Dokumentumok rögzítése
A dokumentumok az HR-fiókból, szkennerről, feltöltésről vagy bérszoftverből érkeznek. Papírakták kötegelhetők beolvasásra.
Személyzeti mappa folyamata
Az HR-dokumentumok folyamatosan keletkeznek: pályázat, szerződés, kiegészítés, igazolás, referenciák. A PaperOffice rendszerezi őket.
Egy mappa személyenként, jogok szerepkörönként, határidő dokumentumonként, napló minden lekéréssel.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Hogyan működik
A személyzeti mappának két követelménye van: mindennek elérhetőnek kell lennie, és szinte semminek nem szabad mindenki számára láthatónak lennie.
A dokumentumok az HR-fiókból, szkennerről, feltöltésről vagy bérszoftverből érkeznek. Papírakták kötegelhetők beolvasásra.
A klaszterezés felismeri a dokumentumtípust, az egyeztetés megtalálja a személyt, a szabály pedig meghatározza a mappaterületet, szerepkört és láthatóságot. Az érzékeny adatok elrejthetők.
Minden dokumentumhoz megőrzési és törlési dátum tartozik, szerződéshez és tanúsítványhoz lejárati határidők is. A próbaidő, a határozott idő és a tanúsítvány lejárata automatikusan értesít.
Mit mit megoldás lefedi
Egy személyes aktus akkor jó, ha az HR gyorsan megtalálja, és ugyanakkor senki sem lát túl sokat.
Egy alkalmazott összes dokumentuma egy helyen található, aktusrészek szerint tagolva, nem tárolási dátum szerint.
Szerződés, kiegészítés, munkáltatói igazolás, tanúsítvány, bizonylat és elszámolás felismerése és helyes besorolása.
Név, fotó, születési dátum és származás elrejthető a kiválasztási körből, az eredeti dokumentum változatlan marad.
Ha egy dokumentum több alkalmazotthoz is illik, az HR dönt, ahelyett hogy rossz aktusba kerülne.
Igazolások és alapadatok módosításai adattárként kerülnek a bérszoftverbe, exporton, API-n vagy munkafolyamaton keresztül.
Minden verzió, kiegészítés és lekérés nyomon követhető személy és időpont szerint.
A jogok szerepkörhöz és aktusrészhez kötöttek. A vezetők látják az értékeléseket, de nem az egészségügyi adatokat.
Próbaidő vége, határozott idejű szerződés lejárata, tanúsítvány lejárata és törlési határidő időben megjelenik feladatként.
Amit a PaperOffice megold
A személyes aktusnak nincs szüksége saját rendszerre. Egy workspace, szigorúbb szabályokkal.
Biztonság és megfelelőség
Az aktusban egészségügyi adatok, fizetés és értékelések találhatók. A láthatóság, határidő és napló ezért az archiválás része.
Kérdések a személyes aktusról
Kötegelt szkenneléssel vagy tömeges importtal. A klaszifikáció meghatározza a dokumentumtípust, az egyeztetés rendeli hozzá a személyt, és egyértelműen nem rendelhető esetek ellenőrzési listára kerülnek, nem rossz aktusba.
A jogok szerepkörhöz és aktusrészhez kötöttek, nem az egyes dokumentumokhoz. Egy vezető látja az értékeléseket anélkül, hogy hozzáférne igazolásokhoz vagy elszámolásokhoz, és minden lekérés naplózva van.
A munkaképtelenségi igazolások és hasonló dokumentumok egy saját aktusrészben találhatók szűkebb hozzáféréssel. Azok az adatok, amelyek nem tartoznak az aktushoz, archiválás előtt kitakarhatók.
Igen. A kiválasztási körhöz egy név, fotó, születési dátum és hasonló jellemzőktől mentes változatot biztosítunk. Az eredeti dokumentum változatlan marad és hozzáférhető a jogosultak számára.
A határidő után, amelyet minden dokumentumtípushoz megadott, például kilépés plusz egy bizonyos számú év. Lejárattal egy feladat jelenik meg, a törlés jóváhagyás után történik, és a folyamat naplózva van.
Az Audit-Center megmutatja, ki mikor nyitott meg, módosított vagy exportált dokumentumot. Egy hozzáférési kérelem úgy válaszolható meg, hogy egy személy összes dokumentumát összegyűjtik.
Igen. A szerződés vagy kiegészítés aláíráskérést küld az alkalmazottnak, a megerősítés kód segítségével történik, és az aláírt PDF tanúsítvánnyal közvetlenül az aktusban van.
Ügyfeleink mérhető sikerei
"Vállalati dokumentumkezelés összes bányászati műveletünkhöz. Világszínvonal."
"Az FDA által szabályozott gyógyszerészeti címkék hiánytalan dokumentációt igényelnek. A PaperOffice napokról órákra csökkentette a jóváhagyási folyamatunkat."
"A műszaki dokumentáció és a rendelésfeldolgozás most teljesen automatikusan működik."
