Beérkezés gyűjtése
A számlák e-mail postafiókon, szkenneren, feltöltésen, felhős mappán vagy mobil eszközön keresztül érkeznek. A klaszifikáció felismeri a számlát, és a megfelelő munkaterületre helyezi.
Dokumentumtípus: Számla
Bejövő számlák PDF, szkennelt dokumentum, fotó vagy elektronikus számla formájában érkeznek. A PaperOffice minden formátumot ugyanazon a folyamatban dolgoz fel.
Fejlécadatok, tételek, összegek és hivatkozások mezőkként. Számellenőrzés és ellenőrzési útvonal beleértve.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Hogyan működik
Az út minden számlaformátum esetén ugyanaz: olvasás, ellenőrzés, átadás. A papír és az elektronikus számlák ugyanabban az adathalmazban végződnek.
A számlák e-mail postafiókon, szkenneren, feltöltésen, felhős mappán vagy mobil eszközön keresztül érkeznek. A klaszifikáció felismeri a számlát, és a megfelelő munkaterületre helyezi.
Az AI-OCR szöveget és elrendezést olvas, az IDP ügynök pedig kinyeri a fejlécadatokat, tételsorokat, összegeket és hivatkozásokat. ZUGFeRD és XRechnung esetén a beágyazott XML is kiolvasásra kerül.
Számellenőrzés tételeken, adókulcson és összegen keresztül, egyeztetés megrendeléssel és szállítólevéllel, jóváhagyás eltérés esetén. Ezután könyvelési tétel piszkozat és tárolás megőrzési határidővel.
Mit fed le a megoldás
A számlák szállítónként, országonként és formátumonként eltérnek. Ezeket a pontokat a PaperOffice lefedi.
Natív PDF, szkennelt dokumentum, fotó, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X és PEPPOL ugyanazon a folyamatban.
Szállító, cím, ADÓ-szám, IBAN, számlaszám és számla dátuma.
Cikk szám, leírás, mennyiség, egységár, teljes ár és adókulcs soronként.
Nettó, adó tételenként, bruttó, készpénz-kedvezmény, fizetési határidő és pénznem.
Megrendelés szám, szállítólevél szám, ügyfél szám, költségviselő, projekt és szerződés.
A tételeket, adókulcsokat és végösszeget egymással ellenőrizzük, az eltérések a jóváhagyásba kerülnek.
Az ÁFA-azonosító az EU-regiszterrel egyeztethető.
Minden mező találati hellyel, bizalommal, modellel és időponttal a audit trailben.
Amit a PaperOffice ezzel megold
A számlafeldolgozás nem saját sziget: ugyanazokat a termékeket és modulokat használja, mint az archívum többi része.
Biztonság és megfelelőség
A számlák bankszámla adatokat, feltételeket és ügyfél adatokat tartalmaznak. A feldolgozás és tárolás nyomon követhető marad.
Kérdések a számlafeldolgozáshoz
Nem. Az kinyerés sablon nélkül működik minden beszállító esetén, mert a elrendezést és a kontextust elemzi, nem pedig rögzített koordinátákat. Csak egyszer kell megadnia, mely mezőkre van szüksége, például projekt szám vagy készpénz-kedvezmény határideje.
Natív PDF, szkennelt számlák, fotók, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X és PEPPOL. Hibrid formátumok esetén a beágyazott XML-t is beolvassa és összehasonlítja a látható dokumentummal.
Igen. Minden sor cikkszámot, leírást, mennyiséget, egységárat, teljes árat és adókulcsot tartalmaz. Így a rendelés és a bejövő áru soronkénti egyeztetése lehetséges.
Minden mező bizalmi szinttel és dokumentum-hivatkozással rendelkezik. A küszöbérték alatti mezőket ember ellenőrzi, nem pedig csendben továbbítják.
Exportálás adatként, REST-API-n keresztül vagy egy munkafolyamaton keresztül, amely átadja az ellenőrzött számlát a rendszerének. Az út ugyanaz, függetlenül attól, hogy egy vagy ezer számla van.
A számla jóváhagyásra kerül, nem pedig könyvelésre. Az ellenőr a számlát, a rendelést és az eltérést egymás mellett látja, és dönt.
A tárolás verziókat vezet, dokumentumtípustól függő megőrzési határidőt és auditnaplót minden változtatásról. Így nyomon követhető, ki mikor mit látott és hagyott jóvá.
Ügyfeleink mérhető sikerei
"Vállalati dokumentumkezelés összes bányászati műveletünkhöz. Világszínvonal."
"Az FDA által szabályozott gyógyszerészeti címkék hiánytalan dokumentációt igényelnek. A PaperOffice napokról órákra csökkentette a jóváhagyási folyamatunkat."
"A műszaki dokumentáció és a rendelésfeldolgozás most teljesen automatikusan működik."
