De PaperOffice e-handtekening brengt u van document naar voltooingscertificaat (auditrecord) — met SMS-identiteitsverificatie, een forensisch audittrail en een eenvoudige elektronische handtekening (SES) onder eIDAS. Dit is hoe de eerste verzending werkt.
Selecteer het document en start de handtekening
Open het documentoverzicht, selecteer het document (PDF, Word of Excel) en start de handtekeningsverzending. Het dialoogvenster leidt u door ontvangers, bericht en opties in een paar stappen.
Stel ontvangers en leveringskanaal in
Voeg een of meer ontvangers toe — verzoeken met meerdere partijen waarbij een ondertekeningsvolgorde is opgegeven, worden ondersteund. Beschikbare leveringskanalen: e-mail, SMS, directe link of QR-code.
Sjabloon, geldigheid en herinneringen
Kies één van de berichtsjablonen (bijv. contract, goedkeuring, offerte, urgent) en stel de geldigheidsduur in — voorinstellingen van 7, 14 of 30 dagen, of een aangepast bereik. Schakel optioneel automatische herinneringen in.
Controleren en verzenden
Controleer ontvangers, kanaal en geldigheid in het overzicht en verzend het verzoek. Elke ontvanger ontvangt een persoonlijke, beveiligde ondertekeningslink.
Wat de ontvanger doormaakt
De ontvanger verifieert eerst via SMS OTP (6-cijferige code, geldig voor 10 minuten) — geen handtekening zonder bewezen identiteit. Vervolgens is de volledige documentweergave verplicht, bevestigd via een selectievakje. Ondertekenen werkt via aanraking, muis of upload; apparaatvingerafdruk, IP-adres en optioneel de GPS-locatie worden geregistreerd.
Certificaat en ondertekend document
Na voltooiing genereert PaperOffice een certificaat en voegt dit samen met het originele PDF. Dit omvat SMS-verificatie met tijdstempel, apparaat- en IP-gegevens, GPS-coördinaten met een mapscreenshot, het chronologische audit trail en de SHA-256 integriteitsha — inclusief een verklaring over het handtekeningniveau (SES onder eIDAS).
