Típus és szabály meghatározása
A klaszszifikáció felismeri típust, irányt, nyelvet és feladót, és mappát, megtartási határidőt és workflow-t javasol. Saját dokumentumtípusokat saját határidőkkel hozhat létre képzés és sablon nélkül.
Megfelelőségi szabálysértés kockázata
A szabálysértések ritkán szándékosak. Akkor keletkeznek, amikor egy dokumentum rossz helyen van, és senki nem látja a határidőt.
Típust, határidőt és védelmet beállítják érkezéskor. Az eltérések egy személyhez kerülnek, nem a semmibe.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Hogyan működik
A megfelelőség nem év végi projekt. Minden dokumentum megkapja típusát, határidejét és védelmét abban a pillanatban, amikor megérkezik.
A klaszszifikáció felismeri típust, irányt, nyelvet és feladót, és mappát, megtartási határidőt és workflow-t javasol. Saját dokumentumtípusokat saját határidőkkel hozhat létre képzés és sablon nélkül.
A munkaterület beállítja a titkosítást, jogokat, WORM védelmet és határidőt. A Redact Agent felismeri a személyes adatokat és elsötétíti őket, mielőtt a dokumentum elhagyná a céget.
A lejárt határidők, nyitott jóváhagyások és az Audit Center találatai feladatként kerülnek kiosztásra. A jóváhagyások két személyes szabályként vagy aláírásként futnak, mindkettő dokumentálva a naplóban.
Mit fed le a megoldás
A megőrzés, adatvédelem, jóváhagyás és bizonyítás összefügg. Ezeket a pontokat a PaperOffice lefedi.
Minden dokumentumtípus saját határidővel rendelkezik, beleértve a saját által létrehozottakat is, mint például a vállalati megállapodás vagy ellenőrzési jelentés.
Típus, irány, nyelv és feladó felismerése tanítás és sablon nélkül minden feladónál.
Nevek, címek, IBAN-számok, születési dátumok és egyedi kifejezések megtalálhatók és igény esetén kitakarhatók.
Két személyes jóváhagyás a munkaterületen, aláírások a PaperOffice Sign-on keresztül eIDAS szintekkel és tanúsítvánnyal.
Lejáró határidők előre megjelennek feladatként, nem telnek el csendben.
Verziók, WORM-védelem és egy utólag nem módosítható napló.
Találatok alacsonytól kritikusig, értesítés és eskaláció az Ön által meghatározott szinttől kezdődően.
Feldolgozás és tárolás EU-s adatközpontokban, igény esetén saját tárhely Storage Mount-on keresztül.
Amit a PaperOffice megold
Egyik funkció sem különleges megfelelőségi út: azokban az esetekben lépnek működésbe, ahol dokumentumai amúgy is feldolgozásra kerülnek.
Biztonság és megfelelőség
A megfelelőségi adatok maguk is védelmet érdemelnek: személyzeti iratok, szerződések, törlési kérelmek. A feldolgozás és tárolás nyomon követhető marad.
Kérdések megfelelőségi jogsértésekről
A PaperOffice biztosítja az építőelemeket: határidők dokumentumtípusonként, WORM-védelem, változtathatatlan napló, személyes adatok felismerése és dokumentált törlés. Mely követelmények vonatkoznak konkrétan az Ön cégére, azt az adószakértője vagy adatvédelmi tisztviselője értékeli. A rendszer biztosítja a bizonyítékokat.
A határidőt egyszer állítja be minden dokumentumtípusra. Ezután az osztályozás automatikusan hozzárendeli minden új dokumentumhoz. Saját típusokat saját határidőkkel bármikor kiegészíthet.
A keresés segítségével összesíti az összes dokumentumot egy személyről, és megmutatja, mi van még tárolási kötelezettség alatt. A többi törlésre kerül, és maga a törlés is szerepel a naplóban.
Igen. A Redact Agent felismeri neveket, címeket, IBAN-számokat, születési dátumokat és egy kifejezéseket, megjeleníti minden találatot az előnézetben, és eltávolítja ezeket a PDF-ből, nemcsak letakarja őket.
Az üzleti és megfelelőségi munkaterületek ismerik a két személyes jóváhagyást. Ki hagyta jóvá, az időponttal és megjegyzéssel a nyomon követésben áll. Aláírásokhoz használja a PaperOffice Sign-t tanúsítvánnyal.
A szabályok a háttérben lépnek működésbe bejövő dokumentumoknál. Csak ott látható, ahol döntésre van szükség: lejáró határidő, nyitott jóváhagyás vagy ellenőrzendő találat.
NAS, szerverek és felhőtárhelyek Storage Mount-on keresztül csatlakoztathatók. A fájlok ott maradnak, ahol vannak, miközben az osztályozás, határidők és naplózás továbbra is működik.
Ügyfeink mérhető eredményei
"Vállalati dokumentumkezelés összes bányászati műveletünkhöz. Világszínvonal."