"A digitalizáció forradalmasította közigazgatásunkat. Az állampolgári megkereséseket most percek alatt feldolgozzák napok helyett."
"A betegakták, leletek és beutalók automatikusan rögzítésre és osztályozásra kerülnek. Praxisunk csapatának végre van ideje a betegekre."
"8000 alkalmazott, naponta több ezer vendégdokumentum. A PaperOffice teljesen digitalizálta back-office folyamatainkat."
"A hitelkérelmek és megfelelőségi dokumentumok most percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés teljesen automatikusan fut."
"Az építési projekt dokumentáció és a megfelelőség most digitális és nyomon követhető."
"A bejelentkezési űrlapok, számlák és vendégkommunikáció teljesen digitálisak. Concierge csapatunk most a kiváló szolgáltatásra összpontosít."
"A benzinkutak elszámolásai, a szállítói dokumentumok és a megfelelőségi iratok több mint 250 állomásról automatikusan feldolgozásra és archiválásra kerülnek."
"A gyógyszerészeti funkcionális címkék GMP-megfelelő dokumentációja most teljesen automatikusan fut. Az auditálási nyomvonalak hiánytalanok és azonnal lehívhatók."
"Faházaink építési terveit, engedélyeit és ügyféllajstromait most központilag kezeljük. A 6. generációban végre papírmentesen."
"Szállítói szerződések, tanúsítványok és vámpapírok pörkölők százai számára világszerte automatikusan rögzítésre és a megfelelő termékhez rendelésre kerülnek."
"A hőmérsékleti naplókat, CMR fuvarleveleket és élelmiszer-tanúsítványokat automatikusan beszkenneljük és a megrendeléshez rendeljük. A téves hozzárendelések már a múlté."
"A nehézgépjármű-szállítási engedélyek, útvonaltervek és projektdokumentációk most azonnal elérhetők digitálisan. Nincs több keresgélés a mappákban."
"Vámdokumentumok, raktári bizonylatok és szállítmányozási megbízások kelet-európai hálózatunk számára automatikusan osztályozásra kerülnek. Négy generációnyi logisztika, végre digitálisan."
"A nyomtatási specifikációk, ügyféljóváhagyások és anyagtanúsítványok most központilag lehívhatók. A gyártási hibaarány közel nullára csökkent."
"Fenntarthatósági tanúsítványok, szállítói szerződések és ügyfélspecifikációk automatikusan feldolgozásra kerülnek. Svájci precizitás, most már digitálisan is."
"A kereskedelmi ingatlanaink építési engedélyei, alvállalkozói szerződései és átvételi jegyzőkönyvei mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"Az adásvételi szerződések, prospektusok és ügyféldossziék 30+ évnyi piacvezetői múltunkból most digitálisan kereshetők. Minden ügynök másodpercek alatt megtalál mindent."
"A tengeri szállítmányozási dokumentumok, vámáru-nyilatkozatok és hajóraklevelek automatikusan rögzítésre kerülnek. A balti-tengeri logisztika még sosem volt ilyen hatékony."
"Heti több ezer egyedi csomagolási megrendelés tervjóváhagyásokkal, nyomtatási adatokkal és szállítási dokumentumokkal. A PaperOffice mindent összefog."
"A patológiai laboratóriumi dokumentáció és az eszközök tanúsítása most teljesen automatikusan fut. Hiánytalan visszakövethetőség minden preparátumhoz."
"A hiteldokumentumok, biztosítéki iratok és ügyféllevelezések percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés hiánytalan."
"Az acélgyártásunkhoz kapcsolódó műszaki specifikációk, minőségi tanúsítványok és újrahasznosítási jegyzőkönyvek központilag és azonnal lehívhatók."
"A szabályozási követelményeknek megfelelő gyógyszerészeti és kozmetikai címkespecifikációk automatikusan ellenőrzésre és jóváhagyásra kerülnek. Nincs több kézi ellenőrzőlista."
"A KYC dokumentumok, befektetési jelentések és szabályozási bejelentések másodpercek alatt osztályozásra kerülnek. MAS-szabályozott robo-tanácsadóként a hiánytalan megfelelőség alapvető."
"A vegyszerlogisztikai biztonsági adatlapok, szállítási engedélyek és ADR-dokumentumok automatikusan hozzárendelésre kerülnek. Nulla tolerancia a hibákkal szemben."
"Gyöngykollekcióink eredetiségigazolásai, szállítói bizonylatai és ügyfélgaranciái automatikusan archiválásra kerülnek és azonnal lehívhatók."
"A kkv-hitelkérelmek, biztosítéki dokumentumok és szabályozási jelentések automatikusan osztályozásra kerülnek. Tanácsadóinknak több idejük marad az ügyfeleknek nyújtott tanácsadásra."
"A bank több mint 135 éves történetéből származó ügyfélaktákat fokozatosan digitalizáljuk. 5000 munkatárs mostantól azonnal hozzáfér minden dokumentumhoz."
