Helyezés és besorolás
A dokumentumok postafiókból, szkennelőről, mappából vagy szakrendszerből érkeznek. A klasszifikáció meghatározza a típust és az elküldőt, ebből adódik a tárolási hely az archívumban.
Archiválási folyamat
Az anyagoknak évekig elérhetőnek kell maradniuk, majd eltűnniük. A PaperOffice ezt szabályként kezeli.
Határidő dokumentumtípustól függően, ellenőrző összeg verziónként, napló minden hozzáférésről és törlésről.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Így működik
Az archiválás nem mappa, hanem szabály: mi kerülhet bele, meddig marad, ki láthatta és mikor távozik.
A dokumentumok postafiókból, szkennelőről, mappából vagy szakrendszerből érkeznek. A klasszifikáció meghatározza a típust és az elküldőt, ebből adódik a tárolási hely az archívumban.
Minden típushoz tartozik egy megőrzési szabály: időtartam, kiindulási pont és felelős. Minden verzió SHA-256 ellenőrző összeget kap, a későbbi változások új verzióként keletkeznek.
A határidő előtt a rendszer jelzi. Ellenőrzéshez az állapot, verziók és hozzáférések exportálhatók. Jóváhagyás után törlődik, az eljárás a naplóban marad.
Mit fed le a megoldás
Egy archívumot csak ellenőrzésként értékelnek. Ezeket a pontokat fedezi le a PaperOffice.
A tárolási hely, határidő és felelőség a dokumentumtípustól függ, nem attól a személytől, aki éppen elhelyezi.
A klasszifikáció meghatározza a dokumentumtípust, elküldőt és irányt, és javasolja a megfelelő megőrzési szabályt.
Az archívum a PaperOffice-ban vagy az Ön NAS-én, szerverén vagy objektumtárhelyén van, SFTP-n, WebDAV-on vagy S3-on keresztül csatlakoztatva.
A határidő lejárta előtt az ügy egy nevezett személyhez kerül. Jóváhagyás nélkül semmi nem törlődik.
Az állapot, metaadatok, verziók és napló exportálható adatkészletként üzemi ellenőrzésre.
Minden változat megmarad, minden lekérés és módosítás időponttal és személlyel a naplóban áll.
SHA-256 minden változaton mutatja, hogy egy fájl megváltozott-e az elhelyezése óta.
A lejátszó határidők feladatként jelennek meg előzetes figyelmeztetéssel, ahelyett, hogy egy táblázatban elvesznének.
Mit old meg a PaperOffice
Az archiválás ugyanazokat a modulokat használja, mint a napi dokumentumkezelés. Nincs második rendszer, amelyet karban kellene tartani.
Biztonság és megfelelőség
Egy archívumot két kérdés mér: változatlan-e a tartalom, és igazolható-e ez.
Kérdések az archiváláshoz
A GoBD többek között nyomon követhetőséget, változhatatlanságot és rendezett őrzést követel meg. A PaperOffice verziókat, ellenőrző összegeket, naplót és határidőket biztosít ehhez. Az Ön folyamatainak összességében való megfelelőségét az adótanácsadó eljárásdokumentáció alapján értékeli.
Ez a típustól és a jogi kerettől függ, például tíz év könyvelési bizonylatok esetén és hat év kereskedelmi levelek esetén német jog szerint. A határidőt minden dokumentumtípusra egyszer rögzíti, utána a rendszer kiszámítja a törlési dátumot.
A dokumentum előzetes figyelmeztetéssel feladatként jelenik meg a felelős személy számára. Csak jóváhagyás után törlődik, és az eset bejegyzésként marad a naplóban, még akkor is, ha a fájl eltűnt.
Igen. A meglévő állományok mappamegfigyeléssel, Storage Mounts-szal vagy az API-n keresztül olvashatók be. A típust és a határidőt ekkor határozzák meg, a tisztázatlan esetek ellenőrzési listára kerülnek, nem pedig csendesen lefutnak.
A módosítás új verziót hoz létre, a régi megmarad. Az ellenőrző összeg minden verzióhoz megmutatja, hogy változatlan-e azóta, hogy tárolták. Ki mikor melyik verziót látta, az naplóban áll.
Megadja az ellenőrzött időszakot és a dokumentumtípusokat, majd exportálja az állományt, metaadatokat és naplót adatként. Az ellenőrzés hozzáféréseit egy munkaterületre lehet korlátozni.
Saját EU-adatközpontokban. Ha a fájloknak nem kell elhagyniuk a céget, az állomány Storage Mounts-on marad a NAS-ján vagy szerverén, és a PaperOffice azon dolgozik.
Ügyfeleink mérhető sikerei
"Vállalati dokumentumkezelés összes bányászati műveletünkhöz. Világszínvonal."
"Az FDA által szabályozott gyógyszerészeti címkék hiánytalan dokumentációt igényelnek. A PaperOffice napokról órákra csökkentette a jóváhagyási folyamatunkat."
