente e permanecerá retido além do prazo até que a retenção seja levantada. Para resumir: escolha AI-DMS Ultra para documentos importantes, e a verificação de auditoria analisa cada documento com doze controles. Achados críticos colocam o documento em quarentena imediatamente, e apenas um administrador pode liberá-lo após uma revisão. PaperOffice lê digitalizações de baixa qualidade também; você verifica cada valor na sua fonte, PaperOffice relata duplicatas automaticamente, e você armazena documentos importantes de forma segura contra revisões. Até a próxima na Academia PaperOffice AI.