Audit & Quarantaine: Stop verdachte facturen voordat iemand betaalt

Resultaat eerst: De factuur is gestopt

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Deze film gaat over audit en quarantaine: hoe PaperOffice verdachte documenten detecteert en stopt voordat iemand een factuur betaalt die niet klopt. Eerst het resultaat. Deze factuur lijkt afkomstig van Veldtmann, een bekende leverancier, en vereist dat u vanaf nu alleen naar een nieuw bankrekeningnummer betaalt. PaperOffice heeft deze gecontroleerd, geclassificeerd als kritiek en onmiddellijk in de beveiligingsquarantaine geplaatst. Bewerken, downloaden en verwijderen zijn vergrendeld totdat een beheerder een beslissing neemt. We lopen het stap voor stap door: het AI-DMS niveau van de Workspace, quarantaine, slechte scans en velden, het auditcontrolecentrum, de beoordelingstaak, duplicaten en tot slot revisieveilige opslag.

Hoofdstuk 1: Het AI-DMS niveau van de Workspace

Hoeveel PaperOffice met uw documenten doet, wordt ingesteld per Workspace, met het AI-DMS niveau. Opslag bewaart alleen de bestanden zonder automatische verwerking. Basic zet ze om in een doorzoekbaar archief, met tekstherkenning, classificatie en trefwoorden. Premium leest ook de zakelijke velden, detecteert relaties tussen documenten en rapporteert duplicaten. Ultra gaat het diepst: Visieherkenning leest tabellen, formulieren en barcodes, aangevuld met Knowledge Graph en redenering over meerdere documenten heen. En in Ultra is de audit inbegrepen: PaperOffice controleert elk document met twaalf controles en plaatst verdachte documenten in quarantaine. Voor deze video maken we de Workspace Audit-Demo met Ultra. Voordat we deze aanmaken, toont PaperOffice nogmaals de belangrijkste instellingen voor uw controle. Als alles er correct uitziet, maken we de Workspace aan.

Hoofdstuk 2: Bankwijziging: de factuur gaat in quarantaine

Nu het serieuze geval. We uploaden een factuur van Veldtmann, een bekende leverancier. Onderaan de factuur staat een noot: Gebruikt u vanaf nu alleen de nieuwe bankgegevens; de vorige zijn niet langer geldig. U ziet al in de lijst dat er iets mis is: security quarantaine, audit hoog en HITL vereist, wat betekent dat een persoon het moet controleren. In het Audit tabblad kunt u zien waarom. De audit markeert een frauderisico: de factuur zegt expliciet om een nieuw rekeningnummer te gebruiken en dat het vorige niet langer geldig is. Dit is een klassiek teken van e-mailfraude, bijvoorbeeld wanneer iemand een mailbox heeft overgenomen. Ernst acht van tien, kritiek. Elke bevinding komt met een aanbeveling. Hier: verwerk de betaling niet alleen op basis van het document, en neem contact op met de leverancier via geverifieerde contactgegevens uit eerdere correspondentie om de wijziging te bevestigen. Er is ook een tweede bevinding: een betalingsrisico, omdat de factuur u vertelt om een nieuw IBAN te gebruiken en de vorige bankgegevens te negeren. Vanaf ernstniveau zeven plaatst PaperOffice het document onmiddellijk in quarantaine. Bewerken, verplaatsen, downloaden en verwijderen zijn vergrendeld; de resterende tabbladen zijn inactief. U kunt de verbindingen nog steeds bekijken, maar alleen in de modus alleen-lezen.

Hoofdstuk 3: Slechte scans

In de dagelijkse praktijk komen documenten zelden in perfecte staat aan. Wij laden drie typische voorbeelden op: een vrachtfactuur met een koffievlek, een leveringsbon van een naaldprinter en een factuur die iemand met zijn mobiele telefoon heeft gefotografeerd. PaperOffice extraheert ook deze documenten. Elk krijgt een beschrijvende naam, een korte samenvatting en de gegevensvelden: documentnummer, afzender, ontvanger, referentie en bedragen. Bij de vrachtfactuur van Britannia Freight bevindt de koffievlek zich precies in het midden van de pagina. Het documentnummer, de afzender en het totaalbedrag van beide regelitems worden nog steeds correct in hun respectievelijke velden vastgelegd. Beweegt u met uw muis over een veld, en het overzicht aan de linkerkant springt direct naar de plek in het document waarvandaan de waarde komt. Op deze manier ziet u onmiddellijk of het correct is. De leveringsbon van de naaldprinter heeft bleke, gepunte karakters op grijs continupapier. Het leveringsbonnummer, ordernummer en adressen komen nog steeds duidelijk door. En de mobiele foto: gemaakt onder een hoek op een houten tafel. PaperOffice leest dit als een scan, met factuurnummer, afzender, btw-identificatienummer en het bedrag van negentienhonderd euro. Een slechte scan alleen is nog geen auditbevinding. Alle drie de documenten hebben de audit zonder kritieke signalen doorstaan.

Hoofdstuk 4: Velden controleren en bewerken

Als een waarde onjuist is of anders zou moeten zijn, kunt u deze direct in het veld wijzigen: klikt u er gewoon in, past u de waarde aan en bent u klaar. PaperOffice slaat de wijziging onmiddellijk op, en het overzicht toont vervolgens wie het document laatst heeft gewijzigd en wanneer. Een manipulatiebestendige wijzigingsgeschiedenis wordt geleverd met revisieveilige opslag. Meer daarover aan het einde.