"A digitalizáció forradalmasította közigazgatásunkat. Az állampolgári megkereséseket most percek alatt feldolgozzák napok helyett."
"A betegakták, leletek és beutalók automatikusan rögzítésre és osztályozásra kerülnek. Praxisunk csapatának végre van ideje a betegekre."
"8000 alkalmazott, naponta több ezer vendégdokumentum. A PaperOffice teljesen digitalizálta back-office folyamatainkat."
"A hitelkérelmek és megfelelőségi dokumentumok most percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés teljesen automatikusan fut."
"Az építési projekt dokumentáció és a megfelelőség most digitális és nyomon követhető."
"A bejelentkezési űrlapok, számlák és vendégkommunikáció teljesen digitálisak. Concierge csapatunk most a kiváló szolgáltatásra összpontosít."
"A benzinkutak elszámolásai, a szállítói dokumentumok és a megfelelőségi iratok több mint 250 állomásról automatikusan feldolgozásra és archiválásra kerülnek."
"A gyógyszerészeti funkcionális címkék GMP-megfelelő dokumentációja most teljesen automatikusan fut. Az auditálási nyomvonalak hiánytalanok és azonnal lehívhatók."
"Faházaink építési terveit, engedélyeit és ügyféllajstromait most központilag kezeljük. A 6. generációban végre papírmentesen."
"Szállítói szerződések, tanúsítványok és vámpapírok pörkölők százai számára világszerte automatikusan rögzítésre és a megfelelő termékhez rendelésre kerülnek."
"A hőmérsékleti naplókat, CMR fuvarleveleket és élelmiszer-tanúsítványokat automatikusan beszkenneljük és a megrendeléshez rendeljük. A téves hozzárendelések már a múlté."
"A nehézgépjármű-szállítási engedélyek, útvonaltervek és projektdokumentációk most azonnal elérhetők digitálisan. Nincs több keresgélés a mappákban."
"Vámdokumentumok, raktári bizonylatok és szállítmányozási megbízások kelet-európai hálózatunk számára automatikusan osztályozásra kerülnek. Négy generációnyi logisztika, végre digitálisan."
"A nyomtatási specifikációk, ügyféljóváhagyások és anyagtanúsítványok most központilag lehívhatók. A gyártási hibaarány közel nullára csökkent."
"Fenntarthatósági tanúsítványok, szállítói szerződések és ügyfélspecifikációk automatikusan feldolgozásra kerülnek. Svájci precizitás, most már digitálisan is."
"A kereskedelmi ingatlanaink építési engedélyei, alvállalkozói szerződései és átvételi jegyzőkönyvei mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"Az adásvételi szerződések, prospektusok és ügyféldossziék 30+ évnyi piacvezetői múltunkból most digitálisan kereshetők. Minden ügynök másodpercek alatt megtalál mindent."
"A tengeri szállítmányozási dokumentumok, vámáru-nyilatkozatok és hajóraklevelek automatikusan rögzítésre kerülnek. A balti-tengeri logisztika még sosem volt ilyen hatékony."
"Heti több ezer egyedi csomagolási megrendelés tervjóváhagyásokkal, nyomtatási adatokkal és szállítási dokumentumokkal. A PaperOffice mindent összefog."
"A patológiai laboratóriumi dokumentáció és az eszközök tanúsítása most teljesen automatikusan fut. Hiánytalan visszakövethetőség minden preparátumhoz."
"A hiteldokumentumok, biztosítéki iratok és ügyféllevelezések percek alatt feldolgozásra kerülnek órák helyett. A szabályozási ellenőrzés hiánytalan."
"Az acélgyártásunkhoz kapcsolódó műszaki specifikációk, minőségi tanúsítványok és újrahasznosítási jegyzőkönyvek központilag és azonnal lehívhatók."
"A szabályozási követelményeknek megfelelő gyógyszerészeti és kozmetikai címkespecifikációk automatikusan ellenőrzésre és jóváhagyásra kerülnek. Nincs több kézi ellenőrzőlista."
"A KYC dokumentumok, befektetési jelentések és szabályozási bejelentések másodpercek alatt osztályozásra kerülnek. MAS-szabályozott robo-tanácsadóként a hiánytalan megfelelőség alapvető."
"A vegyszerlogisztikai biztonsági adatlapok, szállítási engedélyek és ADR-dokumentumok automatikusan hozzárendelésre kerülnek. Nulla tolerancia a hibákkal szemben."
"Gyöngykollekcióink eredetiségigazolásai, szállítói bizonylatai és ügyfélgaranciái automatikusan archiválásra kerülnek és azonnal lehívhatók."
"A kkv-hitelkérelmek, biztosítéki dokumentumok és szabályozási jelentések automatikusan osztályozásra kerülnek. Tanácsadóinknak több idejük marad az ügyfeleknek nyújtott tanácsadásra."
"A bank több mint 135 éves történetéből származó ügyfélaktákat fokozatosan digitalizáljuk. 5000 munkatárs mostantól azonnal hozzáfér minden dokumentumhoz."
