Qu'est-ce que PaperOffice AI? La vue d'ensemble

Pourquoi un DMS classique ne suffit plus

Un système de gestion documentaire stocke vos documents. Il peut les rechercher. Et puis il attend. Il attend qu’une personne lise, décide, et saisisse tout cela dans le prochain système. Si vous souhaitez utiliser l’IA, vous ajoutez un chatbot en périphérie ou vous passez à la version entreprise. Vous payez par poste utilisateur, pour chaque collègue qui doit encore effectuer ce travail. Et votre archive repose dans le cloud de quelqu’un d’autre. Par poste utilisateur. Enterprise uniquement. Leur cloud. Imaginez maintenant un système qui comprend le document, décide de la suite à donner et agit, que ce soit sur demande d’une personne ou d’un agent. Aucune licence par poste utilisateur. Aucune version entreprise nécessaire pour l’IA. Sur votre propre stockage, si vous le souhaitez. C’est PaperOffice AI: un moteur, toutes les portes, votre stockage. PaperOffice AI est un Document

Qu’est-ce que PaperOffice AI?

Plateforme opérationnelle. Comprendre un document ne suffit pas. Ce qui compte, c’est la suite des actions. Ainsi, le moteur effectue trois choses avec chaque document : il le lit, décide de ce dont le document a besoin et agit. Il classe, extrait, route, demande une approbation et transmet à votre ERP. Les personnes et les agents IA travaillent avec les mêmes documents, les mêmes règles et les mêmes autorisations. Quatre portes, une seule plateforme.

Une source unique de vérité pour les documents

Il existe un nouveau type de chaos, qui a l’air moderne. Vos assistants IA vous permettent d’ajouter des documents à des projets. Ainsi, le contrat va dans un projet, l’amendement dans un autre, et un collègue téléverse la version du mois dernier dans un troisième. Trois copies, aucun propriétaire clair, et personne ne sait laquelle est la version actuelle. PaperOffice AI est la source unique de vérité pour les documents. Chaque nouvelle version reçoit son propre numéro, et l’ancienne reste inchangée. Chaque assistant, chaque agent, chaque application lit la même version actuelle, via l’API ou MCP. Rien n’est copié ailleurs. Un seul endroit, une seule vérité, pour tout client.

Comment un document arrive-t-il ?

Commencez là où les documents arrivent. Le copieur dans le couloir numérisera vers un dossier, ou directement dans une boîte de réception du scanner PaperOffice. Un connecteur surveille le dossier, toutes les quelques minutes, selon un motif de fichier, et transmet chaque nouveau fichier à un Workspace. Il en va de même pour une boîte mail, un partage NAS ou un compartiment cloud. Personne n’ouvre une application. Personne ne renomme un fichier. La première étape est accomplie: le bon de livraison se trouve dans le Workspace, avec un aperçu, et chacun peut l’étiqueter manuellement. Pas d’IA pour l’instant. Cela viendra ensuite.

Jusqu’où le moteur lit-il ?

Étape deux: activez AI-DMS. Selon le Workspace, vous choisissez la profondeur de lecture du moteur. Basic lit le texte avec AI-OCR et reconnaît le type de document. Le type apporte ses règles: combien de temps le conserver, sur quelle base légale, et quel IDP Agent lui appartient. Premium comprend les champs et relie le document à son partenaire commercial. Ultra l’audit, vérifie qu’il ne contient pas de fraude et le lie à tout ce qui a précédé. Chaque nouveau document passe automatiquement par ce processus. Et n’importe quel document peut approfondir son traitement ultérieurement.

AI-OCR n’est pas un OCR classique

Les documents réels ne sont pas des PDF propres. Une facture de fret avec une tache de café. Un bon de livraison imprimé par une imprimante à matrice de points. Un rapport de service photographié sur une table d’atelier. AI-OCR lit les trois: le texte, les tableaux, et un rectangle englobant pour chaque ligne, chacun avec son propre score de confiance. L’écriture manuscrite incluse. C’est la différence avec l’OCR classique: il ne devine pas les caractères, il comprend la mise en page de la page. AI-OCR s’exécute à l’intérieur de chaque passage AI-DMS. Et vous pouvez l’appeler seul, via l’API, ou en tant qu’outil MCP. AI-DMS comprend le

IDP Agents: les champs en tant que données

document dans son ensemble. Le IDP Agent intervient avec la précision d’un sniper. Le type de document déclenche le processus, et il récupère exactement ce que vous avez défini: numéro de facture, fournisseur, montant, référence de commande, compte bancaire. Un champ correspond à une invite (prompt), accompagné des vérifications que vous définissez, par exemple: les lignes s’additionnent-elles au total? Chaque champ est renvoyé sous forme de données, avec sa position dans le document original. Ensuite, le document suivant peut être différent: une facture espagnole, une autre mise en page, et l’agent trouve toujours les champs car il lit le sens et non les coordonnées. Si un champ requis manque, le document atterrit dans une file d’attente de révision pour un humain. Exécutez l’agent manuellement, par lot, dans un workflow ou automatiquement pour chaque document de ce type.

