Gemeente Carrión de los Condes
De historische stad Carrión de los Condes, een belangrijke stop op de pelgrimsroute Camino de Santiago, moderniseerde haar gemeentelijke administratie terwijl ze eeuwen aan historische archieven bewaarde.
Vertrouwd door toonaangevende bedrijven wereldwijd
Enige officiële DMS
De situatie
Carrión de los Condes, met een geschiedenis van meer dan 1.000 jaar, beschikte over gemeentelijke archieven die eeuwen teruggaan. Als populaire stop op de Camino de Santiago pelgrimsroute verwerkt de gemeente niet alleen reguliere administratieve taken, maar ook jaarlijks duizenden pelgrim-gerelateerde vragen.
Papieren processen betekenden dat burgers vaak dagen wachtten op eenvoudige certificaten. Historische documenten gingen achteruit en voor toegang tot gearchiveerde dossiers waren fysieke bezoeken aan opslagfaciliteiten nodig.
De regionale overheid verplichtte een digitale transformatie voor alle gemeenten, wat leidde tot de noodzaak om te moderniseren en tegelijkertijd te zorgen voor het behoud van historische dossiers.
Onze archieven bevatten documenten uit de 16e eeuw. Het digitaliseren daarvan ging niet alleen over efficiëntie
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Eeuwen aan historische dossiers die zorgvuldige digitalisering vereisen
- Burgers die dagen wachten op eenvoudige certificaten en documenten
- Geen toegang op afstand voor burgers of pelgrims
- Regionale verplichting voor digitale transformatie
- Beperkte IT-middelen in kleine gemeente
Oplossingen met PaperOffice
- Zorgvuldige digitalisering van historische archieven met protocollen voor behoud
- Online burgerportaal voor certificaataanvragen en tracking
- AI-gestuurd zoeken in eeuwen aan handgeschreven dossiers
- Mobiele toegang voor personeel dat werkt in verschillende gemeentelijke gebouwen
- Geautomatiseerde workflow voor veelvoorkomende administratieve verzoeken
Het implementatieproces
Meetbare resultaten
Voor vs. Na
PaperOffice stelde ons in staat om de 21e eeuw binnen te stappen terwijl we onze 1.000
Waarom PaperOffice?
Moderniseer uw gemeente
Ontdek hoe PaperOffice overheden helpt burgers beter van dienst te zijn.