IDP Agents: extraheer precies de gegevens die u nodig heeft uit uw documenten

Eerst het resultaat: tien velden uit een gescande factuur

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Deze video gaat over IDP Agents. Daarmee haalt PaperOffice precies de gegevens die u nodig heeft uit uw documenten, consistent in dezelfde velden voor elk document. Factuurnummer, inkoopordernummer, bedragen, IBAN: als u zulke gegevens document voor document overtypt, kost dat tijd en raakt u er fouten in. Eerst het resultaat. Deze factuur van Veldtmann kwam binnen als scan. Onze IDP Agent heeft er tien velden uit gehaald: factuurnummer, factuurdatum, leverancier, inkoopordernummer, nettobedrag, belastingbedrag, totaalbedrag, valuta, IBAN en vervaldatum. Beweeg de muis over een veld, dan springt het beeld links naar de plek in het document waar de waarde vandaan komt. Hier is de IBAN uit de betaalgegevens. Zo controleert u elke waarde in één oogopslag. En omdat elke factuur dezelfde velden krijgt, zet een export ze om in een Excel-tabel, met elke factuur op één rij. Zo doet u het zelf: maak een agent aan op basis van een voorbeelddocument en een sjabloon, definieer de velden en test ze, koppel de agent aan een documenttype, verwerk daarna bestaande documenten, controleer de resultaten en exporteer ze.

Hoofdstuk 1: Overzicht van IDP Agents

PaperOffice leest al automatisch de gegevens uit elk document wanneer u het uploadt, afhankelijk van het AI-DMS-niveau van de workspace. Een IDP Agent is uw eigen opgeslagen extractie voor terugkerende documenten: u bepaalt welke velden u nodig heeft, hoe ze heten en in welk formaat de waarden eruit komen. Uw IDP Agents vindt u onder Document AI. De lijst is momenteel leeg. Een IDP Agent wordt altijd aangemaakt op basis van een voorbeelddocument. Er zijn drie stappen: selecteer het document in de workspace, maak een nieuwe IDP Agent aan en kies een sjabloon uit de sjablooncatalogus. Daarna past u de velden en prompts aan in de agent-editor.

Hoofdstuk 2: Agent aanmaken op basis van een voorbeelddocument en sjabloon

In onze workspace IDP-Demo staan vijf leveranciersfacturen. Als voorbeelddocument nemen we de factuur van Veldtmann: selecteer deze, kies daarna Acties, Agenten en werkstromen, IDP en Nieuwe agent maken. De sjablooncatalogus opent nu, gesorteerd op categorieën: Financiën en Boekhouding, Logistiek, Juridisch, ID’s en meer, ook voor e-facturen zoals XRechnung, ZUGFeRD en Factur-X. Met Alleen aanbevolen tonen ziet u alleen de sjablonen die bij dit document passen. Voor inkomende leveranciersfacturen gebruiken we Invoice Quick Capture Plus. Het sjabloon bevat de belangrijkste velden: factuurnummer, factuurdatum, bedragen, leverancier en valuta. Het bevat ook het aanbevolen model. Klik op Agent maken. PaperOffice leest het voorbeelddocument nu volledig: tekstherkenning, velden, afronding. Dit duurt even; ik spoel door. Dit is de agent-editor. Links staat het voorbeelddocument, rechts staat eerst de analyse: wat voor soort document het is en wat het sjabloon erin heeft gevonden.

Hoofdstuk 3: De velden definiëren

Met Doorgaan en gedetecteerde velden controleren gaan we naar de velden. PaperOffice start meteen een eerste testrun met het voorbeelddocument. Elk veld toont de gevonden waarde en ernaast een klein fragment uit het document, zodat u direct ziet waar die vandaan komt. Klap een veld open om de prompt te zien, een korte instructie voor de AI over waar hij wat moet zoeken. Deze tekst kunt u hier direct bewerken. Bovenaan de editor ziet u het model. Het sjabloon raadt Basic Pro Max aan, tekstherkenning zonder afbeeldingsanalyse. Omdat we ook foto’s van mobiele telefoons en scans met vlekken ontvangen, kiezen we Premium Pro Max: die bekijkt daarnaast de afbeelding van de pagina en leest zo ook moeilijke scans. Voor de betaling hebben we nog velden nodig. Nieuw veld: label IBAN, plus een technische sleutel, en bij Veldtype staat een apart veldtype IBAN. In de prompt staat waar de IBAN te vinden is. In hetzelfde dialoogvenster geeft u aan welke pagina’s doorzocht worden en hoe de waarde wordt gevalideerd, met een patroon of een lijst met toegestane waarden. De IBAN is een verplicht veld. Ontbreekt hij in een document, dan markeert PaperOffice het veld als ontbrekend, en vindt u het document met het filter Manuele beoordeling vereist. Er wordt een beoordelingstaak voor uw team aangemaakt wanneer u hiervoor een HITL-agent instelt. Daarna komt de vervaldatum, van het type Datum. Hier is Controlehint — zachte HITL voldoende als die ooit ontbreekt. Test de agent na elke wijziging opnieuw; pas dan kunt u hem opslaan. En nu worden ook de nieuwe velden getoond.