"A műszaki dokumentáció és a rendelésfeldolgozás most teljesen automatikusan működik."
"A digitalizáció forradalmasította közigazgatásunkat. Az állampolgári megkereséseket most percek alatt feldolgozzák napok helyett."
"A betegakták, leletek és beutalók automatikusan rögzítésre és osztályozásra kerülnek. Praxisunk csapatának végre van ideje a betegekre."
"8000 alkalmazott, naponta több ezer vendégdokumentum. A PaperOffice teljesen digitalizálta back-office folyamatainkat."
"A hitelkérelmek és megfelelőségi dokumentumok most percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés teljesen automatikusan fut."
"Az építési projekt dokumentáció és a megfelelőség most digitális és nyomon követhető."
"A bejelentkezési űrlapok, számlák és vendégkommunikáció teljesen digitálisak. Concierge csapatunk most a kiváló szolgáltatásra összpontosít."
"A benzinkutak elszámolásai, a szállítói dokumentumok és a megfelelőségi iratok több mint 250 állomásról automatikusan feldolgozásra és archiválásra kerülnek."
"A gyógyszerészeti funkcionális címkék GMP-megfelelő dokumentációja most teljesen automatikusan fut. Az auditálási nyomvonalak hiánytalanok és azonnal lehívhatók."
"Faházaink építési terveit, engedélyeit és ügyféllajstromait most központilag kezeljük. A 6. generációban végre papírmentesen."
"Szállítói szerződések, tanúsítványok és vámpapírok pörkölők százai számára világszerte automatikusan rögzítésre és a megfelelő termékhez rendelésre kerülnek."
"A hőmérsékleti naplókat, CMR fuvarleveleket és élelmiszer-tanúsítványokat automatikusan beszkenneljük és a megrendeléshez rendeljük. A téves hozzárendelések már a múlté."
"A nehézgépjármű-szállítási engedélyek, útvonaltervek és projektdokumentációk most azonnal elérhetők digitálisan. Nincs több keresgélés a mappákban."
"Vámdokumentumok, raktári bizonylatok és szállítmányozási megbízások kelet-európai hálózatunk számára automatikusan osztályozásra kerülnek. Négy generációnyi logisztika, végre digitálisan."
"A nyomtatási specifikációk, ügyféljóváhagyások és anyagtanúsítványok most központilag lehívhatók. A gyártási hibaarány közel nullára csökkent."
"Fenntarthatósági tanúsítványok, szállítói szerződések és ügyfélspecifikációk automatikusan feldolgozásra kerülnek. Svájci precizitás, most már digitálisan is."
"A kereskedelmi ingatlanaink építési engedélyei, alvállalkozói szerződései és átvételi jegyzőkönyvei mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"Az adásvételi szerződések, prospektusok és ügyféldossziék 30+ évnyi piacvezetői múltunkból most digitálisan kereshetők. Minden ügynök másodpercek alatt megtalál mindent."
"A tengeri szállítmányozási dokumentumok, vámáru-nyilatkozatok és hajóraklevelek automatikusan rögzítésre kerülnek. A balti-tengeri logisztika még sosem volt ilyen hatékony."
"Heti több ezer egyedi csomagolási megrendelés tervjóváhagyásokkal, nyomtatási adatokkal és szállítási dokumentumokkal. A PaperOffice mindent összefog."
"A patológiai laboratóriumi dokumentáció és az eszközök tanúsítása most teljesen automatikusan fut. Hiánytalan visszakövethetőség minden preparátumhoz."
"A hiteldokumentumok, biztosítéki iratok és ügyféllevelezések percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés hiánytalan."
"Az acélgyártásunkhoz kapcsolódó műszaki specifikációk, minőségi tanúsítványok és újrahasznosítási jegyzőkönyvek központilag és azonnal lehívhatók."
"A szabályozási követelményeknek megfelelő gyógyszerészeti és kozmetikai címkespecifikációk automatikusan ellenőrzésre és jóváhagyásra kerülnek. Nincs több kézi ellenőrzőlista."
"A KYC dokumentumok, befektetési jelentések és szabályozási bejelentések másodpercek alatt osztályozásra kerülnek. MAS-szabályozott robo-tanácsadóként a hiánytalan megfelelőség alapvető."
"A vegyszerlogisztikai biztonsági adatlapok, szállítási engedélyek és ADR-dokumentumok automatikusan hozzárendelésre kerülnek. Nulla tolerancia a hibákkal szemben."
"Gyöngykollekcióink eredetiségigazolásai, szállítói bizonylatai és ügyfélgaranciái automatikusan archiválásra kerülnek és azonnal lehívhatók."
"A kkv-hitelkérelmek, biztosítéki dokumentumok és szabályozási jelentések automatikusan osztályozásra kerülnek. Tanácsadóinknak több idejük marad az ügyfeleknek nyújtott tanácsadásra."
