Partager par e-mail

Chapitre 2 : Partager par e-mail

Vous configurez le partage directement dans le Workspace : Modifier, puis l’onglet Partage, puis Nouveau partage externe. Nous sélectionnons l’e-mail comme canal. Puis l’adresse e-mail de l’expert-comptable. En cochant cette case, seul un compte PaperOffice portant exactement cette adresse peut accepter l’invitation ; le simple transfert du lien ne suffit pas. Au niveau de l’accès aux documents, vous définissez ce que le destinataire est autorisé à faire : uniquement Voir + Télécharger, ou en plus la possibilité d’envoyer des documents. Comme notre expert-comptable doit pouvoir nous renvoyer des documents, nous autorisons l’envoi. Vous décidez aussi de la durée de validité du partage : sans date d’expiration, pendant 7, 30 ou 90 jours, ou pendant un an. Pour la clôture annuelle, 30 jours nous suffisent. Enregistrez, et c’est fait. Le partage figure désormais comme en attente jusqu’à ce que l’expert-comptable accepte l’invitation.

Chapitre 3 : Le destinataire accepte

L’expert-comptable reçoit un e-mail l’invitant au Workspace Accountant 2026, avec le bouton Accepter l’invitation. S’il est connecté à son propre compte PaperOffice, ce seul clic suffit pour accorder l’accès. Il lui faut donc son propre compte, mais aucun PIN pour le partage. Dès lors, le Workspace partagé apparaît dans son compte, clairement signalé comme tel. Il peut consulter les documents ainsi que toutes les données extraites et les télécharger, dans le cadre des droits que vous avez accordés. Comme nous avons autorisé l’envoi, notre expert-comptable peut aussi nous renvoyer un document, par exemple une facture qui lui a été adressée directement. Il la glisse dans le Workspace partagé, et voilà. Et nous ? La facture se trouve désormais dans notre Workspace Accountant 2026, traitée comme n’importe quel autre document. Plus personne n’a besoin de s’envoyer des documents par e-mail dans les deux sens.