In het onderstaande artikel laten we u zien hoe u uw operationele efficiëntie kunt verhogen, menselijke fouten kunt verminderen door grotere nauwkeurigheid, uw huidige kosten kunt verlagen, uw kantoorruimte kunt maximaliseren, gegevensintegriteit kunt behouden en gegevensbeveiliging kunt verbeteren.
We zetten de voordelen van het documentbeheersysteem PaperOffice voor u op een rijtje, en hoe u dankzij het gebruik van een DMS uw kostenreductie tot wel 92% kunt garanderen.
We leggen ook uit wat reguliere expressies (regex) zijn en geven concrete voorbeelden van REGEX-toepassingen in het tweede deel van dit artikel.
U leert hoe ze u kunnen helpen de gegevens die u nodig heeft snel, efficiënt en zonder handmatige invoer uit uw documenten te halen.
Drie magische letters techniek - OCR
Wat betekent OCR eigenlijk en waarvoor wordt het gebruikt?
Optische tekenherkenning (OCR) wordt nu veel gebruikt om informatie uit verschillende documenten, zoals ontvangstbewijzen, te extraheren om fysieke papieren documenten te digitaliseren en de workflow voor documentbeheer te stroomlijnen.
Het gebruik van OCR-tekstherkenning geeft bedrijven een enorm voordeel omdat het kan helpen bij het automatiseren van documentverwerking, een proces dat in elke branche een belangrijke rol speelt.
OCR, een afkorting van Optical Character Recognition, stelt een softwareproduct in staat om tekst te herkennen en te extraheren uit een digitale afbeelding. Het is bijvoorbeeld essentieel voor het lezen en analyseren van gescande documenten.
Hoewel OCR voor ontvangstbewijzen handig is wanneer bedrijven dagelijks met batches ontvangstbewijzen te maken hebben, is een OCR-ontvangstscanner alleen niet voldoende om voldoende nauwkeurige resultaten te leveren.
Hiervoor dient een documentbeheersysteem te worden gebruikt, dat standaard al een uitgebreide OCR-functie aan boord heeft, zoals PaperOffice DMS.
PaperOffice voert OCR-tekstherkenning uit voor elk document, indexeert de volledige tekstinhoud en biedt u, dankzij de geïntegreerde geavanceerde zoekfunctie, waarschijnlijk de krachtigste DMS-zoektool ter wereld. Zonder werk!
Voordelen van digitalisering
Bijna iedereen die in een bedrijf met het onderwerp kostenbesparing te maken heeft gehad, heeft zeker met de technische term "digitalisering" te maken gehad.
Meestal worden alle bonnetjes van het bedrijf op één plek bewaard. De verwerking van de documenten start pas na enkele dagen. Om ze handmatig te digitaliseren, moet u de relevante informatie zoeken, deze in een spreadsheet invoeren, controleren of de invoer correct is, voordat u naar de volgende gaat, totdat u eindelijk stapels facturen en andere documenten hebt gedigitaliseerd.
Misschien moet u zelfs een extra stap zetten om de spreadsheet te uploaden naar verschillende systemen voor operationele of boekhoudkundige doeleinden.
Klinkt vreselijk, toch?
Met een documentbeheersysteem dat al automatische tekstherkenning aan boord heeft, kunt u het proces van uren of zelfs dagen terugbrengen tot slechts enkele minuten.
Na het instellen van de sjabloon en de gewenste specifieke gegevensvelden, wordt de informatie uit individuele documenten of documentbatches gehaald.
Uitgebreide documentinformatie wordt dienovereenkomstig opgeslagen, het document wordt gelabeld en kan dankzij de uitgelezen informatie indien nodig automatisch worden gekoppeld aan een opgeslagen contactpersoon.
Het enige wat u hoeft te doen is de bestanden te digitaliseren door ze vanaf het begin te scannen of digitaal naar u toe te sturen, bijvoorbeeld per e-mail, en op te slaan in PaperOffice.
Het documentbeheersysteem doet de rest voor u.
Tip
Er is trouwens een speciaal artikel over het onderwerp "De 10 belangrijkste voordelen van het digitaliseren van papieren documenten":
Verminder menselijke fouten met hogere nauwkeurigheid
Het uitvoeren van repetitieve taken, zoals bijvoorbeeld handmatige gegevensinvoer, kan behoorlijk vervelend zijn en de kwaliteit van uw gegevens aantasten omdat werknemers vermoeid of afgeleid raken en alle cijfers en woorden worden vergeten of door elkaar worden gehaald.
