Scannen, Tekenen & AI Chat
Mobile App
De mobiele app koppelt zich per QR-code met uw account en brengt scanner, handtekening, chat en documenten naar de telefoon.
Horeca | Restaurant · Madrid, Spanje
restaurant el guiho
El Guijo, een populair restaurant in Madrid, stroomlijnde hun leveranciersbeheer en voedselveiligheids-compliance met AI-gestuurde documentautomatisering.
- 55%Tijdsbesparing
- 40+Leveranciers
- 100%Gelogd
- NulOvertredingen
Vertrouwen, verificatie & partnerschappen
Vertrouwen dat u kunt bewijzen.
Geverifieerd in Claude en ChatGPT, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en enige officiële DMS-partner van QNAP en ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Bereik:
- Web-, desktop- en mobiele apps
- REST API & MCP interfaces
- AI, documentverwerking & workflows
- Datacenter & offsite-backup
- Ondersteuning, advies & integratie
- BYOS interfaces
Geverifieerd
Claude
Geverifieerde MCP connector.
Meer informatie Geverifieerd
ChatGPT
Geverifieerde MCP-plugin.
Meer informatie
Sinds 2019
QNAP
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie
Sinds 2024
ASUSTOR
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie- EU-datacenterLocaties in de EU
- Toegangscontrole & MFARollen en tenant-isolatie
- Audit trailVolledig traceerbaar
- API + MCPOpen integratie
- BYOSUw AI. Uw data. Uw controle.
De situatie
El Guijo beheert relaties met meer dan 40 leveranciers, die elk contracten, facturen, pakbonnen en certificeringen voor voedselveiligheid vereisen. De Spaanse regelgeving voor voedselveiligheid vereist een nauwkeurige administratie.
Het managementteam besteedde wekelijks uren aan het organiseren van leveranciersdocumenten en het voorbereiden van inspecties door de gezondheidsdienst. Het vinden van specifieke certificeringen of leveringsdossiers was tijdrovend.
Tijdens drukke uren was er geen tijd voor papierwerk, wat leidde tot achterstanden in de documentatie en compliance-risico's.
In de horeca kan een mislukte inspectie van de gezondheidsdienst leiden tot sluiting. We hadden waterdichte documentatie nodig zonder dat dit ten koste ging van de service.
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- 40+ leveranciersrelaties met variërende documentatie
- Spaanse nalevingsvereisten voor voedselveiligheid
- Beperkte administratietijd tijdens service-uren
- Stress bij voorbereiding van gezondheidsinspecties
- Bijhouden van certificeringen van leveranciers en vervaldatums
Oplossingen met PaperOffice
- Vastlegging van leveranciersdocumenten via foto, scan en upload
- AI-gestuurde extractie van leverings- en factuurgegevens
- Tracking van certificeringen met waarschuwingen voor vervaldatums
- Direct beschikbare documentpakketten voor inspecties
- Mobiele registratie van leveringen tijdens de service
restaurant el guiho
Het implementatieproces
week 1
Compliance-audit
Beoordeling van de Spaanse eisen voor voedselveiligheid en huidige documentatiepraktijken.
week 2
Systeemopzet leveranciers
Configuratie van leveranciersprofielen en workflows voor documentverzameling.
week 3
Teamtraining
Training van keuken- en bedieningspersoneel in mobiele documentregistratie.
week 4
Livegang
Volledige inbedrijfstelling met voortdurende migratie van leveranciersdocumenten.
restaurant el guiho
Meetbare resultaten
55%
Tijdsbesparing
40+
Leveranciers
100%
gelogd
Nul
Overtredingen
Voor vs. Na
Metriek
Voor
Na
Administratietijd/week
8+ uur
< 3 uur
Inspectievoorbereiding
Volledige dag
< 1 uur
Verwerking leveringen
Handmatige invoer
Fotoregistratie
Tracking certificaten
Tabelkalkulatie
Automatische waarschuwingen
Gezondheidsinspecties
Stressvol
Zelfverzekerd
PaperOffice veranderde onze documentatienachtmerrie in een fluitje van een cent. We zijn door onze laatste gezondheidsinspectie gekomen in recordtijd, and onze leveranciers vinden het geweldig hoe gemakkelijk het nu is om met ons samen te werken.
Waarom PaperOffice?
Klaar voor hospitality
Ontworpen voor restaurant-workflows met mobile-first documentregistratie.
Waarschuwingen bij vervaldatums
Automatische tracking van certificeringen van leveranciers met tijdige meldingen voor verlenging.
Inspectieklaar
Met één klik genereren van compliance-documentatiepakketten voor inspecties.
Vereenvoudig restaurantbeheer
Ontdek hoe PaperOffice restaurants helpt zich te concentreren op eten, niet op papierwerk.
