Functietour: documenttypen

Betekenis

Stelt u zich een factuur voor die aankomt in PaperOffice zonder label. Het is slechts een bestand — moeilijk te vinden, moeilijk te routeren en eenvoudig om in het dagelijkse werk kwijt te raken.

Met het documenttype Factuur weet PaperOffice wat het is. Teams kunnen er met vertrouwen naar zoeken, agents kunnen de juiste velden extraheren en workflows kunnen het naar het juiste proces routeren zonder te raden op basis van de bestandsnaam alleen.

Hetzelfde principe geldt voor contracten, leveringsbonnen, offertes en bonnen. Elk documenttype heeft een duidelijke betekenis in de dagelijkse praktijk — niet slechts een bestandsnaam die zonder context in de opslag ligt voor mensen of automatisering.

Dat label is het startpunt voor alles wat volgt in Document AI.

Waarom

Hier is waarom dat belangrijk is in het dagelijkse werk.

Een factuurtype helpt bij het automatisch invullen van leverancier, bedrag en vervaldatum, zodat cheques en betalingsvoorbereiding automatisch kunnen starten in plaats van met een leeg bestand.

Een contracttype kan andere regels activeren dan een leveringsbon. Goedkeuringen, retentie en vervolgstappen blijven afgestemd op het echte document en niet op een generieke upload.

En retentie kan per categorie worden voorbereid — bijvoorbeeld een langere bewaartermijn voor facturen dan voor concepten — zodat het beleid direct meegaat vanaf het moment dat het document wordt geclassificeerd en opgeslagen.

Idp-agent

In de documenttype-editor kan een standaard IDP Agent direct aan het type worden gekoppeld.

Nadat AI-DMS het type automatisch heeft herkend — bijvoorbeeld Factuur — wordt deze agent in de wachtrij geplaatst naast de Workspace-pipeline, met deduplicatie zodat dezelfde agent niet twee keer voor één document wordt uitgevoerd.

Classificatie en extractie werken als één stroom: AI-DMS bepaalt het type, en de gekoppelde IDP Agent start zonder handmatige overdracht door de gebruiker of een aparte triggerstap.

Idp-mogelijkheden

Een IDP Agent doet veel meer dan alleen een label aan een bestand hechten.

Het kan gerichte gegevens van de pagina extraheren — leveranciersnamen, bedragen, data, regelitems, btw-identificatienummers en andere velden die specifiek voor dat documenttype zijn geconfigureerd.

Het kan visuele controles uitvoeren: bevestigen dat belangrijke regio’s aanwezig zijn, velden op de pagina markeren en ondersteuning bieden bij beoordeling wanneer iets onvolledig, ontbrekend of onzeker lijkt.

Het kan waarden valideren tegen bedrijfsregels, menselijke beoordeling voorbereiden wanneer het vertrouwen laag is, en gestructureerde resultaten doorgeven aan de volgende workflowstap zonder dat gegevens opnieuw moeten worden ingetypt.

Zo zet de agent herkenning om in bruikbare data — klaar voor routing, controles, goedkeuringen en automatisering binnen de organisatie.

Gebonden aan een documenttype starten deze mogelijkheden automatisch na AI-DMS herkenning.

Systeem eigen

Begin met systeemtypes — kant-en-klare labels voor veelvoorkomend werk zoals facturen en contracten die teams al in verschillende regio’s herkennen.

Maak alleen een eigen type aan wanneer het bedrijfsproces werkelijk anders is — bijvoorbeeld een klinisch formulier, een douanepakket of een intern goedkeuringspakket dat zijn eigen betekenis en regels nodig heeft.

Filter op regio zodat de catalogus aansluit bij de jurisdictie zonder wettelijke vereisten uit andere regio’s door elkaar te halen in dezelfde lijst.

Aanmaken

Om een nieuw documenttype aan te maken, opent u Documenttypen en kiest u voor Nieuw documenttype.

Voer een duidelijke weergavenaam in, een korte beschrijving voor gebruikers in lijsten en tooltips, en een AI-hint die uitlegt hoe de classifier dit type moet herkennen — doorgaans in het Engels, met typische kenmerken en hoe vergelijkbare documenten te onderscheiden.

Stel de jurisdictie in waarvoor het type geldt. Koppel optioneel een Standaard IDP Agent zodat extractie en visuele controles starten na herkenning van AI-DMS. Configureer de bewaartermijn wanneer documenten van dit type een WORM- of bewaarregel voor compliance moeten dragen.

Sla het type op. Het verschijnt in de catalogus en kan direct worden gebruikt voor classificatie en automatisering — zonder dat het hele proces opnieuw hoeft te worden opgebouwd.

Gebruik dit pad alleen wanneer de zakelijke betekenis echt nieuw is — niet voor elke kleine naamvoorkeur.

Bewaring

Een documenttype kan een bewaringsregel naar echte documenten overbrengen zodra ze zijn geclassificeerd.

Wanneer een factuur wordt geüpload of herkend, kan die regel worden toegepast — inclusief WORM-bescherming voor de vereiste periode zodat bestanden tamper-proof blijven totdat het bewaringsvenster verloopt.

Bevestig altijd de wettelijke grondslagen met specialisten voordat u deze afdwingt. PaperOffice helpt bij het voorbereiden van bewaring op het type — het vervangt geen professioneel juridisch of compliance-advies voor uw organisatie.

Sectie

Blader door de catalogus, probeer te zoeken op Factuur en begin met systeemtypes die al overeenkomen met dagelijks werk.

Koppel een standaard IDP Agent zodat extractie, visuele controles en validatie automatisch volgen op AI-DMS herkenning.

Maak een eigen type alleen voor een echt zakelijk verschil, configureer de bewaartermijn zorgvuldig en laat classificatie en automatisering met duidelijke betekenis werken.

Zo houden Documenttypes dagelijkse bestanden begrijpelijk in PaperOffice AI — van de eerste upload tot langetermijnarchivering.