Baldwin County Sheriff's Office
Het Baldwin County Sheriff's Office, verantwoordelijk voor een van de snelst groeiende regio's in Alabama, stond voor de enorme taak om decennia aan politiedossiers te digitaliseren met behoud van CJIS-compliance.
Vertrouwd door toonaangevende bedrijven wereldwijd
Enige officiële DMS
De Situatie
Baldwin County, Alabama, is een van de snelst groeiende regio's in de Verenigde Staten. Met een bevolking die in de afgelopen twee decennia bijna is verdubbeld, werd het Sheriff's Office bedolven onder papieren dossiers die in meer dan 50 jaar waren opgebouwd.
Meer dan 500.000 fysieke bestanden lagen verspreid over meerdere opslaglocaties. Agenten besteedden gemiddeld 45 minuten aan het zoeken naar één enkel dossier tijdens actieve onderzoeken. Deze vertraging was niet alleen inefficiënt, maar ook potentieel gevaarlijk.
Om de complexiteit te vergroten, moeten alle politiedossiers voldoen aan de Criminal Justice Information Services (CJIS) Security Policy van de FBI, een van de strengste normen voor gegevensbescherming in de Verenigde Staten.
"We hadden agenten die door de hele regio reden om toegang te krijgen tot gearchiveerde dossiers tijdens actieve onderzoeken. In de wetshandhaving kunnen die verloren minuten het verschil betekenen tussen het vangen van een verdachte of niet."
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 500.000 fysieke dossiers in diverse archieven in de regio
- Gemiddeld 45 minuten zoektijd tijdens actieve onderzoeken
- Geen mobiele toegang voor agenten in het veld
- Strikte naleving van FBI CJIS Security Policy vereist
- Snelgroeiende bevolking zorgde voor voortdurende toename van de werklast
Oplossingen met PaperOffice
- Volledige digitalisering van alle historische dossiers met AI-OCR (99,8% nauwkeurigheid)
- CJIS-conforme cloudoplossing met AES-256 encryptie en audit-trails
- Veilige mobiele app voor 200+ agenten met biometrische authenticatie
- Automatische koppeling van personen, voertuigen, adressen en zaken
- Real-time zoeken in alle dossiers en externe databases
Het implementatieproces
Meetbare resultaten
Voor vs. Na
In de wetshandhaving telt elke seconde. Met PaperOffice vinden onze agenten kritieke informatie in seconden in plaats van uren. Dat redt letterlijk levens. Het systeem heeft zichzelf al in het eerste jaar terugverdiend, alleen al door de lagere opslagkosten.
Waarom PaperOffice?
Moderniseer uw afdeling
Leer hoe PaperOffice wetshandhavingsinstanties helpt om veilig te digitaliseren en CJIS-conform te blijven.