Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, een toonaangevende leverancier van verpakkingsoplossingen, heeft hun order-to-cash proces gerevolutioneerd met volledig geautomatiseerde documentverwerking.
Vertrouwd door toonaangevende bedrijven wereldwijd
Enige officiële DMS
De Situatie
Ritter Verpackungen verwerkt dagelijks meer dan 500 bestellingen, waarbij elke bestelling meerdere documenten genereert: orderbevestigingen, productieorders, leveringsbonnen en facturen. De handmatige verwerking van dit documentvolume verbruikte aanzienlijke administratieve middelen.
Met strakke leveringsschema's en veeleisende klanten in de auto- en voedingsindustrie, had elke vertraging in de documentverwerking directe gevolgen voor klanttevredenheid en cashflow.
Het accountingteam besteedde dagelijks meer dan 3 uur aan handmatige gegevensinvoer van leveringsbonnen naar facturen, en werkte vaak over om deadlines aan het einde van de maand te halen.
We huurden extra personeel in, puur om papierwerk af te handelen. Onze geschoolde medewerkers deden repetitieve gegevensinvoer in plaats van waardetoevoegend werk.
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 500 dagelijkse bestellingen die wekelijks duizenden documenten genereren
- Meer dan 3 uur dagelijkse handmatige gegevensinvoer van leveringsbonnen naar facturen
- Frequente fouten bij handmatige facturatie (2-3% foutenmarge)
- Vertraagde facturatie die de cashflow beïnvloedt
- Moeite met het matchen van leveringen met bestellingen tijdens geschillen
Oplossingen met PaperOffice
- AI-gestuurde extractie van gegevens uit leveringsbonnen en bestellingen
- Automatische facturatie op basis van leveringsbevestigingen
- Intelligente matching van bestellingen, leveringen en facturen
- Realtime documenttracking gedurende de gehele orderlevenscyclus
- Geautomatiseerde archivering met volledig audit trail voor naleving
Het Implementatieproces
Meetbare Resultaten
Voor vs. Na
PaperOffice heeft onze documentenachterstand binnen enkele weken weggewerkt. Ons accountingteam richt zich nu op analyse en klantenservice in plaats van gegevensinvoer. De ROI was zichtbaar binnen het eerste kwartaal.
Waarom PaperOffice?
Automatiseer uw Documentverwerking
Ontdek hoe PaperOffice productiebedrijven helpt bij het elimineren van handmatige documentverwerking.