"Az FDA által szabályozott gyógyszerészeti címkék hiánytalan dokumentációt igényelnek. A PaperOffice napokról órákra csökkentette a jóváhagyási folyamatunkat."
"A műszaki dokumentáció és a rendelésfeldolgozás most teljesen automatikusan működik."
"A digitalizáció forradalmasította közigazgatásunkat. Az állampolgári megkereséseket most percek alatt feldolgozzák napok helyett."
"A betegakták, leletek és beutalók automatikusan rögzítésre és osztályozásra kerülnek. Praxisunk csapatának végre van ideje a betegekre."
"8000 alkalmazott, naponta több ezer vendégdokumentum. A PaperOffice teljesen digitalizálta back-office folyamatainkat."
"A hitelkérelmek és megfelelőségi dokumentumok most percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés teljesen automatikusan fut."
"Az építési projekt dokumentáció és a megfelelőség most digitális és nyomon követhető."
"A bejelentkezési űrlapok, számlák és vendégkommunikáció teljesen digitálisak. Concierge csapatunk most a kiváló szolgáltatásra összpontosít."
"A benzinkutak elszámolásai, a szállítói dokumentumok és a megfelelőségi iratok több mint 250 állomásról automatikusan feldolgozásra és archiválásra kerülnek."
"A gyógyszerészeti funkcionális címkék GMP-megfelelő dokumentációja most teljesen automatikusan fut. Az auditálási nyomvonalak hiánytalanok és azonnal lehívhatók."
"Faházaink építési terveit, engedélyeit és ügyféllajstromait most központilag kezeljük. A 6. generációban végre papírmentesen."
"Szállítói szerződések, tanúsítványok és vámpapírok pörkölők százai számára világszerte automatikusan rögzítésre és a megfelelő termékhez rendelésre kerülnek."
"A hőmérsékleti naplókat, CMR fuvarleveleket és élelmiszer-tanúsítványokat automatikusan beszkenneljük és a megrendeléshez rendeljük. A téves hozzárendelések már a múlté."
"A nehézgépjármű-szállítási engedélyek, útvonaltervek és projektdokumentációk most azonnal elérhetők digitálisan. Nincs több keresgélés a mappákban."
"Vámdokumentumok, raktári bizonylatok és szállítmányozási megbízások kelet-európai hálózatunk számára automatikusan osztályozásra kerülnek. Négy generációnyi logisztika, végre digitálisan."
"A nyomtatási specifikációk, ügyféljóváhagyások és anyagtanúsítványok most központilag lehívhatók. A gyártási hibaarány közel nullára csökkent."
"Fenntarthatósági tanúsítványok, szállítói szerződések és ügyfélspecifikációk automatikusan feldolgozásra kerülnek. Svájci precizitás, most már digitálisan is."
"A kereskedelmi ingatlanaink építési engedélyei, alvállalkozói szerződései és átvételi jegyzőkönyvei mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"Az adásvételi szerződések, prospektusok és ügyféldossziék 30+ évnyi piacvezetői múltunkból most digitálisan kereshetők. Minden ügynök másodpercek alatt megtalál mindent."
"A tengeri szállítmányozási dokumentumok, vámáru-nyilatkozatok és hajóraklevelek automatikusan rögzítésre kerülnek. A balti-tengeri logisztika még sosem volt ilyen hatékony."
"Heti több ezer egyedi csomagolási megrendelés tervjóváhagyásokkal, nyomtatási adatokkal és szállítási dokumentumokkal. A PaperOffice mindent összefog."
"A patológiai laboratóriumi dokumentáció és az eszközök tanúsítása most teljesen automatikusan fut. Hiánytalan visszakövethetőség minden preparátumhoz."
"A hiteldokumentumok, biztosítéki iratok és ügyféllevelezések percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés hiánytalan."
"Az acélgyártásunkhoz kapcsolódó műszaki specifikációk, minőségi tanúsítványok és újrahasznosítási jegyzőkönyvek központilag és azonnal lehívhatók."
"A szabályozási követelményeknek megfelelő gyógyszerészeti és kozmetikai címkespecifikációk automatikusan ellenőrzésre és jóváhagyásra kerülnek. Nincs több kézi ellenőrzőlista."
"A KYC dokumentumok, befektetési jelentések és szabályozási bejelentések másodpercek alatt osztályozásra kerülnek. MAS-szabályozott robo-tanácsadóként a hiánytalan megfelelőség alapvető."
"A vegyszerlogisztikai biztonsági adatlapok, szállítási engedélyek és ADR-dokumentumok automatikusan hozzárendelésre kerülnek. Nulla tolerancia a hibákkal szemben."
"Gyöngykollekcióink eredetiségigazolásai, szállítói bizonylatai és ügyfélgaranciái automatikusan archiválásra kerülnek és azonnal lehívhatók."
"A kkv-hitelkérelmek, biztosítéki dokumentumok és szabályozási jelentések automatikusan osztályozásra kerülnek. Tanácsadóinknak több idejük marad az ügyfeleknek nyújtott tanácsadásra."