"Mikrohitel-kérelmek és megfelelőségi dokumentumok milliói számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett. Meghatározó változás a pénzügyi esélyegyenlőség terén."
"Naponta több százezer szállítólevél és visszáru-bizonylat kerül automatikusan feldolgozásra. Vietnam vezető e-kereskedelmi logisztikai szolgáltatója, immár papírmentesen."
"Olaj-, gáz- és repülőgépipari projektek CNC gyártási jegyzőkönyvei, anyagtanúsítványai és ügyfélspecifikációi mostantól hiánytalanul digitálisan dokumentáltak."
"A Vision 2030 teljes digitalizációt igényel. A PaperOffice dolgozza fel a kormányzati dokumentumokat Szaúd-Arábia digitális gerince számára."
"Az anyagbizonylatokat, edzési jegyzőkönyveket és ügyfélspecifikációkat automatikusan a megfelelő megrendeléshez rendeljük. Ausztrália egyetlen Q&T gyártója, immár papírmentesen."
"A hegesztési varratok jegyzőkönyveit, a statikai számításokat és a projektterveket digitálisan kezeljük. Műhelycsapataink valós idejű hozzáféréssel rendelkeznek."
"A repülőgépipari tanúsítványok, CNC programok és ügyféltűrések automatikusan osztályozásra kerülnek. Az AS9100-megfelelőség még sosem volt ilyen egyszerű."
"Kereskedői szerződések, KYC dokumentumok és tranzakciós bizonylatok százezernyi kkv számára másodpercek alatt feldolgozásra kerülnek. Mexikó fizetési forradalma, papírmentesen."
"Betakarítási dokumentációk, exporttanúsítványok és minőségi jegyzőkönyvek magaslati Malbec borainkhoz automatikusan archiválásra kerülnek. 120 évnyi borászati hagyomány, most már digitálisan."
"Felhasználói igazolások és szabályozási dokumentumok milliói kerülnek teljesen automatikusan feldolgozásra. Skálázódás papír nélkül."
"Kereskedői bevezetési dokumentumok és megfelelőségi igazolások Afrika vezető fizetési szolgáltatója számára percek alatt feldolgozásra kerülnek napok helyett."
"Bio-tanúsítványok, szállítói auditok és termékcímkék természetes termékek ezreihez automatikusan ellenőrzésre és archiválásra kerülnek."
"Szabályozási dokumentumok 33 afrikai országból, partneri szerződések és auditálási nyomvonalak teljesen automatikusan kezelve. Enterprise DMS egy 3 milliárd dolláros fintech számára."
"A receptek és gyógyszerkezelés most teljesen automatikusan működik. Több idő pácienseinknek."
"Évszázados dokumentumok most digitálisan kereshetők. Mérföldkő történelmi archívumaink számára."
"Gondozóinknak végre több idejük van a lakókra az adminisztráció helyett."
"500 000+ iratot digitalizáltunk. Munkatársaink most azonnal megtalálnak minden információt."
"A betegnyilvántartás most gyerekjáték. Minden automatikusan rögzítve és archiválva."
"Az öröklési és hagyatéki dokumentáció most hatékony és hibamentes."
"Digitális ingatlankezelés összes lakókomplexumunkhoz. Bérlők és tulajdonosok lelkesek."
"A PaperOffice segítségével 99%-kal felgyorsítottuk a számlafeldolgozást. Az MI automatikusan felismer minden releváns adatot és helyesen rendeli hozzájuk."
"A PaperOffice már elengedhetetlen a mindennapi munkánkhoz. A megrendelések, ajánlatok és számlák mostantól automatikusan futnak."
"Az ápolási szolgáltatásaink dokumentációja most digitális és automatizált. Több idő jut a pácienseinkre."
"A műszaki rajzok, darabjegyzékek és minőségi jegyzőkönyvek azonnal megtalálhatók. A keresés, ami korábban 30 percig tartott, most 30 másodpercet vesz igénybe."
"Az ügyfélbizonylatok, adóhatározatok és éves beszámolók automatikusan szortírozásra és a megfelelő ügyfélhez rendelésre kerülnek. A bizonylatkáosz a múlté."
"Az IT-tanácsadási projektjeinkhez kapcsolódó projektdokumentációk, SLA-k és ügyfélkommunikációk automatikusan osztályozásra és archiválásra kerülnek."
Hol szeretné kipróbálni a PaperOffice-t?
A próbaverziója készen áll
Hol szeretne elindulni?
A teljes munkaterület a számítógépre van optimalizálva. A mobil verzió dokumentumok rögzítésére, ellenőrzésére és jóváhagyására alkalmas.
app.paperoffice.aiKezdje el számítógépen
Személyes belépési linkjét e-mailben küldjük Önnek.
Nyissa meg a PaperOffice Mobile alkalmazást
Dokumentumok közvetlen rögzítése és szerkesztése okostelefonon.
Mobil verzió megnyitása