Maak Workspaces: Standaard, Business, Compliance

Laten we beginnen. In het Workspaces-overzicht klik ik op Nieuwe Workspace aanmaken. Een Workspace is als een speciale archiefkast, bijvoorbeeld voor een bedrijf, een project of een klant. Ik noem het Northstar Industrial en kies het type: Bedrijf. De verwerkingstaal wordt ingesteld op Engels. De AI zal deze taal later gebruiken voor samenvattingen, namen en velden. Voor de opslaglocatie kiest u tussen het PaperOffice EU-datacenter en uw eigen opslag, BYOS, afgekort voor Bring Your Own Storage. Uw bestanden leven dan op uw eigen server of NAS, die u van tevoren hebt ingesteld onder Connectors. Belangrijk: de opslaglocatie kan na het aanmaken niet meer worden gewijzigd. In het tabblad Workspace-type gaat het om bescherming en bewijslast. Er zijn drie niveaus. Standaard is het instapniveau: opslaan en vinden. Business is voor dagelijks werk: delen, beschermen, herstellen. Dit is onze aanbeveling, en alleen Workspaces met Business kan extern worden gedeeld. Compliance is het hoogste niveau, voor bewijslast en audit-klaarheid, bijvoorbeeld bij strikte bewaartermijnen. Compliance kost extra, ondersteunt geen eigen opslag en kan niet extern worden gedeeld. Upgraden is altijd mogelijk; downgraden niet. In het tabblad AI-DMS definieert u hoe grondig de AI uw documenten begrijpt. Alleen opslag, zonder AI, is geschikt voor puur archiveren. U kunt de bestanden later nog verwerken. Basic maakt uw archief doorzoekbaar: tekstherkenning, classificatie en trefwoorden. Premium is de beste standaardinstelling voor zakelijke documenten, met semantisch zoeken, zakelijke velden en relaties. Ultra extrahert het maximum: tabellen, formulieren en afbeeldingen worden gelezen, documenten worden aan elkaar gekoppeld en elk document krijgt een beveiligingscontrole. Voor onze demo gebruik ik Ultra. Onder Documenttype selecteer ik Automatische herkenning. De AI wijst dan elk document toe aan het juiste type, zoals factuur, leveringsbon of contract. Onder Toegangsbeveiliging kunt u een Workspace verder beveiligen met een wachtwoord, een sms-code of het vier-ogen-principe. Voor onze demo slaan we dit over. En onder Delen kunt u de Workspace later extern delen: per e-mail voor toegang in de browser, of per telefoon. Ik laat u dat zo meteen in detail zien. Ik sla op, controleer de samenvatting en maak de Workspace aan.