Daarnaast vertegenwoordigt de factor "toegangs- en gebruikersrechten" ook een beperkte groep, omdat niet alle medewerkers in uw bedrijf recht hebben op inzage in uw bedrijfsgegevens en -informatie.
Voor een software die geautomatiseerde tekstherkenning bevat, is het nooit moeilijk om gefocust te blijven en kan het de teksten herkennen, gevoelige gegevens zien, ze extraheren en de uitvoer met hoge nauwkeurigheid organiseren zonder de bedrijfsgeheimen te "morsen".
Vooral in deze moeilijke tijden is het erg belangrijk voor alle bedrijven om de concurrentiekracht van het bedrijf te versterken door het papierloos te maken. Richt digitaal in en zorg ervoor dat medewerkers ook in de thuiswerkplek flexibel thuis kunnen werken. Uiteindelijk moet het bedrijf het digitale tijdperk bijbenen en de weg naar het papierloze kantoor realiseren.
Verlaag kosten en maximaliseer kantoorruimte
Handmatige gegevensinvoer kan zeer arbeidsintensief zijn en hoe meer bonnen u moet verwerken, hoe hoger uw personeelskosten. Bovendien kunnen er extra kosten zijn in verband met onnauwkeurigheden in de gegevens als gevolg van menselijke fouten.
Door geautomatiseerde verwerking en uitlezing van de gegevens met kunstmatige intelligentie (AI) kan een documentbeheersysteem zoals PaperOffice DMS u helpen deze kosten te verlagen en tegelijkertijd kantoorruimte vrij te maken, aangezien u geen extra personeel om bonnetjes handmatig te digitaliseren of om stapels bonnetjes in uw kantoor op te slaan.
Gegevensintegriteit behouden en gegevensbeveiliging verbeteren.
Hoewel zowel digitale bestanden als fysieke papieren documenten verloren kunnen gaan of beschadigd raken door fysieke, ecologische of technologische gevaren, verspillen de meeste organisaties nog steeds tijd door alles in fysieke archieven op te slaan en lokale of cloudopslag voor digitale documenten te gebruiken.
Tip
Er is trouwens een speciaal artikel over opslaan in de cloud en waarom we deze opslagmethode niet aanbevelen:
Dankzij PaperOffice worden al uw documenten direct opgeslagen in de databaseserver van uw eigen server, waardoor u volledige, onbeperkte controle heeft over alle gegevens. U hoeft geen server op te zetten, omdat PaperOffice na de installatie alle andere stappen voor u regelt.
Of gebruik uw Synology of QNAP NAS en beheer al uw bonnen op uw eigen NAS-apparaat! hier er meer over te weten komen.
Revisiebeveiliging moet gegarandeerd zijn
Bovendien wordt gegevensbeveiliging en toegangsbeheer eenvoudiger zodra de bonnen zijn gedigitaliseerd met PaperOffice, aangezien de gegevens zeer veilig worden versleuteld en op een auditbestendige manier in uw database worden gearchiveerd, waartoe niemand anders dan u toegang heeft.
PaperOffice maakt automatisch een versie van elk gewijzigd document, maakt een schaduwkopie en slaat deze afzonderlijk op, zodat u de gewenste versie altijd weer kunt openen.
We beschrijven hoe u kunt zorgen voor versiebeheer en auditbestendige documentarchivering.
Tip
Over het onderwerp "Revisiebestendige en GoBD-compatibele versiebeheer van documenten met PaperOffice-documentbeheer" is er ook een video op YouTube die dit proces op een begrijpelijke manier uitlegt:
Wat zijn de uitdagingen bij het digitaliseren van documenten met OCR?
Bij het extraheren van gegevens met OCR-tekstherkenning zijn er enkele uitdagingen waarmee rekening moet worden gehouden. Factuurlay-outs variëren enorm, aangezien elk bedrijf zijn eigen formaat heeft.
Om ervoor te zorgen dat uw bonnen nauwkeurig kunnen worden gelezen, heeft PaperOffice automatische documentherkenning met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) genaamd PIA.
PIA gebruikt speciale algoritmen en herkenningstechnologieën.
PIA heeft een uitgebreid, geïntegreerd woordenboek dat automatisch verkeerd herkende termen herkent, vergelijkt en vervangt door juiste. U kunt er altijd zeker van zijn dat de juiste tekstherkenning voor uw document is opgeslagen.
