Integrator in de praktijk: een klant koppelen

Resultaat eerst: Kranvik Precision is geïntegreerd

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Aflevering vier van de partnerserie gaat over het werken als integrator in de praktijk: wij verbinden een klant technisch. Eerst het resultaat. Voor onze klant Kranvik Precision in Londen is er een dedicated Workspace in ons account. Hun facturen komen daar automatisch binnen vanuit hun mailbox, en hun team stelt vragen over de documenten in Claude zonder iets anders te zien in ons account. Dit wordt bereikt in vier stappen: een Workspace voor de klant, een gebruikersgroep met precies deze Workspace, een groeps-token voor Claude, en het automatisch ontvangen van documenten. Tot slot zullen we zien waar het gebruik eindigt.

Hoofdstuk 1: Eén Workspace per klant

Als integrator draait uw oplossing op uw eigen PaperOffice account. Uw klant betaalt u tegen uw prijs, en uw gebruik ontvangt de integrator-voordeel. Maak voor elke klant een dedicated Workspace. Dit zorgt ervoor dat documenten, agents en kennis per klant gescheiden blijven. We verwijzen hiernaar als Kranvik Precision.

Hoofdstuk 2: Een groep met precies deze Workspace

Om ervoor te zorgen dat het team van uw klant alleen hun Workspace ziet, maakt u een groep onder Gebruikersgroepen. Bij het configureren van de Workspace Toegang selecteert u de whitelist en wijst u alleen Kranvik Precision toe. Voor deze Workspace definieert u wat de groep mag doen met de documenten, zoals bekijken en downloaden, maar niet uploaden. Stel gebieden zoals Storage Mounts of Connectors in op ‘Geen toegang’. Een veelgemaakte fout is een groep met volledige toegang. Dan ziet de token alle Workspaces in uw account, inclusief die van uw andere klanten. Controleer dus in de groepslijst dat de toegang beperkt is.

Hoofdstuk 3: Een groeps-token voor Claude

Onder API & Developer maakt u nu een groeps-token aan voor deze groep. Deze is bedoeld voor MCP Connect, dat wil zeggen voor Claude, ChatGPT of Cursor, en neemt precies de rechten en Workspaces van de groep over. U kunt het token op elk moment kopiëren vanuit de lijst van API sleutels. Behandel het als een wachtwoord en deel het uitsluitend via beveiligde kanalen. In Claude voegt uw klant PaperOffice toe als connector en logt één keer in met behulp van het token. Vanaf dat moment haalt hun team hun eigen documenten direct op in Claude. Voor serverprocessen gebruikt u daarentegen een API sleutel. Voor Claude en andere AI-assistenten zijn er het groeps-token of het gebruikers-token. Als iemand uw klant’s team verlaat, draait u het token om. De app genereert onmiddellijk een nieuwe, en de oude wordt ongeldig. Uw klant voert de nieuwe één keer in in Claude.

Hoofdstuk 4: De documenten komen automatisch aan

Nu komen de documenten vanzelf aan. De makkelijkste manier is de factuurpostvak van uw klant: onder Storage Mounts verbindt u het postvak via IMAP, met de gebruikersnaam en een app-wachtwoord. Een Connector in importmodus haalt nieuwe e-mails op vaste intervallen op en slaat ze op in de Workspace Kranvik Precision. Daar leest PaperOffice de documenten net als elk ander document. Als uw klant een NAS of scanner heeft, verbindt u deze met dezelfde methode, bijvoorbeeld via SFTP. Toegewijde video’s over dit onderwerp zijn beschikbaar in de Academy.

Hoofdstuk 5: Aangepaste workflows met n8n

Voor uw eigen processen gebruikt u de API, bijvoorbeeld met n8n: Nieuwe facturen worden geëxtraheerd, gecontroleerd en doorgestuurd. Onze film “De inbox die met u meedenkt” in de Academy laat u zien hoe u zo’n inbox stap voor stap bouwt.

Hoofdstuk 6: Waar het gebruik eindigt

Alle aanroepen worden verwerkt via uw account. U kunt uw integratiewinst zien op de partnerbadge op uw abonnementskaart en onder elke regel van de API-gebruikstatistieken. Wat u hieraan in rekening brengt bij uw klant is aan u zelf. Samengevat: één Workspace per klant, een groep die precies deze Workspace bevat, een groeps-token voor Claude, en de documenten komen automatisch aan via postvak of NAS. Alles verloopt via uw account. De volgende en laatste aflevering gaat over werken als doorverkoper in de praktijk: hoe uw klant zelf aan de slag gaat. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.