"A bank több mint 135 éves történetéből származó ügyfélaktákat fokozatosan digitalizáljuk. 5000 munkatárs mostantól azonnal hozzáfér minden dokumentumhoz."
"Mikrohitel-kérelmek és megfelelőségi dokumentumok milliói számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett. Meghatározó változás a pénzügyi esélyegyenlőség terén."
"Naponta több százezer szállítólevél és visszáru-bizonylat kerül automatikusan feldolgozásra. Vietnam vezető e-kereskedelmi logisztikai szolgáltatója, immár papírmentesen."
"Olaj-, gáz- és repülőgépipari projektek CNC gyártási jegyzőkönyvei, anyagtanúsítványai és ügyfélspecifikációi mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"A Vision 2030 teljes digitalizációt igényel. A PaperOffice dolgozza fel a kormányzati dokumentumokat Szaúd-Arábia digitális gerince számára."
"Az anyagbizonylatokat, edzési jegyzőkönyveket és ügyfélspecifikációkat automatikusan a megfelelő megrendeléshez rendeljük. Ausztrália egyetlen Q&T gyártója, immár papírmentesen."
"A hegesztési varratok jegyzőkönyveit, a statikai számításokat és a projektterveket digitálisan kezeljük. Műhelycsapataink valós idejű hozzáféréssel rendelkeznek."
"A repülőgépipari tanúsítványok, CNC programok és ügyféltűrések automatikusan osztályozásra kerülnek. Az AS9100-megfelelőség még sosem volt ilyen egyszerű."
"Kereskedői szerződések, KYC dokumentumok és tranzakciós bizonylatok százezernyi kkv számára másodpercek alatt feldolgozásra kerülnek. Mexikó fizetési forradalma, papírmentesen."
"Betakarítási dokumentációk, exporttanúsítványok és minőségi jegyzőkönyvek magaslati Malbec borainkhoz automatikusan archiválásra kerülnek. 120 évnyi borászati hagyomány, most már digitálisan."
"Felhasználói igazolások és szabályozási dokumentumok milliói kerülnek teljesen automatikusan feldolgozásra. Skálázódás papír nélkül."
"Kereskedői bevezetési dokumentumok és megfelelőségi igazolások Afrika vezető fizetési szolgáltatója számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett."
"Bio-tanúsítványok, szállítói auditok és termékcímkék természetes termékek ezreihez automatikusan ellenőrzésre és archiválásra kerülnek."
"Szabályozási dokumentumok 33 afrikai országból, partneri szerződések és auditálási nyomvonalak teljesen automatikusan kezelve. Enterprise DMS egy 3 milliárd dolláros fintech számára."
"A receptek és gyógyszerkezelés most teljesen automatikusan működik. Több idő pácienseinknek."
"Évszázados dokumentumok most digitálisan kereshetők. Mérföldkő történelmi archívumaink számára."
"Gondozóinknak végre több idejük van a lakókra az adminisztráció helyett."
"500 000+ iratot digitalizáltunk. Munkatársaink most azonnal megtalálnak minden információt."
"A betegnyilvántartás most gyerekjáték. Minden automatikusan rögzítve és archiválva."
"Az öröklési és hagyatéki dokumentáció most hatékony és hibamentes."
"Digitális ingatlankezelés összes lakókomplexumunkhoz. Bérlők és tulajdonosok lelkesek."
"A PaperOffice segítségével 99%-kal felgyorsítottuk a számlafeldolgozást. Az MI automatikusan felismer minden releváns adatot és helyesen rendeli hozzájuk."
"A PaperOffice már elengedhetetlen a mindennapi munkánkhoz. A megrendelések, ajánlatok és számlák mostantól automatikusan futnak."
"Az ápolási szolgáltatásaink dokumentációja most digitális és automatizált. Több idő jut a pácienseinkre."
"A műszaki rajzok, darabjegyzékek és minőségi jegyzőkönyvek azonnal megtalálhatók. A keresés, ami korábban 30 percig tartott, most 30 másodpercet vesz igénybe."
"Az ügyfélbizonylatok, adóhatározatok és éves beszámolók automatikusan szortírozásra és a megfelelő ügyfélhez rendelésre kerülnek. A bizonylatkáosz a múlté."
"Az IT-tanácsadási projektjeinkhez kapcsolódó projektdokumentációk, SLA-k és ügyfélkommunikációk automatikusan osztályozásra és archiválásra kerülnek."
Hol szeretné kipróbálni a PaperOffice-t?
A próbaverziója készen áll
Hol szeretne elindulni?
A teljes munkaterület a számítógépre van optimalizálva. A mobil verzió dokumentumok rögzítésére, ellenőrzésére és jóváhagyására alkalmas.
app.paperoffice.aiKezdje el számítógépen
Személyes belépési linkjét e-mailben küldjük Önnek.
Nyissa meg a PaperOffice Mobile alkalmazást
Dokumentumok közvetlen rögzítése és szerkesztése okostelefonon.
Mobil verzió megnyitása