Scannen, Tekenen & AI Chat
Mobile App
De mobiele app koppelt zich per QR-code met uw account en brengt scanner, handtekening, chat en documenten naar de telefoon.
Openbaar Bestuur | Gemeente · Palencia, Spanje
Gemeente Carrión de los Condes
De historische stad Carrión de los Condes, een belangrijke stop op de pelgrimsroute Camino de Santiago, moderniseerde haar gemeentelijke administratie terwijl ze eeuwen aan historische archieven bewaarde.
- 80%Snellere verwerking
- 500+Jaar aan dossiers
- 50.000+Documenten gedigitaliseerd
- 24/7Toegang voor burgers
Vertrouwen, verificatie & partnerschappen
Vertrouwen dat u kunt bewijzen.
Geverifieerd in Claude en ChatGPT, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022 en enige officiële DMS-partner van QNAP en ASUSTOR.
ISO/IEC 27001:2022
Bereik:
- Web-, desktop- en mobiele apps
- REST API & MCP interfaces
- AI, documentverwerking & workflows
- Datacenter & offsite-backup
- Ondersteuning, advies & integratie
- BYOS interfaces
Geverifieerd
Claude
Geverifieerde MCP connector.
Meer informatie Geverifieerd
ChatGPT
Geverifieerde MCP-plugin.
Meer informatie
Sinds 2019
QNAP
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie
Sinds 2024
ASUSTOR
Enige officiële DMS-partner.
Meer informatie- EU-datacenterLocaties in de EU
- Toegangscontrole & MFARollen en tenant-isolatie
- Audit trailVolledig traceerbaar
- API + MCPOpen integratie
- BYOSUw AI. Uw data. Uw controle.
De situatie
Carrión de los Condes, met een geschiedenis van meer dan 1.000 jaar, beschikte over gemeentelijke archieven die eeuwen teruggaan. Als populaire stop op de Camino de Santiago pelgrimsroute verwerkt de gemeente niet alleen reguliere administratieve taken, maar ook jaarlijks duizenden pelgrim-gerelateerde vragen.
Papieren processen betekenden dat burgers vaak dagen wachtten op eenvoudige certificaten. Historische documenten gingen achteruit en voor toegang tot gearchiveerde dossiers waren fysieke bezoeken aan opslagfaciliteiten nodig.
De regionale overheid verplichtte een digitale transformatie voor alle gemeenten, wat leidde tot de noodzaak om te moderniseren en tegelijkertijd te zorgen voor het behoud van historische dossiers.
Onze archieven bevatten documenten uit de 16e eeuw. Het digitaliseren daarvan ging niet alleen over efficiëntie
Uitdaging & Oplossing
Uitdagingen
- Eeuwen aan historische dossiers die zorgvuldige digitalisering vereisen
- Burgers die dagen wachten op eenvoudige certificaten en documenten
- Geen toegang op afstand voor burgers of pelgrims
- Regionale verplichting voor digitale transformatie
- Beperkte IT-middelen in kleine gemeente
Oplossingen met PaperOffice
- Zorgvuldige digitalisering van historische archieven met protocollen voor behoud
- Online burgerportaal voor certificaataanvragen en tracking
- AI-gestuurd zoeken in eeuwen aan handgeschreven dossiers
- Mobiele toegang voor personeel dat werkt in verschillende gemeentelijke gebouwen
- Geautomatiseerde workflow voor veelvoorkomende administratieve verzoeken
Gemeente Carrión de los Condes
Het implementatieproces
Maand 1-2
Historische beoordeling
Catalogisering en prioritering van historische documenten, opstellen van protocollen voor behoud.
Maand 3-4
Moderne documenten
Digitalisering van huidige administratieve documenten en workflow-automatisering.
Maand 5-6
Burgerportaal
Lancering van het online portaal voor burgerdiensten en documentaanvragen.
Maand 7+
Historische archieven
Voortdurende digitalisering van historische dossiers met AI-verbeterde doorzoekbaarheid.
Gemeente Carrión de los Condes
Meetbare resultaten
80%
snellere verwerking
500+
Jaar bewaard
50K+
Documenten gedigitaliseerd
24/7
online toegang
Voor vs. Na
Metriek
Voor
Na
Verwerking certificaat
3-5 dagen
Dezelfde dag
Toegang archief
Alleen persoonlijk
Online 24/7
Zoektijd dossier
Uren tot dagen
Seconden
Tevredenheid burgers
62%
94%
Papiergebruik
15.000 vellen/jaar
2.000 vellen/jaar
PaperOffice stelde ons in staat om de 21e eeuw binnen te stappen terwijl we onze 1.000
Waarom PaperOffice?
Historisch behoud
Gespecialiseerde protocollen voor het digitaliseren en bewaren van eeuwenoude documenten.
Burgerportaal
Kant-en-klaar online portaal voor burgerdiensten en documentaanvragen.
Meertalig
Volledige ondersteuning voor Spaans, Engels en andere talen voor internationale bezoekers.
Moderniseer uw gemeente
Ontdek hoe PaperOffice overheden helpt burgers beter van dienst te zijn.