"Mikrohitel-kérelmek és megfelelőségi dokumentumok milliói számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett. Meghatározó változás a pénzügyi esélyegyenlőség terén."
"Naponta több százezer szállítólevél és visszáru-bizonylat kerül automatikusan feldolgozásra. Vietnam vezető e-kereskedelmi logisztikai szolgáltatója, immár papírmentesen."
"Olaj-, gáz- és repülőgépipari projektek CNC gyártási jegyzőkönyvei, anyagtanúsítványai és ügyfélspecifikációi mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"A Vision 2030 teljes digitalizációt igényel. A PaperOffice dolgozza fel a kormányzati dokumentumokat Szaúd-Arábia digitális gerince számára."
"Az anyagbizonylatokat, edzési jegyzőkönyveket és ügyfélspecifikációkat automatikusan a megfelelő megrendeléshez rendeljük. Ausztrália egyetlen Q&T gyártója, immár papírmentesen."
"A hegesztési varratok jegyzőkönyveit, a statikai számításokat és a projektterveket digitálisan kezeljük. Műhelycsapataink valós idejű hozzáféréssel rendelkeznek."
"A repülőgépipari tanúsítványok, CNC programok és ügyféltűrések automatikusan osztályozásra kerülnek. Az AS9100-megfelelőség még sosem volt ilyen egyszerű."
"Kereskedői szerződések, KYC dokumentumok és tranzakciós bizonylatok százezernyi kkv számára másodpercek alatt feldolgozásra kerülnek. Mexikó fizetési forradalma, papírmentesen."
"Betakarítási dokumentációk, exporttanúsítványok és minőségi jegyzőkönyvek magaslati Malbec borainkhoz automatikusan archiválásra kerülnek. 120 évnyi borászati hagyomány, most már digitálisan."
"Felhasználói igazolások és szabályozási dokumentumok milliói kerülnek teljesen automatikusan feldolgozásra. Skálázódás papír nélkül."
"Kereskedői bevezetési dokumentumok és megfelelőségi igazolások Afrika vezető fizetési szolgáltatója számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett."
"Bio-tanúsítványok, szállítói auditok és termékcímkék természetes termékek ezreihez automatikusan ellenőrzésre és archiválásra kerülnek."
"Szabályozási dokumentumok 33 afrikai országból, partneri szerződések és auditálási nyomvonalak teljesen automatikusan kezelve. Enterprise DMS egy 3 milliárd dolláros fintech számára."
"A receptek és gyógyszerkezelés most teljesen automatikusan működik. Több idő pácienseinknek."
"Évszázados dokumentumok most digitálisan kereshetők. Mérföldkő történelmi archívumaink számára."
"Gondozóinknak végre több idejük van a lakókra az adminisztráció helyett."
"500 000+ iratot digitalizáltunk. Munkatársaink most azonnal megtalálnak minden információt."
"A betegnyilvántartás most gyerekjáték. Minden automatikusan rögzítve és archiválva."
"Az öröklési és hagyatéki dokumentáció most hatékony és hibamentes."
"Digitális ingatlankezelés összes lakókomplexumunkhoz. Bérlők és tulajdonosok lelkesek."
"A PaperOffice segítségével 99%-kal felgyorsítottuk a számlafeldolgozást. Az MI automatikusan felismer minden releváns adatot és helyesen rendeli hozzájuk."
"A PaperOffice már elengedhetetlen a mindennapi munkánkhoz. A megrendelések, ajánlatok és számlák mostantól automatikusan futnak."
"Az ápolási szolgáltatásaink dokumentációja most digitális és automatizált. Több idő jut a pácienseinkre."
"A műszaki rajzok, darabjegyzékek és minőségi jegyzőkönyvek azonnal megtalálhatók. A keresés, ami korábban 30 percig tartott, most 30 másodpercet vesz igénybe."
"Az ügyfélbizonylatok, adóhatározatok és éves beszámolók automatikusan szortírozásra és a megfelelő ügyfélhez rendelésre kerülnek. A bizonylatkáosz a múlté."
"Az IT-tanácsadási projektjeinkhez kapcsolódó projektdokumentációk, SLA-k és ügyfélkommunikációk automatikusan osztályozásra és archiválásra kerülnek."
Hol szeretné kipróbálni a PaperOffice-t?
A próbaverziója készen áll
Hol szeretne elindulni?
A teljes munkaterület a számítógépre van optimalizálva. A mobil verzió dokumentumok rögzítésére, ellenőrzésére és jóváhagyására alkalmas.
app.paperoffice.aiKezdje el számítógépen
Személyes belépési linkjét e-mailben küldjük Önnek.
Nyissa meg a PaperOffice Mobile alkalmazást
Dokumentumok közvetlen rögzítése és szerkesztése okostelefonon.
Mobil verzió megnyitása