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Guide pratique : Archivage
Des justificatifs anciens enfouis dans des cartons ? Désormais, la date de conservation figure sur le document lui-même. Ce guide montre pas à pas comment PaperOffice gère la durée de conservation par type de document, verrouille les documents avec WORM et tient les preuves prêtes pour un contrôle fiscal.
Le fichier est disponible en anglais et en allemand ; sur cette page, vous téléchargez la version anglaise. Gratuit, sans inscription.
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PlusISO/IEC 27001
CERTIFIÉ
SOC 2 Type 2
EN PRÉPARATION
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PlusCe qui est écrit
- Un carton marqué 2021
- Ce qui retient les archives
- La marche à suivre en un coup d'œil
- Un Workspace pour les archives
- Délai et base légale par type de document
- Vos propres types de documents avec délai
- Intégrer les nouveaux justificatifs et les anciens documents
- Vérifier le type avant de verrouiller
- Verrouiller avec début du délai
- Ce qui figure sur un document verrouillé
- Prouver les modifications, bloquer la suppression
- Retrouver les documents et les remettre au contrôle
- Ce que demandent les équipes au démarrage
- Le tester vous-même en 45 minutes
- Pour aller plus loin
- En cinq jours, le premier exercice
- Liste de contrôle et démarrage
Pour qui
Comptabilité : vous classez les pièces et devez les retrouver intactes des années plus tard. Direction : vous répondez de la conservation et voulez savoir ce qui peut partir et quand. Cabinet d'expertise comptable : vous convenez des délais avec l'entreprise et accompagnez le contrôle.
Faits essentiels
- 20 pages, avec un jeu de test pour l'essayer vous-même en 45 minutes
- Les types de système, comme facture, relevé bancaire ou contrat, apportent les années de conservation, le ressort juridique et la base légale. Vous créez vos propres types avec vos valeurs.
- À partir du type de Workspace Business, vous verrouillez un document avec WORM, la période commençant immédiatement ou au changement d'année.
- Le fichier reste alors inchangé. La suppression, le déplacement et le renommage sont bloqués jusqu'à la fin du délai ; le document affiche la date de fin et les jours restants.
- L'onglet Révisions affiche les modifications avec ancienne et nouvelle valeur, utilisateur et date. Une conservation légale bloque la suppression, avec motif.
- Vous intégrez les documents anciens sous forme de ZIP ou depuis un Storage Mount. Pour le contrôle, vous filtrez par type de document et exportez les données avec les originaux et le texte OCR.
Foire aux questions
Questions fréquemment posées sur ce téléchargement
Cela satisfait-il aux exigences de la GoBD ?
PaperOffice fournit les briques : délai et base légale par type, verrouillage WORM, historique des modifications, conservation légale, certificat et export. Que votre processus dans son ensemble soit suffisant, c'est à votre cabinet d'expertise comptable d'en juger, sur la base de votre documentation de procédure.
À partir de quand le délai court-il ?
À partir du verrouillage, immédiatement et au jour près, ou au changement d'année. Les années dépendent du type de document. Verrouillez donc les justificatifs rapidement, par exemple l'année de leur comptabilisation.
Que reçoit le contrôle fiscal ?
Un export des documents sélectionnés, par exemple filtrés par type, sous forme de tableau ou de lot complet avec originaux et texte OCR. Ou un accès en lecture via un groupe d'utilisateurs avec le droit « Consulter + Télécharger ».
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