Compartilhe documentos, não dados pessoais: Oculte com pseudônimos (visualização)

Olá e bem-vindo de volta à Academia PaperOffice AI. Hoje, analisaremos um problema que toda empresa enfrenta em algum momento: é necessário compartilhar um documento, mas sem os dados pessoais contidos nele. Eis a nossa situação. A folha de pagamento da Northstar é auditada por uma firma externa. Os auditores precisam do contrato de trabalho da Maya para verificar se o seu salário está sendo tratado corretamente. O que eles não precisam saber é quem é a Maya: o seu nome, o seu endereço residencial e os seus identificadores pessoais. Este é o documento Workspace da RH da Northstar, contendo o contrato de trabalho, o holerite e um relatório de incidente.

Vamos abrir o contrato primeiro, para que possa ver com o que estamos lidando. Aqui está o nome completo da Maya. Seu endereço particular em Londres. E seu salário anual. Tudo isso são dados pessoais e aparecem nas três páginas. Removê-los manualmente é demorado e é fácil perder um detalhe. Portanto, vamos deixar o PaperOffice fazer isso.

De volta à lista, seleciono o contrato, abro Agentes e fluxos de trabalho e escolho Redact. Opto por Editar com visualização para verificar tudo antes de qualquer gravação. Primeiro, o cenário: qual é o documento? Há um para solicitações de RGPD, outro para compartilhamento com parceiros comerciais e este é o mais adequado: Arquivo Pessoal, RH.

No ajuste fino (fine-tuning), posso especificar quais informações devem permanecer visíveis. Os auditores ainda devem ver a qual empresa isto se refere, mas não a qual pessoa pertence. Portanto: Northstar Industrial Systems, e a forma abreviada, Northstar. Na execução: o resultado é salvo exatamente aqui neste Workspace. O modelo é Ultra, e em vez de caixas-pretas, escolho Pseudonimizar. Pseudonimizar significa que nomes, endereços, datas e identificadores são substituídos por valores fictícios consistentes. O documento permanece legível, e os auditores podem trabalhar com ele como se fosse o original. E… iniciar. Isso leva alguns segundos, então vamos avançar. Aqui está a revisão. O PaperOffice encontrou os dados pessoais em todas as três páginas e marcou cada área que será substituída. Pode clicar em uma área para liberá-la ou desenhar uma caixa para adicionar uma nova. Tudo parece correto, então aplicarei a alteração.

Concluído. E esta tabela é a parte interessante: à esquerda o original, à direita o que está no documento agora. Maya Ellison agora é uma pessoa fictícia, com um endereço fictício e um novo número de contrato. Esta tabela é visível apenas aqui. Ela nunca faz parte do PDF. É para você, para que saiba o que está vendo ao falar sobre o documento mais tarde. Um detalhe a mais: cada execução cria novos pseudônimos. Portanto, se compartilhar dois documentos em momentos diferentes, ninguém poderá vinculá-los de volta um ao outro. A partir daqui, poderia baixar a cópia ou enviá-la por e-mail diretamente aos auditores.

A cópia pseudonimizada agora fica logo ao lado do original. O original em si permanece intacto. Vamos abrir a cópia. Maya agora é Sophie Foster, que vive em Glasgow. Onde não existe uma substituição segura, como o país, o PaperOffice simplesmente a oculta com uma caixa preta. E o salário ainda está lá para a auditoria.

É isso: dados pessoais para fora, um documento legível para dentro, em cerca de um minuto. Obrigado por assistir e até a próxima aula.