Conecte tudo: documentos da caixa de entrada, do scanner e do armazenamento, além de API e assistentes de IA

Resultado primeiro: Os documentos chegam por conta própria

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Neste vídeo, conectamos PaperOffice ao mundo exterior: sua caixa de entrada de e-mail, seu scanner, seus locais de armazenamento e assistentes de IA como Claude e ChatGPT. As faturas chegam por e-mail, as digitalizações estão na copiadora, os contratos estão na nuvem. Baixar e carregar tudo individualmente custa seu tempo todos os dias. Primeiro, o resultado. Ninguém carregou estas faturas. PaperOffice as recuperou da caixa de entrada de e-mail por conta própria, e o último documento veio diretamente do scanner. Veja como configurar: Primeiro, conecte a fonte, em seguida, um conector determina para onde os documentos vão. Depois, abordaremos seu próprio armazenamento, chaves de API e assistentes de IA.

Capítulo 1: O princípio: Storage Mount e conector

Cada conexão começa sob Document AI, Storage Mounts. Um Storage Mount é o acesso a uma fonte, como uma caixa de entrada, uma pasta em um servidor ou armazenamento em nuvem. Ao criar, você primeiro seleciona o propósito. Como fonte de importação, PaperOffice recupera arquivos. Como seu próprio armazenamento, PaperOffice armazena seus documentos lá. Esta escolha não pode ser alterada posteriormente.

Capítulo 2: A Caixa de Entrada de E-mail

Vamos começar com a caixa de correio para a qual seus fornecedores enviam suas faturas. Selecionamos E-mail como o tipo de conexão. Em seguida, as credenciais de login para a caixa de correio: servidor, nome de usuário e senha. A conexão criptografada já está habilitada, e a caixa de entrada está sendo lida. Com Testar Conexão, PaperOffice verifica imediatamente se tudo está correto, e apenas no modo somente leitura. Nada muda na caixa de correio durante este processo. O conector transforma isso em um fluxo de trabalho. Ele monitora a fonte e salva todo novo documento no Workspace que você especifica. Agora para o conector. Ele recebe um nome, a fonte é nossa caixa de correio, e como destino selecionamos a Caixa de Entrada do Workspace. Em Ação, você especifica com que frequência a caixa de correio é verificada, no máximo a cada cinco minutos. PaperOffice recupera apenas e-mails não lidos e os marca como lidos em seguida. Os próprios e-mails permanecem na caixa de correio. Com Iniciar digitalização, recuperamos as faturas imediatamente em vez de esperar pela próxima verificação. E aqui estão elas: três faturas, direto da sua caixa de entrada. O processamento do AI-DMS vai lê-las imediatamente.

Capítulo 3: O Scanner

Para o seu scanner, há uma opção dedicada chamada Endpoint do Scanner. O PaperOffice fornece acesso seguro para esse fim. Clique em Ativar Endpoint e o PaperOffice exibirá as credenciais. Insira-as no seu scanner. É melhor usar SFTP. Scanners mais antigos que suportam apenas FTP recebem um acesso FTP dedicado para esse propósito. Aqui também, um conector transfere as digitalizações para a caixa de entrada do Workspace. É importante ter a verificação agendada ativada. Quando ativada, o PaperOffice verifica a pasta do scanner no intervalo definido e recupera automaticamente as novas digitalizações. Para demonstrar isso, vamos recuperar a digitalização imediatamente clicando em Iniciar digitalização. E lá está ela, sem precisar passar por um computador.

Capítulo 4: Pastas e armazenamento em nuvem

Conecte pastas em servidores e na nuvem da mesma maneira: via SFTP, por exemplo, para um NAS ou um servidor Linux, junto com Amazon S3 e armazenamento compatível, e WebDAV, por exemplo Nextcloud. Conectamos uma pasta em nosso próprio servidor via SFTP: endereço, nome de usuário, senha e a pasta da qual o PaperOffice lê. Testar Conexão também apenas lê aqui. Nada muda no servidor. Um conector recupera os arquivos para a Caixa de Entrada do Workspace. Os próprios arquivos permanecem no servidor. Fatura, nota de entrega e fatura de frete estão aqui, e o AI-DMS as lê imediatamente.

Capítulo 5: Seu próprio armazenamento (BYOS)

Se você deseja que seus documentos sejam armazenados em seu próprio hardware, use seu próprio armazenamento, também conhecido como BYOS. Para isso, conectamos uma segunda pasta em nosso servidor como seu próprio armazenamento. Em seguida, o PaperOffice criptografa cada arquivo com sua própria senha. Baixe-o imediatamente como um arquivo e armazene-o com segurança. Você escolhe o local de armazenamento ao criar um Workspace, e essa escolha é definitiva.

Capítulo 6: Chaves de API

Para seus próprios programas e automações, existem chaves de API. Você pode encontrá-las à direita, em API e Desenvolvedor. Ao criar, você seleciona o tipo: uma chave de API para servidores e serviços ou um token pessoal que permite que assistentes de IA trabalhem para você por meio do MCP. Você pode copiar a chave a qualquer momento na lista de chaves de API. Trate-a como uma senha. Como conectar n8n, por exemplo, é mostrado em um vídeo separado.

Capítulo 7: Claude e ChatGPT

A maneira mais rápida de conectar assistentes de IA é através da configuração do PaperOffice, localizada à direita em Ajuda e Aprendizado. Para o Claude, copie o endereço do servidor e crie um token pessoal. Em seguida, adicione o PaperOffice ao Claude como um conector. No ChatGPT, ative o modo de desenvolvedor, o que geralmente requer um plano pago do ChatGPT. Em seguida, insira o endereço do servidor e confirme o login. Para o Cursor e outros programas MCP, a caixa de diálogo exibe as etapas apropriadas imediatamente. Em resumo: uma montagem de armazenamento conecta a fonte, e um conector traz os documentos para o Workspace correto. As faturas da sua caixa de correio e as digitalizações do seu scanner chegam automaticamente. Com seu próprio armazenamento, seus arquivos permanecem no seu hardware, e através das chaves de API e MCP, seus programas e assistentes de IA trabalham diretamente com o PaperOffice. Até a próxima na Academia PaperOffice AI.