"A bank több mint 135 éves történetéből származó ügyfélaktákat fokozatosan digitalizáljuk. 5000 munkatárs mostantól azonnal hozzáfér minden dokumentumhoz."
"Mikrohitel-kérelmek és megfelelőségi dokumentumok milliói számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett. Meghatározó változás a pénzügyi esélyegyenlőség terén."
"Naponta több százezer szállítólevél és visszáru-bizonylat kerül automatikusan feldolgozásra. Vietnam vezető e-kereskedelmi logisztikai szolgáltatója, immár papírmentesen."
"Olaj-, gáz- és repülőgépipari projektek CNC gyártási jegyzőkönyvei, anyagtanúsítványai és ügyfélspecifikációi mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"A Vision 2030 teljes digitalizációt igényel. A PaperOffice dolgozza fel a kormányzati dokumentumokat Szaúd-Arábia digitális gerince számára."
"Az anyagbizonylatokat, edzési jegyzőkönyveket és ügyfélspecifikációkat automatikusan a megfelelő megrendeléshez rendeljük. Ausztrália egyetlen Q&T gyártója, immár papírmentesen."
"A hegesztési varratok jegyzőkönyveit, a statikai számításokat és a projektterveket digitálisan kezeljük. Műhelycsapataink valós idejű hozzáféréssel rendelkeznek."
"A repülőgépipari tanúsítványok, CNC programok és ügyféltűrések automatikusan osztályozásra kerülnek. Az AS9100-megfelelőség még sosem volt ilyen egyszerű."
"Kereskedői szerződések, KYC dokumentumok és tranzakciós bizonylatok százezernyi kkv számára másodpercek alatt feldolgozásra kerülnek. Mexikó fizetési forradalma, papírmentesen."
"Betakarítási dokumentációk, exporttanúsítványok és minőségi jegyzőkönyvek magaslati Malbec borainkhoz automatikusan archiválásra kerülnek. 120 évnyi borászati hagyomány, most már digitálisan."
"Felhasználói igazolások és szabályozási dokumentumok milliói kerülnek teljesen automatikusan feldolgozásra. Skálázódás papír nélkül."
"Kereskedői bevezetési dokumentumok és megfelelőségi igazolások Afrika vezető fizetési szolgáltatója számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett."
"Bio-tanúsítványok, szállítói auditok és termékcímkék természetes termékek ezreihez automatikusan ellenőrzésre és archiválásra kerülnek."
"Szabályozási dokumentumok 33 afrikai országból, partneri szerződések és auditálási nyomvonalak teljesen automatikusan kezelve. Enterprise DMS egy 3 milliárd dolláros fintech számára."
"A receptek és gyógyszerkezelés most teljesen automatikusan működik. Több idő pácienseinknek."
"Évszázados dokumentumok most digitálisan kereshetők. Mérföldkő történelmi archívumaink számára."
"Gondozóinknak végre több idejük van a lakókra az adminisztráció helyett."
"500 000+ iratot digitalizáltunk. Munkatársaink most azonnal megtalálnak minden információt."
"A betegnyilvántartás most gyerekjáték. Minden automatikusan rögzítve és archiválva."
"Az öröklési és hagyatéki dokumentáció most hatékony és hibamentes."
"Digitális ingatlankezelés összes lakókomplexumunkhoz. Bérlők és tulajdonosok lelkesek."
"A PaperOffice segítségével 99%-kal felgyorsítottuk a számlafeldolgozást. Az MI automatikusan felismer minden releváns adatot és helyesen rendeli hozzájuk."
"A PaperOffice már elengedhetetlen a mindennapi munkánkhoz. A megrendelések, ajánlatok és számlák mostantól automatikusan futnak."
"Az ápolási szolgáltatásaink dokumentációja most digitális és automatizált. Több idő jut a pácienseinkre."
"A műszaki rajzok, darabjegyzékek és minőségi jegyzőkönyvek azonnal megtalálhatók. A keresés, ami korábban 30 percig tartott, most 30 másodpercet vesz igénybe."
"Az ügyfélbizonylatok, adóhatározatok és éves beszámolók automatikusan szortírozásra és a megfelelő ügyfélhez rendelésre kerülnek. A bizonylatkáosz a múlté."
"Az IT-tanácsadási projektjeinkhez kapcsolódó projektdokumentációk, SLA-k és ügyfélkommunikációk automatikusan osztályozásra és archiválásra kerülnek."
Hol szeretné kipróbálni a PaperOffice-t?
A próbaverziója készen áll
Hol szeretne elindulni?
A teljes munkaterület a számítógépre van optimalizálva. A mobil verzió dokumentumok rögzítésére, ellenőrzésére és jóváhagyására alkalmas.
app.paperoffice.aiKezdje el számítógépen
Személyes belépési linkjét e-mailben küldjük Önnek.
Nyissa meg a PaperOffice Mobile alkalmazást
Dokumentumok közvetlen rögzítése és szerkesztése okostelefonon.
Mobil verzió megnyitása