Hoofdstuk 5: Quarantaine in één oogopslag

Terug naar de factuur met de nieuwe bankgegevens: u kunt deze niet zomaar verwijderen. Een beheerder moet eerst een beslissing nemen. Dit zorgt ervoor dat er geen bewijsmateriaal verdwijnt voordat iemand de zaak heeft beoordeeld. Om zeker te weten dat geen enkele zaak door de mand valt, filtert u uw zoekopdracht op Audit: audit vereist, hoog auditrisico, HITL vereist of beveiligingsquarantaine. Met beveiligingsquarantaine blijft er precies één factuur over in onze Workspace. In het documentenoverzicht toont elke Workspace hoeveel documenten momenteel in quarantaine zitten. Met de quarantaine filter worden alleen die Workspaces getoond. In de instellingen kunt u definiëren of PaperOffice documenten automatisch in quarantaine plaatst bij een kritieke auditbevinding, en op welk ernstniveau. Standaard staat dit ingesteld op zeven van de tien.

Hoofdstuk 6: Het auditcontrolecentrum

Het auditcontrolecentrum vat alles samen: twee bevindingen, twee openstaande beoordelingen, twaalf controles en een maximale ernst van acht. Daarnaast ziet u de fraude-risicoanalyse in volledige zinnen. Hieronder vindt u alle twaalf controles: financiële integriteit, belastingcompliance, fraude-risico, geografische afwijking, gegevensconsistentie, ontbrekende gegevens, plausibiliteitscontrole, betalingsrisico, visuele authenticiteit, regelgevende naleving, blootstelling van gevoelige gegevens en bedreigende inhoud. Twee hiervan zijn gemarkeerd met hoog risico en geen groen vinkje. Hieronder staan de bevindingen met ernst, onderbouwing en aanbeveling. U kunt elke bevinding markeren als beoordeeld of er een taak van maken. Voor uw administratie of voor uw belastingadviseur kunt u het resultaat exporteren als een PDF-rapport, optioneel samen met het originele document.

Hoofdstuk 7: Over de beoordelingstaak beslissen

Met één klik zet u de bevinding om in een beoordelingstaak. Deze komt terecht bij de Human in the Loop-taken, waar uw team deze verwerkt. Audit-taken bieden u vier opties. Volledige beoordeling, wanneer de bevinding is gecontroleerd. Geen actie vereist, wanneer er geen risico is. Niet uitvoerbaar, en de bevinding blijft openstaand. Of stuur de taak door naar iemand anders. Wanneer een bankrekening verandert, is de regel om terug te bellen naar de leverancier via het nummer dat u al kent, nooit het nummer op de nieuwe factuur. Noteert u uw bevindingen als commentaar en voltooit u de beoordeling. Alleen een beheerder kan de quarantaine opheffen, na een expliciete bevestiging. Hier was de bankwijziging niet echt. Dus we annuleren, het document blijft in quarantaine en er wordt niet naar het verkeerde rekeningnummer betaald.

Hoofdstuk 8: Dubbele exemplaren

Een klassiek geval: dezelfde factuur komt twee keer aan, eerst als origineel en later opnieuw als scan. Uitgaande van AI-DMS Premium herkent PaperOffice dit. Boven het tweede document wordt weergegeven: mogelijk dubbel document, samen met de naam, Workspace, en de datum van het origineel. De redenen staan er direct bij: hetzelfde documentnummer, dezelfde uitgever, hetzelfde bedrag en dezelfde referentie. De audit markeert het dubbele exemplaar ook als een bevinding met ernstniveau vijf. Dit ligt onder de drempelwaarde van zeven. Het document gaat dus niet in quarantaine, maar iemand moet het controleren. Met één klik opent u het origineel om te vergelijken. Als het echt geen dubbel exemplaar is, markeer het dan als Geen duplicaat.

Hoofdstuk 9: Revisieveilige opslag en Legal Hold

Voor documenten die u moet bewaren, is er de wijzigingszekere opslag. Boven het document staat nog steeds: niet wijzigingszeker. U activeert dit in het tabblad Revisies: kiest u het land en het documenttype, wat de bewaartermijn vaststelt, hier zes jaar voor een VK BTW-administratie. Dit gaat direct in werking en PaperOffice toont de berekende einddatum. Daarna wordt het document onveranderlijk bewaard en kan het niet worden verwijderd of verplaatst totdat de bewaartermijn is verstreken. PaperOffice logt in het tabblad Revisies alles wat er met het document gebeurt, op een manier die niet te manipuleren is. Dit is door ontwerp onomkeerbaar. Op elk moment kunt u vervolgens een compliance-certificaat aanmaken: een PDF met bewijs van integriteit, een QR-code en een openbare verificatielink. Als er een juridisch geschil of belastingcontrole gaande is, kan een beheerder extra een Legal Hold instellen via de API, bijvoorbeeld vanuit uw eigen workflow. Het document zal dit direct weergeven en blijft bewaard na de einddatum totdat de bewaring wordt opgeheven. Samenvattend: kies AI-DMS Ultra voor belangrijke documenten, en de audit controleert elk document met twaalf controles. Kritieke bevindingen plaatsen het document onmiddellijk in quarantaine, en alleen een beheerder mag dit vrijgeven na een beoordeling. PaperOffice leest ook slechte scans, u controleert elke waarde bij de bron, PaperOffice rapporteert duplicaten vanzelf, en u bewaart belangrijke documenten wijzigingszeker. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.