Scannen, Tekenen & AI Chat
Mobile App
De mobiele app koppelt zich per QR-code met uw account en brengt scanner, handtekening, chat en documenten naar de telefoon.
Energie & Tankstations · Osnabrück, Duitsland
Q1 Energie AG
Q1 Energie AG exploiteert meer dan 250 tankstations in Duitsland. Met PaperOffice AI werd de verwerking van leveranciersfacturen, compliance-documenten und stationafrekeningen met 78% versneld.
- 78%Snellere factuurverwerking
- 250+Stations aangesloten
- 15.000+Documenten/maand geautomatiseerd
- 99,7%Herkenningsnauwkeurigheid
Vertrouwen, verificatie & partnerschappen
Vertrouwen dat u kunt bewijzen.
Geverifieerd in Claude en ChatGPT, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en enige officiële DMS-partner van QNAP en ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Bereik:
- Web-, desktop- en mobiele apps
- REST API & MCP interfaces
- AI, documentverwerking & workflows
- Datacenter & offsite-backup
- Ondersteuning, advies & integratie
- BYOS interfaces
Geverifieerd
Claude
Geverifieerde MCP connector.
Meer informatie Geverifieerd
ChatGPT
Geverifieerde MCP-plugin.
Meer informatie
Sinds 2019
QNAP
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie
Sinds 2024
ASUSTOR
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie- EU-datacenterLocaties in de EU
- Toegangscontrole & MFARollen en tenant-isolatie
- Audit trailVolledig traceerbaar
- API + MCPOpen integratie
- BYOSUw AI. Uw data. Uw controle.
De situatie
Q1 Energie AG beheert een netwerk van meer dan 250 tankstations met dagelijkse documentstromen bestaande uit leveranciersfacturen, onderhoudsprotocollen, ijkkeuringen en compliance-documenten.
Elk station genereert gemiddeld 40-60 documenten per week. De handmatige registratie en toewijzing legde een groot beslag op de personele middelen op het hoofdkantoor.
Regelgevende vereisten in de energiesector vereisen een volledige traceerbaarheid van alle bewijsstukken met bewaartermijnen tot 10 jaar.
Bij 250+ stations en 60 documenten per week per station spreken we over meer dan 15.000 bewijsstukken per maand. Het handmatig verwerken daarvan was niet langer houdbaar.
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Meer dan 15.000 documenten per maand van 250+ tankstations
- Heterogene documenttypes: facturen, ijkprotocollen, onderhoudsrapporten
- Wettelijke bewaarplichten tot 10 jaar
- Handmatige toewijzing van documenten aan individuele stations en kostenplaatsen
- Vertragingen bij de maandafsluiting door ontbrekende documenten
Oplossingen met PaperOffice
- AI-gestuurde automatische classificatie en data-extractie
- Automatische toewijzing aan stations via door OCR herkende stationnummers
- Auditbestendige langetermijnarchivering als basis voor de GoBD
- Real-time dashboard voor de documentstatus van alle stations
- Overdracht aan SAP-boekhouding en intern ERP via API/webhook, gezamenlijk met de klant gerealiseerd
Q1 Energie AG
Het implementatieproces
week 1-2
Analyse
Inventarisatie van alle documenttypes en documentstromen uit het tankstationnetwerk.
week 3-4
AI-training
Training van de classificatiemodellen voor tankstationspecifieke documenten.
week 5-6
Integratie
Overdracht aan SAP en interne systemen via API/webhook, gezamenlijk met de klant gerealiseerd; proefbedrijf met 20 stations.
week 7-8
Uitrol
Stapsgewijze uitrol naar alle 250+ stations inclusief training.
Q1 Energie AG
Meetbare resultaten
78%
snellere factuurverwerking
250+
Stations aangesloten
15.000+
documenten/maand
99,7%
Herkenningsnauwkeurigheid
Voor vs. Na
Metriek
Voor
Na
Factuurverwerking
3-5 dagen
< 1 dag
Maandafsluiting
12 werkdagen
4 werkdagen
Ontbrekende documenten
8-12% per maand
< 0,5%
Handmatige toewijzing
3 FTE fulltime
Volledig automatisch
Compliance-audit
2-3 weken
2 dagen
PaperOffice heeft onze factuurverwerking getransformeerd van een permanente flessenhals naar een soepel automatiseringsproces. 250 stations, één systeem.
Waarom PaperOffice?
Expertise in de energiesector
Speciaal geoptimaliseerd voor de vereisten van tankstationnetwerken en energieleveranciers.
GoBD-bouwstenen
Auditbestendige archivering met volledige audit-trail documentatie.
Real-time transparantie
Dashboard met de documentstatus van alle stations in real-time.
Optimaliseer uw tankstationnetwerk
Ontdek hoe PaperOffice de documentprocessen in de energiesector revolutioneert.
