Agentes especiais: Separam digitalizações em lote, leem escrita à mão, detectam manipulações e ocultam dados

Primeiro, o resultado: quatro casos especiais, quatro soluções

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Hoje, discutiremos quatro especialistas em PaperOffice que tratam de casos especiais tediosos para você. Primeiro, o resultado: cinco documentos limpos com nomes descritivos são extraídos de uma digitalização em lote de sete páginas. Um comprovante de entrega com anotações manuscritas é lido. Uma fatura na qual alguém obscureceu os dados bancários é sinalizada imediatamente. E um holerite é enviado ao contador em forma pseudonimizada. Vamos ver onde esses agentes estão localizados em PaperOffice e, em seguida, examinar cada um individualmente: Split, reconhecimento de escrita à mão, Trust e Redact.

Capítulo 1: Onde os Agentes Especiais estão localizados

Você pode encontrar os agentes especiais à esquerda sob Document AI: Split Agent, Trust Agent e Redact Agent. É aqui que você cria agentes com configurações fixas se precisar realizar a mesma tarefa repetidamente. O processo é iniciado na lista de documentos: selecione documentos, Ações, Agentes e fluxos de trabalho. Aqui você encontrará Split, Trust e Redact. Assim, um documento é sempre selecionado primeiro, seguido pelo agente.

Capítulo 2: Split Agent: Separar digitalizações em lote

Primeiro problema: na sala de correspondência, uma pilha inteira é digitalizada de uma vez. Isso resulta em um PDF de sete páginas contendo um pedido de compra, nota de entrega, fatura e mais, incluindo uma folha separadora. Para isso, criamos um Split Agent. Nós o nomeamos Split mailroom e selecionamos o nível Premium. Como resultado, as partes individuais receberão não apenas números, mas também o tipo de documento, data e remetente em seus nomes. Na aba do método Split, você define como o agente reconhece onde um novo documento começa: automaticamente, por uma página de capa, por um código separador, por uma mudança no tipo de documento, após um número fixo de páginas, por pessoa ou arquivo, ou com sua própria regra. Deixamos a configuração como Automática. Em seguida, PaperOffice detecta os limites com base no conteúdo, remetente, data e tipo de documento; folhas separadoras são possíveis, mas não obrigatórias. Como destino, selecionamos o Workspace existente Mailroom 2026. Agora, para a digitalização em lote: selecione os itens na lista, clique em Ações, Split e Executar via Split Agent. Clique em Iniciar, e o agente cuidará do resto em segundo plano. Após cerca de um minuto, o monitor exibe os documentos criados: cinco documentos foram gerados a partir de sete páginas, cada um com seu tipo de documento, data e remetente no nome do arquivo. A folha separadora foi removida e a digitalização original é preservada. Uma rápida olhada na lista ainda vale a pena: se a separação estiver correta, você pode prosseguir normalmente com os campos de dados, fluxos de trabalho e tudo mais. Uma olhada em um dos novos documentos, o pedido para Veldtmann: PaperOffice o extraiu como qualquer outro documento, incluindo título e um resumo com o valor.

Capítulo 3: Reconhecimento de escrita à mão

Segundo problema: a escrita à mão. O cliente confirma a nossa entrega no documento de comprovante de entrega à mão: noventa e oito pacotes recebidos, caixa sete danificada, dois pacotes rejeitados. Uma digitalização é devolvida. Para isso, você não precisa do seu próprio agente: A partir do nível AI-DMS Ultra, o PaperOffice reconhece a escrita à mão durante o processamento automaticamente. Portanto, carregamos a digitalização em um Workspace com Ultra. Até o resumo o menciona: noventa e oito de cem pacotes chegaram, caixa sete danificada. E em uma seção separada, Notas manuscritas, você encontrará tudo o que foi inserido manualmente, até a nota sobre a reclamação. O carimbo também é reconhecido pelo PaperOffice. Desta forma, pode ver imediatamente que uma reclamação está pendente. Por favor, verifique brevemente qualquer informação manuscrita no próprio documento, especialmente os números.

