Stockage sécurisé pour les révisions et Legal Hold

Pour les documents que vous devez conserver, il existe le stockage sécurisé pour les révisions. Au-dessus du document, il est encore indiqué: non sécurisé pour les révisions. Nous l’activons dans l’onglet Révisions: choisissez le pays et le type de document, ce qui définit la période de rétention, ici six ans pour un enregistrement de TVA au Royaume-Uni. Elle commence immédiatement, et PaperOffice affiche la date de fin calculée. Après cela, le document est stocké de manière immuable et ne peut ni être supprimé ni déplacé jusqu’à la fin de la période de rétention. PaperOffice consigne tout ce qui arrive au document, à l’abri de toute falsification, dans l’onglet Révisions. Cette opération est irréversible par conception. À tout moment, vous pouvez ensuite créer un certificat de conformité: un PDF contenant la preuve d’intégrité, un code QR et un lien de vérification public. Si un litige juridique ou un audit fiscal est en cours, un administrateur peut également définir un Legal Hold via l’API, par exemple depuis votre propre workflow. Le document affichera cette information immédiatement et restera conservé au-delà de la date limite jusqu’à ce que le Legal Hold soit levé. En résumé: choisissez AI-DMS Ultra pour vos documents importants, et les vérifications d’audit contrôlent chaque document avec douze contrôles. Les résultats critiques placent immédiatement le document en quarantaine, et seul un administrateur peut le libérer après examen. PaperOffice lit également les numérisations de mauvaise qualité, vous vérifiez chaque valeur à sa source, PaperOffice signale automatiquement les doublons, et vous stockez vos documents importants de manière sécurisée pour les révisions. À bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.