Scannen, Tekenen & AI Chat
Mobile App
De mobiele app koppelt zich per QR-code met uw account en brengt scanner, handtekening, chat en documenten naar de telefoon.
Verpakking & Productie · Duitsland
Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, een toonaangevende leverancier van verpakkingsoplossingen, heeft hun order-to-cash proces gerevolutioneerd met volledig geautomatiseerde documentverwerking.
- 70%Tijdsbesparing
- 500+Bestellingen/dag
- 99,5%Nauwkeurigheid
- 2 vzaBespaard
Vertrouwen, verificatie & partnerschappen
Vertrouwen dat u kunt bewijzen.
Geverifieerd in Claude en ChatGPT, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en enige officiële DMS-partner van QNAP en ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Bereik:
- Web-, desktop- en mobiele apps
- REST API & MCP interfaces
- AI, documentverwerking & workflows
- Datacenter & offsite-backup
- Ondersteuning, advies & integratie
- BYOS interfaces
Geverifieerd
Claude
Geverifieerde MCP connector.
Meer informatie Geverifieerd
ChatGPT
Geverifieerde MCP-plugin.
Meer informatie
Sinds 2019
QNAP
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie
Sinds 2024
ASUSTOR
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie- EU-datacenterLocaties in de EU
- Toegangscontrole & MFARollen en tenant-isolatie
- Audit trailVolledig traceerbaar
- API + MCPOpen integratie
- BYOSUw AI. Uw data. Uw controle.
De Situatie
Ritter Verpackungen verwerkt dagelijks meer dan 500 bestellingen, waarbij elke bestelling meerdere documenten genereert: orderbevestigingen, productieorders, leveringsbonnen en facturen. De handmatige verwerking van dit documentvolume verbruikte aanzienlijke administratieve middelen.
Met strakke leveringsschema's en veeleisende klanten in de auto- en voedingsindustrie, had elke vertraging in de documentverwerking directe gevolgen voor klanttevredenheid en cashflow.
Het accountingteam besteedde dagelijks meer dan 3 uur aan handmatige gegevensinvoer van leveringsbonnen naar facturen, en werkte vaak over om deadlines aan het einde van de maand te halen.
We huurden extra personeel in, puur om papierwerk af te handelen. Onze geschoolde medewerkers deden repetitieve gegevensinvoer in plaats van waardetoevoegend werk.
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 500 dagelijkse bestellingen die wekelijks duizenden documenten genereren
- Meer dan 3 uur dagelijkse handmatige gegevensinvoer van leveringsbonnen naar facturen
- Frequente fouten bij handmatige facturatie (2-3% foutenmarge)
- Vertraagde facturatie die de cashflow beïnvloedt
- Moeite met het matchen van leveringen met bestellingen tijdens geschillen
Oplossingen met PaperOffice
- AI-gestuurde extractie van gegevens uit leveringsbonnen en bestellingen
- Automatische facturatie op basis van leveringsbevestigingen
- Intelligente matching van bestellingen, leveringen en facturen
- Realtime documenttracking gedurende de gehele orderlevenscyclus
- Geautomatiseerde archivering met volledig audit trail voor naleving
Ritter Verpackungen GmbH
Het Implementatieproces
week 1-2
Procesmapping
Analyse van de order-to-cash workflow, documenttypes en vereisten voor ERP-integratie.
week 3-4
AI-training
Training van AI-modellen op bedrijfsspecifieke leveringsbonnen, facturen en orderformaten.
week 5-6
Overdracht aan het ERP
Gegevensuitwisseling met het bestaande ERP-systeem via API/webhook, gezamenlijk met de klant gerealiseerd.
week 7-8
Uitrol & Optimalisatie
Gefaseerde uitrol met continue nauwkeurigheidsmonitoring en modelverfijning.
Ritter Verpackungen GmbH
Meetbare Resultaten
70%
Tijdsbesparing
500+
bestellingen per dag
99,5%
Nauwkeurigheid
2 vza
heringezet
Voor vs. Na
Metriek
Voor
Na
Factuurverwerkingstijd
3+ uur/dag
< 30 min/dag
Gegevensinvoerfouten
2-3%
< 0,5%
Factuurdoorlooptijd
3-5 dagen
Zelfde dag
Documenten zoeken
10-15 minuten
Direct
Personeel voor verwerking
3 medewerkers
1 medewerker (toezicht)
PaperOffice heeft onze documentenachterstand binnen enkele weken weggewerkt. Ons accountingteam richt zich nu op analyse en klantenservice in plaats van gegevensinvoer. De ROI was zichtbaar binnen het eerste kwartaal.
Waarom PaperOffice?
AI GegevensExtractie
99,5% nauwkeurige extractie uit leveringsbonnen en facturen - ongeacht formaat of lay-out.
Open interfaces
Overdracht aan bestaande ERP-systemen via API/webhook, gezamenlijk met de klant gerealiseerd.
Procesanalyse
Realtime inzicht in de status van documentverwerking en identificatie van knelpunten.
Automatiseer uw Documentverwerking
Ontdek hoe PaperOffice productiebedrijven helpt bij het elimineren van handmatige documentverwerking.
