Ritter Verpackungen GmbH
A Ritter Verpackungen, egy vezető csomagolási megoldásszolgáltató, teljesen automatizált dokumentumfeldolgozással forradalmasította meg megrendelés-bevétel folyamatát.
Vezető vállalatok bizalma világszerte
Egyetlen hivatalos DMS
A helyzet
A Ritter Verpackungen naponta több mint 500 megrendelést dolgoz fel, amelyek mindegyike több dokumentumot generál: rendelési visszaigazolásokat, gyártási megrendeléseket, szállítóleveleket és számlákat. A dokumentummennyiség manuális kezelése jelentős adminisztratív erőforrásokat emésztett fel.
A szoros szállítási határidőkkel és az autóipari, valamint élelmiszeripari igényes ügyfelekkel szemben a dokumentumfeldolgozás bármilyen késedelme közvetlenül befolyásolta az ügyfélelégedettséget és a pénzáramlást.
Az könyvelési csapat naponta több mint 3 órát töltött a szállítólevelekből a számlákra történő manuális adatbevitellel, gyakran túlórázva a hónap végi határidők betartása érdekében.
Csak a papírmunkák kezelésére vettünk fel további munkatársakat. Képzett munkatársaink ismétlődő adatbevitelt végeztek az értéknövelő munka helyett.
Kihívás & Megoldás
Kihívások
- Több mint 500 napi megrendelés, amelyek hetente több ezer dokumentumot generálnak
- Napi 3+ óra manuális adatbevitel a szállítólevelekből a számlákra
- Gyakori hibák a manuális számlakészítés során (2-3% hibaszázalék)
- Késedelmes számlázás, amely befolyásolja a pénzáramlást
- Nehézség a szállítmányok és a megrendelések egyeztetése vitás esetekben
Megoldások a PaperOffice-szal
- AI-alapú adatkinyerés a szállítólevelekből és megrendelésekből
- Automatikus számlagenerálás a szállítási visszaigazolások alapján
- Intelligens egyeztetés a megrendelések, szállítmányok és számlák között
- Valós idejű dokumentumkövetés a megrendelés életciklusán keresztül
- Automatizált archiválás teljes audit trail-lel a megfelelőség érdekében
A bevezetési folyamat
Mérhető eredmények
Előtte vs. Utána
A PaperOffice heteken belül felszámolta a dokumentumhátralékunkat. Könyvelési csapatunk most az elemzésre és az ügyfélszolgálatra összpontosít az adatbevitel helyett. A megtérülés az első negyedévben látható volt.
Miért PaperOffice?
Automatizálja dokumentumfeldolgozását
Fedezze fel, hogyan segít a PaperOffice a gyártó cégeknek a manuális dokumentumkezelés megszüntetésében.