Q1 Energie AG
Q1 Energie AG exploiteert meer dan 250 tankstations in Duitsland. Met PaperOffice AI werd de verwerking van leveranciersfacturen, compliance-documenten und stationafrekeningen met 78% versneld.
Vertrouwd door toonaangevende bedrijven wereldwijd
Enige officiële DMS
De situatie
Q1 Energie AG beheert een netwerk van meer dan 250 tankstations met dagelijkse documentstromen bestaande uit leveranciersfacturen, onderhoudsprotocollen, ijkkeuringen en compliance-documenten.
Elk station genereert gemiddeld 40-60 documenten per week. De handmatige registratie en toewijzing legde een groot beslag op de personele middelen op het hoofdkantoor.
Regelgevende vereisten in de energiesector vereisen een volledige traceerbaarheid van alle bewijsstukken met bewaartermijnen tot 10 jaar.
Bij 357+ stations en 60 documenten per week per station spreken we over meer dan 15.000 bewijsstukken per maand. Het handmatig verwerken daarvan was niet langer houdbaar.
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 15.000 documenten per maand van 357+ tankstations
- Heterogene documenttypes: facturen, ijkprotocollen, onderhoudsrapporten
- Wettelijke bewaarplichten tot 10 jaar
- Handmatige toewijzing van documenten aan individuele stations en kostenplaatsen
- Vertragingen bij de maandafsluiting door ontbrekende documenten
Oplossingen met PaperOffice
- AI-gestuurde automatische classificatie en data-extractie
- Automatische toewijzing aan stations via door OCR herkende stationnummers
- Auditbestendige langetermijnarchivering conform GoBD
- Real-time dashboard voor de documentstatus van alle stations
- Integratie met SAP-boekhouding en intern ERP
Het implementatieproces
Meetbare resultaten
Voor vs. Na
PaperOffice heeft onze factuurverwerking getransformeerd van een permanente flessenhals naar een soepel automatiseringsproces. 250 stations, één systeem.
Waarom PaperOffice?
Optimaliseer uw tankstationnetwerk
Ontdek hoe PaperOffice de documentprocessen in de energiesector revolutioneert.