Het is geen geheim meer dat documentbeheersystemen een groot potentieel hebben voor bedrijven.
Dankzij het gebruik van een documentbeheersysteem bevordert u niet alleen de digitalisering van uw bedrijf. Daarnaast vormt u de hoeksteen voor het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen en het veiligstellen van uw bedrijfssucces op de lange termijn.
Want digitaal documentbeheer creëert hier een duidelijke remedie en brengt u een enorme stap vooruit in de digitale transformatie. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe een documentmanagementsysteem (DMS) werkt, waar u op moet letten en welke voordelen het voor bedrijven oplevert.
Waar wordt een documentbeheersysteem voor gebruikt?
Simpel gezegd: een documentbeheersysteem (DMS) wordt gebruikt om de stroom van documenten en informatie binnen een organisatie op te slaan, te beheren en te controleren.
U kunt alle informatie, zoals papieren documenten, Windows-bestanden of e-mails, op een centrale plek ordenen, uw documentbeheersysteem, waar medewerkers eenvoudig en probleemloos toegang toe hebben, inclusief unieke functies voor teamwerk en het delen van documenten en een innovatieve programma-interface die wereldwijd uniek is.
Documentbeheersystemen worden steeds belangrijker voor bedrijven, aangezien de hoeveelheid informatie die bedrijven tegenwoordig genereren exponentieel groeit.
Het beheer en de controle van de enorme hoeveelheid externe en interne documenten die deel uitmaken van de bedrijfsprocessen in de openbare of bedrijfsadministratie is een uitdaging geworden die de adoptie van verschillende applicaties stimuleert.
Deze verschillende applicaties moeten dus de controle over informatie en documenten vergemakkelijken en zorgen voor een aanzienlijke verkorting van de zoektijd, afhandeling en kostenbesparingen, die erg belangrijk zijn in onze administratieve processen.
Maar zou het geen voordeel zijn om slechts één applicatie te hebben die alle functies kan vervullen?
We laten u zien dat het documentbeheersysteem PaperOffice precies die ene applicatie voor uw bedrijf kan zijn die alle benodigde functionaliteiten aan boord heeft.
Waar worden de documenten opgeslagen?
Na automatiseringsmogelijkheden, monitoring en zoeken is dit de meest gestelde vraag, want of het nu privé of zakelijk is, niemand wil de gegevens in verkeerde handen achterlaten. Allereerst omdat dit ook wettelijk verplicht is.
PaperOffice DMS gaat op de veilige manier, omdat alle gegevens worden opgeslagen in een zeer veilige versleutelde database, die zich op uw NAS kan bevinden, bijvoorbeeld van Synology of QNAP. Dit betekent dat u altijd toegang en controle heeft over uw gegevens.
Het "hart" van het documentbeheersysteem is dus een database waarin de informatie zodanig is opgeslagen dat deze op een eenvoudige en gecontroleerde manier kan worden gevonden en teruggevonden.
Maar door de informatie op een gestructureerde manier op te slaan, hebben we maar een deel van de vergelijking.
Het "brein" dat het systeem aanstuurt is de workflow-logica, die het mogelijk maakt om afhankelijkheden tussen documenten en processen te creëren en deze informatie te koppelen in flexibele en vooraf gedefinieerde stromen.
Een essentiële stap in de implementatie van zo'n geavanceerde "workflow" is dat zoveel mogelijk documentatie in digitale vorm beschikbaar is.
Digitalisering en documentbeheer
Als we het hebben over documentbeheersystemen, mag men niet vergeten: hoe hoger de mate van digitalisering van de informatie die deel uitmaakt van de processen, hoe hoger de mate van controle en automatisering die kan worden bereikt.
In de eerste stap wordt bepaald welke documenten tot de processen behoren, hoe deze documenten geïntegreerd kunnen worden in het documentbeheersysteem en welke informatie eruit gehaald moet worden en samen met de documenten in de database moet worden opgeslagen.
Zodra de informatie is opgenomen, wordt de levenscyclus gedefinieerd, hoe deze interageert met andere processen en hoe deze kan worden geïntegreerd.
Hoogstwaarschijnlijk zal er ook informatie uit verschillende bronnen en in verschillende formaten komen. Een deel daarvan in digitale vorm, opgeslagen in bestanden of databases en een deel in de vorm van gedrukte documenten.
