Partager des documents : par lien dans le navigateur et par téléphone

Le résultat d’abord : partage par navigateur et par téléphone

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Cette vidéo traite du partage : comment vous pouvez partager des documents en toute sécurité par lien dans le navigateur ou par téléphone. Commençons par le résultat. Notre expert-comptable voit le Workspace Accountant 2026 dans son propre compte PaperOffice, avec exactement les documents que nous avons partagés. Et lorsqu’il est en déplacement, il peut appeler, se connecter avec son PIN et obtenir directement les informations à partir des dossiers. Nous vous guiderons pas à pas à travers ces étapes : la préparation du Workspace, le partage par e-mail et la manière dont le destinataire l’accepte, l’agent téléphonique, le partage téléphonique, passer un appel, la gestion et la révocation des partages, et enfin quelques conseils pratiques.

Chapitre 1 : Préparer le Workspace

Un Workspace complet est toujours partagé dans son intégralité. C’est pourquoi nous en créons un distinct pour notre expert-comptable et n’y plaçons que les documents qu’il doit voir. Les partages ne sont disponibles que pour les Workspaces de type Business. Six documents suffisent pour notre exemple : des factures, un avoir et un bon de livraison. Tout document ajouté plus tard à ce Workspace sera automatiquement visible par le destinataire.

Chapitre 2 : Partager par e-mail

Vous configurez le partage directement dans le Workspace : Modifier, puis l’onglet Partage, puis Nouveau partage externe. Nous sélectionnons l’e-mail comme canal. Puis l’adresse e-mail de l’expert-comptable. En cochant cette case, seul un compte PaperOffice portant exactement cette adresse peut accepter l’invitation ; le simple transfert du lien ne suffit pas. Au niveau de l’accès aux documents, vous définissez ce que le destinataire est autorisé à faire : uniquement Voir + Télécharger, ou en plus la possibilité d’envoyer des documents. Comme notre expert-comptable doit pouvoir nous renvoyer des documents, nous autorisons l’envoi. Vous décidez aussi de la durée de validité du partage : sans date d’expiration, pendant 7, 30 ou 90 jours, ou pendant un an. Pour la clôture annuelle, 30 jours nous suffisent. Enregistrez, et c’est fait. Le partage figure désormais comme en attente jusqu’à ce que l’expert-comptable accepte l’invitation.

Chapitre 3 : Le destinataire accepte

L’expert-comptable reçoit un e-mail l’invitant au Workspace Accountant 2026, avec le bouton Accepter l’invitation. S’il est connecté à son propre compte PaperOffice, ce seul clic suffit pour accorder l’accès. Il lui faut donc son propre compte, mais aucun PIN pour le partage. Dès lors, le Workspace partagé apparaît dans son compte, clairement signalé comme tel. Il peut consulter les documents ainsi que toutes les données extraites et les télécharger, dans le cadre des droits que vous avez accordés. Comme nous avons autorisé l’envoi, notre expert-comptable peut aussi nous renvoyer un document, par exemple une facture qui lui a été adressée directement. Il la glisse dans le Workspace partagé, et voilà. Et nous ? La facture se trouve désormais dans notre Workspace Accountant 2026, traitée comme n’importe quel autre document. Plus personne n’a besoin de s’envoyer des documents par e-mail dans les deux sens.

Chapitre 4 : Créer l’agent téléphonique

Pour le partage par téléphone, vous avez besoin d’un agent téléphonique. Sous Conversation AI, nous en créons un nouveau et le nommons Northstar Phone Share. Il est important de bien noter le rôle : Agent protégé. Les appelants doivent alors se connecter avant que l’agent puisse leur partager quoi que ce soit issu de vos documents. Sous Téléphonie, vous activez l’agent et sélectionnez le pays. PaperOffice fournit à cet effet un numéro de téléphone. Pour ce faire, vous sélectionnez la langue et la voix de l’agent. Dans le champ « Comment l’agent doit-il se comporter ? », décrivez avec vos propres mots sa mission, son ton et ses limites claires. Notre agent doit répondre aux questions sur les documents de manière aimable et concise, en indiquant toujours les montants avec leur devise. Sous Knowledge sources, vous indiquez à partir de quels Workspaces l’agent est autorisé à puiser ses réponses : ici, uniquement depuis Accountant 2026.

