Q1 Energie AG
A Q1 Energie AG több mint 250 benzinkutat üzemeltet Németországban. A PaperOffice AI segítségével 78%-kal felgyorsult a szállítói számlák, megfelelőségi dokumentumok és állomási elszámolások bizonylatfeldolgozása.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Egyetlen hivatalos DMS
A helyzet
A Q1 Energie AG több mint 250 benzinkútból álló hálózatot kezel, napi bizonylatforgalommal szállítói számlákból, karbantartási jegyzőkönyvekből, hitelesítési ellenőrzésekből és megfelelőségi dokumentumokból.
Minden állomás átlagosan 40-60 dokumentumot generál hetente. A manuális rögzítés és hozzárendelés jelentős humánerőforrásokat kötött le a központban.
Az energiaágazat szabályozási követelményei megkövetelik az összes bizonylat hibátlan nyomon követhetőségét, legfeljebb 10 éves megőrzési határidővel.
Több mint 250 állomással és állomásonként heti 60 dokumentummal havonta több mint 15 000 bizonylatról beszélünk. Ennek manuális feldolgozása már nem volt fenntartható.
Kihívás & Megoldás
Kihívások
- Több mint 15 000 bizonylat havonta 357+ benzinkútról
- Heterogén dokumentumtípusok: számlák, hitelesítési jegyzőkönyvek, karbantartási jelentések
- Szabályozási megőrzési kötelezettségek legfeljebb 10 évig
- A bizonylatok manuális hozzárendelése az egyes állomásokhoz és költséghelyekhez
- Késedelmek a havi elszámolásban a hiányzó bizonylatok miatt
Megoldások a PaperOffice-szal
- AI-alapú automatikus osztályozás és adatkinyerés
- Automatikus hozzárendelés az állomásokhoz OCR-felismert állomásszámokon keresztül
- Revízióbiztos hosszú távú archiválás GoBD-megfelelőséggel
- Valós idejű irányítópult az összes állomás bizonylatstátuszáról
- Integráció a SAP könyveléssel és a belső ERP-vel
A bevezetési folyamat
Mérhető eredmények
Előtte vs. Utána
A PaperOffice a bizonylatfeldolgozásunkat egy állandó szűk keresztmetszetből egy zökkenőmentes automatizálási folyamattá alakította. 250 állomás, egy rendszer.
Miért PaperOffice?
Optimalizálja benzinkút hálózatát
Fedezze fel, hogyan forradalmasítja a PaperOffice a dokumentumfolyamatokat az energiaágazatban.