Als de informatie uit andere databases komt of in XML-formaat is, is het opvragen en extraheren eenvoudig, maar. Wat gebeurt er met digitale documenten in pdf, doc, etc. formaat? Het zal iets ingewikkelder zijn, maar de inhoud ervan kan op verschillende manieren worden benaderd, bijvoorbeeld met bepaalde programma's, door het bestand rechtstreeks te openen of door het naar de printer te sturen en de informatie via de afdrukspool (wachtrij) te extraheren.
Het is iets ingewikkelder wanneer het document in papieren vorm wordt geleverd, zoals een pakbon of een factuur. Maar als de oplossing een geavanceerd OCR-programma (Optical Character Recognition) bevat, is er al een belangrijke stap gezet.
Scanner- en documentbeheersysteem
Met een scanner of ander digitaliseringsapparaat wordt het document niet alleen omgezet in een afbeelding, maar kan de inhoud ook elektronisch worden "uitgelezen".
Als het systeem nu kan worden gebruikt om te herkennen en te definiëren welke documentinformatie staat apart in de De informatie in het documentbeheersysteem is compleet.
De digitalisering van informatie via OCR maakt het gemakkelijker om een breed scala aan documentatie te integreren in het beheer van processen en workflows.
Hoe u kunt profiteren van het documentbeheersysteem PaperOffice
Het documentbeheersysteem van PaperOffice is als een allroundtalent, want naast de algemene documentarchivering zijn er vele andere functies met betrekking tot documenten en de bijbehorende informatie geïntegreerd, zoals enkele:
- Altijd en overal toegang tot uw informatie
- Alle gegevens worden veilig bij u opgeslagen en niet in een cloud.
Blijf onafhankelijk door al uw gegevens zelf te beheren in plaats van in een externe cloud met vervolgkosten.
PaperOffice ondersteunt alle apparaten zoals lokale pc's, QNAP NAS, Synology NAS, Windows- of Linux-servers en webservices zoals AWS of Azure.
U krijgt alle voordelen van een cloud, maar dan met uw eigen databaseserver. U kunt uw PaperOffice-database versleuteld en veilig openen vanaf elke andere pc ter wereld.
Meer informatie. - Documenten zoeken en vinden
- PaperOffice indexeert gewoon alles, of het nu gaat om gescande documenten of bestanden. De tekstinhoud wordt zonder uw tussenkomst veilig opgeslagen in de database. U kunt dus binnen enkele seconden eenvoudig zoeken naar elk woordfragment, bedrag en trefwoord en overeenkomende items vinden.
Meer informatie over geïntegreerd zoeken. - Snel en geavanceerd zoeken
- Volledig automatiseerbaar
- Vrij definieerbare monitoring slaat automatisch alle documenten op volgens uw specificaties.
Niet alleen volledige mappen kunnen worden gecontroleerd, maar ook e-mailaccounts, Outlook-mappen en zelfs webgebaseerde formulieren.
Meer informatie over het automatiseren van de monitoring. - Automatisering en controle
- Juridisch conforme en auditbestendige archivering van documenten
- Ieder bedrijf is verplicht om fiscaal relevante documenten te bewaren voor de belastingdienst.
De uitdaging is om het groeiende aantal digitale en papieren documenten te archiveren zoals vereist door de GoBD: in het originele formaat en onveranderlijk.
- PaperOffice DMS maakt het mogelijk, leer hoe:
- Juridisch conforme archivering
- Automatiseer workflows
- Zoals gezegd is het voor geavanceerd documentbeheer essentieel om alle informatie digitaal en gestructureerd in een database te hebben. Hierdoor kunt u de documenten gemakkelijk vinden en de regels instellen voor wie uw informatie kan inzien, wijzigen en verwijderen/archiveren op één centrale website.
- Een van de pijlers van de PaperOffice-oplossing voor documentbeheer is de uitgebreide workflow-engine. Hiermee kunt u elke stap van een bedrijfsproces specificeren met de bijbehorende activiteiten en afhankelijkheden, evenals de betrokken afdelingen en rollen. Maar u kunt ook automatische meldingen definiëren die worden geactiveerd afhankelijk van activiteiten en gebeurtenissen die tijdens het proces plaatsvinden.