Chapitre 5 : Configurer le partage téléphonique

Passons maintenant au partage proprement dit, toujours sur le Workspace : Nouveau partage externe, cette fois avec le canal téléphone. L’agent est déjà indiqué. Vous saisissez le numéro de portable de l’expert-comptable ainsi qu’un PIN de 4 à 6 chiffres. Seule une personne appelant depuis ce numéro et connaissant le PIN peut accéder aux documents. Ces deux informations sont floutées dans la vidéo pour des raisons de confidentialité. Si l’appelant a besoin d’un document, PaperOffice l’envoie à cette adresse e-mail fixe : sous forme de lien vers un PDF protégé par mot de passe, le mot de passe figurant dans le même e-mail. L’appelant ne peut indiquer aucune autre adresse par téléphone. Si quelqu’un appelle depuis un numéro inconnu ou anonyme, il est mis en relation avec l’accueil, sans accès aux documents. Et après 3 PIN erronés, le partage est bloqué pendant 15 minutes.

Chapitre 6 : Un appel

Voici à quoi cela ressemble au téléphone. L’expert-comptable appelle le numéro, saisit son PIN et pose simplement sa question.

Appel simulé :

Agent téléphonique : Bienvenue chez PaperOffice AI. Pour vous connecter, saisissez votre PIN puis appuyez sur la touche dièse. Pour l’accueil, appuyez sur la touche étoile.

Expert-comptable : (saisie du PIN)

Agent téléphonique : PIN confirmé. Un instant, s’il vous plaît.

Agent téléphonique : Vous avez accès au Workspace « Accountant 2026 ». Que dois-je rechercher dans les archives ?

Expert-comptable : Quelles factures Veldtmann étaient échues en septembre ?

Agent téléphonique : Deux : une de 2 850 € échue le 6 septembre, et une autre de 47 500 € échue le 18 septembre.

Expert-comptable : Quel est le montant encore dû sur la facture de 47 500 euros ?

Agent téléphonique : Il existe un avoir du 21 août, d’un montant de 950 €, rattaché à cette facture. Le solde restant dû est de 46 550 €.

Agent téléphonique : Dois-je envoyer le document à votre adresse e-mail ?

Expert-comptable : Oui, s’il vous plaît.

Agent téléphonique : J’ai envoyé le document à l’adresse e-mail enregistrée.

Expert-comptable : Merci, c’est tout.

L’agent effectue ses recherches uniquement dans le Workspace partagé et répond à partir des documents : il fournit les dates d’échéance des deux factures ainsi que le montant restant dû figurant sur l’avoir. Pendant cet appel, il n’a accès à aucun autre Workspace. À la demande de l’appelant, l’agent envoie le document sous forme de PDF protégé à l’adresse e-mail enregistrée.

Chapitre 7 : Gérer et révoquer les partages

Vous retrouvez tout dans la vue d’ensemble des Workspaces : sous Options, vous voyez combien de Workspaces vous partagez vous-même et combien d’autres partagent avec vous. Les partages d’un Workspace s’affichent dans l’onglet Partage : qui y a accès, par quel canal et jusqu’à quand. Avec Actions, vous pouvez modifier les droits d’accès, par exemple pour déterminer si le destinataire est autorisé à envoyer des fichiers. Et lorsque la collaboration prend fin, révoquez le partage. Cela prend effet immédiatement : le Workspace disparaît de la vue du destinataire, et le prochain appel est dirigé vers l’accueil. Voici ce que voit ensuite l’expert-comptable : le Workspace a disparu de son compte, et les documents ne sont plus accessibles.

Chapitre 8 : Conseils issus de la pratique

Pour finir, quatre conseils pratiques. Premièrement : un Workspace par destinataire et par finalité. Ainsi, chacun ne voit que ce qu’il est censé voir, et vous pouvez révoquer un partage sans gêner les autres. Deuxièmement, définissez une date d’expiration pour chaque partage. Sans cela, un partage reste actif indéfiniment, même lorsqu’il n’est plus nécessaire. Troisièmement : transmettez le PIN du partage téléphonique par un autre canal que le numéro de téléphone, de préférence en personne. Et quatrièmement : vérifiez régulièrement la liste des partages actifs et révoquez ceux qui ne sont plus nécessaires. En résumé : créez un Workspace distinct pour chaque destinataire. Partagez-le par e-mail avec un compte PaperOffice, en précisant les droits et la durée de validité. Le destinataire se connecte par téléphone avec son numéro de téléphone et son PIN, puis pose simplement sa question. Et vous pouvez à tout moment modifier ou révoquer n’importe quel partage. À bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.