Lezen van relevante documentinformatie
Relevante documentinhoud zoals datums, bedragen, documenttypes, trefwoorden en documentgegevens worden intelligent herkend, geëxtraheerd en gebruikt voor indexering. Daarnaast wordt documentinformatie gezocht die relevant is voor het document, zoals het netto totaal, bruto totaal, btw-tarief en documentvaluta en vervolgens geëxtraheerd. Deze intelligente herkenning van de gegevens gaat bij PaperOffice volledig automatisch.
Helaas zijn er tijdens het scanproces van papieren documenten veel factoren die de beeldkwaliteit kunnen beïnvloeden, zoals: B. Uitlijning, vouwen, lettergroottes, helderheid, handgeschreven teksten en meer. Dit schaadt de kwaliteit van de tekstherkenning en de gelezen gegevens. Dit kan ertoe leiden dat reeds ingeleerde documentsjablonen niet worden herkend of dat de documentinhoud niet correct wordt opgeslagen.
Hier komen reguliere expressies om de hoek kijken.
Reguliere expressies (regex) zijn een fantastische manier om naar exacte waarden in tekst te zoeken.
We leggen in detail uit hoe u reguliere expressies kunt gebruiken met behulp van expliciete voorbeelden in het tweede deel van het artikel.
Aan de slag gaan is makkelijker dan u denkt.
Bent u nog steeds bang dat u het niet haalt? Lees casestudy's van onze klanten over de integratie van PaperOffice in uw zakelijke leven en overtuig uzelf van de eenvoud of vraag gewoon een proefinstallatie aan.
Voor wie is een papierloos kantoor geschikt?
Het snelle en gemakkelijke antwoord op de vraag is: voor elk bedrijf. Alle bedrijfssectoren en -groottes profiteren van een papierloos kantoor, van kmo's en start-ups tot grote bedrijven. De conversie is echter bijzonder waardevol voor kleine en middelgrote bedrijven: Door de vermindering van de verwerkingsinspanning en -kosten komt het budget vrij dat nodig is voor verdere groeistimulansen.
Kan ik een cloudgebaseerde DMS-provider gebruiken voor mijn papierloze kantoor?
Nee. Een andere factor die sinds de inwerkingtreding van de AVG uiterlijk in 2018 op ieders lippen ligt, is gegevensbescherming. DMS-oplossingen en DMS-software worden gebruikt voor het verwerken, beheren en opslaan van documenten die vaak gevoelige, persoonlijke gegevens bevatten. Bij overtredingen van de AVG voorziet de wetgever in hoge boetes.
-
De voordelen rechtvaardigen de inspanning en de kosten
Digitaal werken en oude documenten naar het nieuwe tijdperk brengen, is de beste investering om in de toekomst ongelooflijk veel tijd, geld en zenuwen te besparen. -
U hebt iemand nodig die het weet
U hebt geen eigen IT-specialist nodig om alle voordelen van digitalisering te benutten.
Wat u nodig hebt, is de juiste partner aan uw zijde die dankzij zijn ervaring precies kan implementeren wat u nodig hebt. Vermijd bangmakerij en kies teststandjes in plaats van fancy PowerPoint-presentaties zonder het echt getest te hebben. -
De hardware is meestal al beschikbaar
De ervaring heeft geleerd dat bijna elk bedrijf, bedrijf en bedrijf een groot kopieerapparaat heeft dat zijn potentieel niet benut. Deze apparaten houden van massascans, zijn tolerant ten opzichte van paperclips en kunnen de basis vormen voor een digitale start zonder een scannerinvestering. -
Goedkoper dan verwacht met het juiste DMS
Voorkom kostenvallen met DMS/ECM-systemen waarbij u genadeloos bent overgeleverd aan de genade van de fabrikanten. Sluit geen compromissen als het gaat om uw eigen beheermogelijkheden, zoals lesdocumenten en zelf instellingen doen. Als u hulp nodig heeft, helpt de fabrikant u graag, maar blijf onafhankelijk. -
Digitale automatisering is de toekomst
Procedures zullen in de toekomst volledig identiek zijn, maar volledig geautomatiseerd.
Factuur binnen? De workflow wordt geactiveerd en alles gaat zoals het hoort.
Alle 1000 mappen doorzoeken? Geen probleem, want u hebt uw eigen Google!