Capítulo 4: Trust Agent: Detectar manipulações

Terceiro problema: Duas faturas da Kaltwerk com o mesmo número. À primeira vista, parecem idênticas, mas em um caso alguém cobriu os dados bancários na parte inferior com uma caixa branca e escreveu novas informações por cima. O Trust Agent verifica se foram feitas alterações em um PDF. Marcamos a cópia, selecionamos Trust e iniciamos a verificação de integridade. Para o tipo de documento, escolhemos Fatura, para que o PaperOffice preste atenção adicional aos padrões típicos nas faturas. Com o Premium, o PaperOffice destaca os achados diretamente no documento e cria um PDF de evidências marcado. O resultado: Revisão recomendada, com três achados. A mais significativa: No texto do PDF, está presente um número de conta bancária, que está obscurecido no documento visível por uma forma desenhada posteriormente, e é exibido outro diferente. Além disso, a fatura lista números de conta bancária de vários países. A pontuação de risco também aparece como um ícone na lista. A revisão pelo PaperOffice abrangeu quatro áreas: conteúdo oculto que passa despercebido durante a visualização normal, a estrutura técnica do PDF, uma comparação entre o que é visível e o que está armazenado no documento, e padrões adicionais para faturas utilizando o perfil de fatura. Para comparação, o original: nenhuma anomalia detectada. O Trust Agent não lhe diz quem cometeu fraude, mas mostra-lhe onde olhar mais de perto antes de efetuar um pagamento. Outro exemplo, desta vez com o perfil Candidatura e CV: Este currículo contém uma instrução para sistemas de IA em fonte muito clara e pequena, praticamente invisível para humanos. O Trust Agent detecta-a e sinaliza o currículo como suspeito.

Capítulo 5: Redact Agent: Ocultar e Pseudonimizar

Quarto problema: O contador requer um holerite, mas não o nome, endereço ou dados bancários do funcionário. Marcamos o extrato de pagamento e selecionamos Redact, Editar com pré-visualização. Primeiro, o cenário, ou seja, o que está sendo ocultado: por exemplo, para uma divulgação de RGPD aos titulares dos dados, para compartilhamento com parceiros comerciais e prestadores de serviços, ou apenas para detalhes financeiros ou de contato. O PaperOffice define as regras correspondentes em conformidade. Para o holerite, selecionamos Arquivo Pessoal. Durante o ajuste fino, especificamos o que deve permanecer inalterado: o nome da empresa Northstar. Para a saída, selecionamos Pseudonimizar, que está disponível com o modelo Ultra. Antes de qualquer coisa acontecer, a revisão de ocultação por IA destaca cada campo que está sendo substituído. Se algo não parecer correto, pode alterná-lo com um único clique e simplesmente arrastar para dentro quaisquer campos ausentes. Depois, a cópia exibe um nome fictício em vez do real, e um endereço alternativo em vez do atual. Isso mantém o documento legível enquanto oculta os nomes verdadeiros. Os dados de saúde e as assinaturas permanecem escurecidos. A tabela abaixo indica qual nome corresponde a qual entrada. Essa informação está disponível apenas neste diálogo e nunca no arquivo PDF. Além disso, novos pseudônimos são atribuídos com cada execução. Por favor, copie-os se precisar de manter o mapeamento. O original permanece inalterado, e a cópia pseudonimizada é colocada diretamente ao lado dela. Por favor, reserve um momento para revisar antes de enviar. Em resumo: O Split Agent divide digitalizações em lote em documentos individuais. A escrita à mão é automaticamente reconhecida pelo PaperOffice nos Workspaces com AI-DMS Ultra. O Trust Agent indica onde um PDF foi alterado. E o Redact Agent oculta ou pseudonimiza, com revisão antes da aplicação. É sempre iniciado a partir da lista de documentos, através de Ações e Agentes e fluxos de trabalho. Até a próxima na Academia PaperOffice AI.