Hoofdstuk 4: Betrouwbaarheid testen en opslaan

Levert de agent ook betrouwbaar hetzelfde resultaat? Daarvoor is er de meervoudige test. We laten hem vijf keer draaien. Een run geldt alleen als geslaagd wanneer elk veld een waarde heeft. Na vijf geslaagde runs staat er: Productie: veilig. Onder Uitvoer en beoordeling stelt u in hoe de waarden worden geschreven en wanneer een persoon ze moet controleren. Op het tabblad Geëxtraheerde gegevens kunt u de resultaten van de testruns bekijken als boom, JSON of tabel, en downloaden. En met Als deelbare sjabloon exporteren geeft u de agent als bestand door. Een ander team importeert hem dan in de sjablooncatalogus. Nu opslaan. De agent heet “Supplier invoices” en is meteen actief.

Hoofdstuk 5: De agent aan een documenttype koppelen

Om ervoor te zorgen dat de agent in de toekomst automatisch draait, koppelen we hem aan een documenttype. Onder Documenttypen openen we het type Factuur. Op het tabblad Standaard IDP Agent kiezen we Supplier invoices en slaan we op. Vanaf nu geldt het volgende: als de AI-DMS-verwerking een nieuw document als factuur herkent, zet PaperOffice de agent automatisch in de wachtrij, in elke workspace met AI-DMS.

Hoofdstuk 6: Een nieuwe factuur wordt automatisch gelezen

Laten we het proberen. Er komt een nieuwe factuur binnen, deze keer van Iberica in Bilbao, in het Spaans. Trouwens: in het uploadvenster kunt u ook direct een agent selecteren voor precies deze documenten. Hier laten we PaperOffice zelf beslissen. Eerst herkent de AI-DMS-verwerking het factuurtype, daarna draait onze agent. Ik spoel door. Hier is het resultaat: dezelfde tien velden als bij Veldtmann, ook al staat de factuur in het Spaans. Pedido cliente wordt het inkoopordernummer, Vencimiento wordt de vervaldatum, en de Spaanse IBAN staat in het veld IBAN.

Hoofdstuk 7: Bestaande documenten in één keer

En wat met de vijf facturen die al in de workspace stonden? Die koppeling geldt niet met terugwerkende kracht voor hen. We verwerken ze in één keer: selecteer ze allemaal, kies daarna Acties, Agenten en werkstromen, IDP, Bestaande agent toepassen. Selecteer een agent en start IDP Agent. PaperOffice zet alle documenten in de wachtrij en verwerkt ze op de achtergrond. De status ziet u onder Verwerking. Ik spoel door.

Hoofdstuk 8: De resultaten controleren

In het document zelf staan de waarden onder Gegevensvelden, en bij elk veld hoort een klein fragment uit het document. Hier is de factuur die iemand met de mobiele telefoon heeft gefotografeerd. Ook hier zijn alle velden aanwezig, en als u de muis erover beweegt, springt het beeld naar de bronplek. Is een waarde onjuist, dan wijzigt u die direct in het veld, en PaperOffice slaat dat meteen op. Voor één document staat hier bovenaan de knop Agent toepassen. En de vrachtfactuur met de koffievlek: factuurnummer, inkooporderreferentie, bedragen en de Britse IBAN zijn correct.

Hoofdstuk 9: Exporteren naar Excel

Tot slot de lijst voor de boekhouding: selecteer alle facturen, kies daarna Acties, Delen en exporteren, Data exporteren. Als kolommen kiezen we de velden van onze agent, in Excel-formaat. Elke factuur staat in het bestand op een aparte rij, met dezelfde kolommen. En nu valt iets op: drie facturen van Veldtmann verwijzen naar dezelfde Duitse IBAN, terwijl de vierde een rekening in Litouwen vermeldt. Hoe PaperOffice dit automatisch controleert en tegenhoudt, wordt getoond in de aflevering Audit & Quarantaine. Samengevat: een IDP Agent is uw eigen extractie-instelling voor terugkerende documenten. U begint met een voorbeelddocument en een sjabloon, voegt de velden toe die u nodig heeft en test tot de agent betrouwbaar resultaat levert. Gekoppeld aan een documenttype draait hij automatisch bij elk nieuw document, terwijl bestaande documenten in één keer worden verwerkt. U controleert elke waarde bij de bronplek, en met een export belandt alles in Excel. Onze n8n-video laat zien hoe u een IDP Agent vanuit uw eigen software of vanuit n8n aanroept. De volgende video gaat over Workflow Agents. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.