- Dit alles vermindert niet alleen de tijd die wordt besteed aan het beheren van taken, maar minimaliseert ook de kans op vergeetachtigheid en fouten in het proces.
- PaperOffice helpt u om al uw werkprocessen te automatiseren, volledige werkprocessen digitaal in kaart te brengen, zodat u altijd op de hoogte blijft.
U heeft altijd overzicht op taken en processen door middel van workflows die u ondersteunen bij het automatiseren van uw dagelijkse werkzaamheden.
Stel de gewenste workflow in met een vervaldatum, koppel deze aan mogelijke beslissingen en taken, en vanaf activering zorgt PaperOffice voor de rest tot aan de voltooiing. - Hierdoor kunt u gemakkelijk voldoen aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten.
- Meer informatie over workflowautomatisering:
- Workflows
En nog veel meer functies.
Het werken met en het beheren van documenten kan gemakkelijk, veilig en tegelijkertijd efficiënt zijn.
Toegevoegde waarde en voordelen van documentbeheer
Hieronder noemen we enkele van de meest opvallende voordelen van het implementeren van het PaperOffice-documentbeheersysteem:
- Controle over wie toegang heeft tot de documenten, wanneer en welke activiteiten erop kunnen worden uitgevoerd
- Centrale en gemakkelijke toegang tot alle relevante bedrijfsdocumentatie en de mogelijkheid dat meerdere partijen samenwerken aan hetzelfde document
- Beveiliging, niet alleen in toegangscontrole, maar ook in de bewaring en beveiliging die gepaard gaat met de introductie van nieuwe technologieën en databases
- Bespaar tijd bij het zoeken naar documentatie en kosten bij het beheren en opslaan ervan
- Vermindering van overtolligheden zoals duplicatie van documenten, fotokopieën, gegevensregistratie
- Flexibiliteit en automatisering van administratieve taken met het creëren van workflows die de integratie van documenten en bedrijfsprocessen in een gecontroleerde omgeving en duidelijk gedefinieerde en bewaakte activiteiten mogelijk maken
- Niet te vergeten het positieve "neveneffect" van een hogere interne en externe klanttevredenheid
Heb ik internet nodig om met PaperOffice te werken?
NEE! PaperOffice heeft GEEN internetverbinding nodig om te werken.
Internet is alleen vereist voor het downloaden van het installatiepakket, het aanmaken van het gebruikersaccount, het aanmaken van de database en het toevoegen van het apparaat.
Kan ik mijn Synology NAS gebruiken voor databaseopslag?
JA, zeker! PaperOffice werkt perfect met de Synology NAS.
Waar worden de documenten en bestanden opgeslagen?
Alle documenten en bestanden worden ofwel direct bij u opgeslagen, op uw pc, in een versleutelde database of, als uw documenten zijn opgeslagen onder "Mijn Windows-documenten", onversleuteld in uw lokale Windows-directory.
U heeft ook de mogelijkheid om de database op een NAS-apparaat in te stellen en uw gegevens op de NAS op te slaan.
In alle gevallen heeft u te allen tijde toegang tot uw gegevens.
Zijn mijn gegevens opgeslagen in een cloud?
Nee, uw gegevens worden over het algemeen niet in de cloud opgeslagen!
Als uw database is ingesteld op een NAS-server (zoals QNAP of Synology), worden uw gegevens opgeslagen in de database op de NAS-server.
Zijn door PaperOffice gemaakte databases altijd versleuteld?
Elke database die door PaperOffice is gemaakt, is beveiligd met een wachtwoord van hoog niveau. Alle meegeleverde documenten zijn versleuteld door de PaperOffice ChunkCrypt met een militaire versleuteling van 1024bit.
Het maakt niet uit of u alleen uw documenten en gerelateerde informatie wilt vinden, of dat u de documenten moet taggen, ze moet integreren in workflows, maar er tegelijkertijd voor moet zorgen dat u werkt in overeenstemming met verschillende richtlijnen en voorschriften - PaperOffice DMS heeft verschillende functies om u te helpen.
Aan de slag gaan is makkelijker dan u denkt.
Bent u nog steeds bang dat u het niet haalt?
Bekijk de casestudy's van onze klanten over digitaal gaan in verschillende sectoren en ervaar zelf hoe gemakkelijk integratie is.
