Scannen, Tekenen & AI Chat
Mobile App
De mobiele app koppelt zich per QR-code met uw account en brengt scanner, handtekening, chat en documenten naar de telefoon.
Openbaar Bestuur | Wetshandhaving · Alabama, VS
Sheriffkantoor Baldwin County
Het Baldwin County Sheriff's Office, verantwoordelijk voor een van de snelst groeiende regio's in Alabama, stond voor de enorme taak om decennia aan politiedossiers te digitaliseren en daarbij de CJIS Security Policy van de FBI in acht te nemen.
- 500.000+Dossiers gedigitaliseerd
- 60%Snellere verwerking
- 200+Agenten met toegang
- 99,9%Systeembeschikbaarheid
Vertrouwen, verificatie & partnerschappen
Vertrouwen dat u kunt bewijzen.
Geverifieerd in Claude en ChatGPT, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en enige officiële DMS-partner van QNAP en ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Bereik:
- Web-, desktop- en mobiele apps
- REST API & MCP interfaces
- AI, documentverwerking & workflows
- Datacenter & offsite-backup
- Ondersteuning, advies & integratie
- BYOS interfaces
Geverifieerd
Claude
Geverifieerde MCP connector.
Meer informatie Geverifieerd
ChatGPT
Geverifieerde MCP-plugin.
Meer informatie
Sinds 2019
QNAP
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie
Sinds 2024
ASUSTOR
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie- EU-datacenterLocaties in de EU
- Toegangscontrole & MFARollen en tenant-isolatie
- Audit trailVolledig traceerbaar
- API + MCPOpen integratie
- BYOSUw AI. Uw data. Uw controle.
De Situatie
Baldwin County, Alabama, is een van de snelst groeiende regio's in de Verenigde Staten. Met een bevolking die in de afgelopen twee decennia bijna is verdubbeld, werd het Sheriff's Office bedolven onder papieren dossiers die in meer dan 50 jaar waren opgebouwd.
Meer dan 500.000 fysieke bestanden lagen verspreid over meerdere opslaglocaties. Agenten besteedden gemiddeld 45 minuten aan het zoeken naar één enkel dossier tijdens actieve onderzoeken. Deze vertraging was niet alleen inefficiënt, maar ook potentieel gevaarlijk.
Om de complexiteit te vergroten, moeten alle politiedossiers voldoen aan de Criminal Justice Information Services (CJIS) Security Policy van de FBI, een van de strengste normen voor gegevensbescherming in de Verenigde Staten.
"We hadden agenten die door de hele regio reden om toegang te krijgen tot gearchiveerde dossiers tijdens actieve onderzoeken. In de wetshandhaving kunnen die verloren minuten het verschil betekenen tussen het vangen van een verdachte of niet."
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 500.000 fysieke dossiers in diverse archieven in de regio
- Gemiddeld 45 minuten zoektijd tijdens actieve onderzoeken
- Geen mobiele toegang voor agenten in het veld
- Strikte naleving van FBI CJIS Security Policy vereist
- Snelgroeiende bevolking zorgde voor voortdurende toename van de werklast
Oplossingen met PaperOffice
- Volledige digitalisering van alle historische dossiers met AI-OCR (99,8% nauwkeurigheid)
- Documenten op de eigen, zelfbeheerde Synology NAS van het Sheriff's Office (BYOS), met AES-256-encryptie en audittrails
- Veilige mobiele app voor 200+ agenten met biometrische authenticatie
- Automatische koppeling van personen, voertuigen, adressen en zaken
- Realtime zoeken door alle dossiers
Sheriffkantoor Baldwin County
Het implementatieproces
week 1-2
Beveiligingsbeoordeling & Planning
Toetsing aan de CJIS Security Policy van de FBI, planning van de zelfbeheerde Synology NAS (BYOS) en ontwikkeling van de beveiligingsprotocollen.
week 3-6
Massa-digitalisering
Scannen op hoge snelheid van 500.000+ documenten met AI-OCR verwerking, resulterend in 99,8% nauwkeurigheid van tekstherkenning.
week 7-8
Systeemintegratie
Overdracht aan bestaande CAD/RMS-systemen via API/webhook, gezamenlijk met de klant gerealiseerd; training voor meer dan 200 ambtenaren en beschikbaar stellen van de mobiele app.
week 9+
Go-Live & Optimalisatie
Volledige productiestart met 24/7 ondersteuning, continue optimalisatie op basis van gebruikersfeedback.
Sheriffkantoor Baldwin County
Meetbare resultaten
500K+
Dossiers gedigitaliseerd
60%
snellere verwerking
CJIS
CJIS-richtlijn ondersteund
24/7
mobiele toegang
Voor vs. Na
Metriek
Voor
Na
Zoektijd dossier
Gem. 45 minuten
< 30 seconden
Toegang op afstand
Geen
Volledige mobiele toegang
Opslagfaciliteiten
5 locaties
1 eigen NAS (BYOS)
Jaarlijkse opslagkosten
$120.000
$35.000
CJIS-beschermingsmaatregelen
Gedeeltelijk
Encryptie, toegangscontrole, audittrail
In de wetshandhaving telt elke seconde. Met PaperOffice vinden onze agenten kritieke informatie in seconden in plaats van uren. Dat redt letterlijk levens. Het systeem heeft zichzelf al in het eerste jaar terugverdiend, alleen al door de lagere opslagkosten.
Waarom PaperOffice?
Ondersteunt de CJIS-richtlijn van de FBI
Toegangscontrole, audittrails en AES-256-encryptie helpen de instantie de CJIS Security Policy van de FBI in acht te nemen.
Eigen opslag (BYOS)
De documenten staan op de eigen, zelfbeheerde Synology NAS van het Sheriff's Office. PaperOffice maakt er via Bring Your Own Storage verbinding mee.
24/7 Ondersteuning
Toegewijd supportteam voor wetshandhavingsinstanties met gegarandeerde reactietijden.
Moderniseer uw afdeling
Ontdek hoe PaperOffice wetshandhavingsinstanties ondersteunt bij veilig digitaliseren volgens de CJIS Security Policy van de FBI.