L’équilibre est-il respecté ? Le contrôle en trois voies

Maintenant, le moteur relie ce qui appartient ensemble. Commandé: cent modules d’alimentation. Confirmé: cent. Livré: quatre-vingt-dix-huit. Facturé: cent. Un système classique classerait quatre documents et passerait à la suite. PaperOffice suit le numéro de commande à travers les quatre documents, identifie l’écart de deux unités, trouve la note de crédit qui corrige neuf cent cinquante euros, et lie le paiement sur le relevé bancaire: quarante-six mille cinq cent cinquante. Résolu. Pas besoin de tableur en parallèle.

Quand une personne décide

Certaines décisions restent du ressort des personnes. En voici une. Une facture arrive avec un nouveau compte bancaire. Le même jour, un email demande de mettre à jour le dossier fournisseur immédiatement, et surtout de ne pas appeler le standard principal. Le moteur a déjà placé le nouveau compte à côté de celui du contrat fournisseur, a identifié l’email comme un schéma classique de fraude, et a stoppé le workflow avant le paiement. Il a maintenant besoin d’une personne. Ainsi, le responsable financier reçoit une notification, même sur la plage si c’est là qu’elle se trouve. Elle voit l’original, les deux comptes, l’avertissement, et décide en un seul clic. Non payé. Vérifié d’abord. Chaque décision est consignée.

Workflows en langage clair

Et qui construit le workflow? Vous, en langage clair. Aucun diagramme n’est nécessaire. Le type de document est le déclencheur: chaque facture lance ce workflow. Vous décrivez la règle: si une facture correspond à sa commande, approuvez-la et transmettez-la à notre ERP pour comptabilisation. Sinon, envoyez-la au service financier avec la raison. Le moteur transforme cette phrase en un agent de workflow. Correspondance trouvée, approuvé, transmis. Chaque étape laisse une trace dans le journal d’audit: ce qui s’est passé, par quelle règle ou par qui. Votre ERP reçoit la comptabilisation via un webhook dès que cela se produit. Jusqu’ici, personne n’a ouvert l’application PaperOffice. C’est tout le point.

Interrogez vos documents dans votre assistant IA

Ou vous posez simplement une question. Dans ChatGPT, dans Cursor, ou dans l’assistant IA que vous utilisez déjà. Quelles factures Norvexa sont encore ouvertes ? La commande du contrôleur a-t-elle été livrée en totalité ? Votre assistant ne reçoit pas un seul PDF. Il reçoit votre Workspace comme outil, avec vos autorisations : recherche, lecture, suivi des références, comparaison. Et il répond avec les documents qu’il a utilisés, ligne par ligne. Deux factures, l’une payée, l’autre ouverte. Deux livraisons, complètes. Il ne s’agit pas de discuter avec vos PDFs. Il s’agit de la mémoire de votre entreprise, accessible à tout modèle en qui vous avez confiance.

La langue n’a pas d’importance

La langue n’a pas d’importance. Une facture allemande, un bon de livraison espagnol, un contrat anglais : le moteur les intègre tous dans un corpus de connaissances unique et consultable. Vous posez votre question dans votre langue et recevez la réponse dans votre langue, avec les sources dans leur langue respective. Aucun projet de traduction. Aucune archive séparée par pays.

Une routine d’agent chaque matin

Et parce que les outils sont identiques, un agent peut le faire sans vous. Donnez à votre assistant une routine, ou planifiez un flux de travail dans PaperOffice: chaque matin à huit heures, triez la boîte de réception des factures, associez chaque facture à sa commande, bloquez tout ce qui est suspect et laissez un résumé. Cela fonctionne. Grâce à MCP, l’agent travaille avec les mêmes permissions, les mêmes règles et la même piste d’audit qu’une personne. Le modèle de pointe réside dans votre client. Les documents et les outils restent ici.

Trois façons, un noyau

Alors comment l’utilisez-vous ? Trois façons, un noyau. Utilisez-le tel quel : l’application web et l’application mobile, prêtes dès le premier jour. Étendez-le : ajoutez des modules complémentaires via l’API et MCP, vos propres tableaux de bord, vos propres automatisations. Ou construisez votre propre produit sur le même noyau, en mode headless, avec votre propre interface. Les trois fonctionnent sur les mêmes documents, les mêmes permissions et les mêmes outils. Et nous construisons d’abord pour nous-mêmes : ce que nous utilisons tous les jours, vous l’obtenez également, sous forme d’API et d’outils MCP. Cela évolue aussi loin que vous le souhaitez.

Votre propre module complémentaire en trois étapes

À quel point est-ce simple? Trois étapes. Une: donnez à votre assistant de codage, Cursor par exemple, l’adresse paperoffice dot ai slash llms dot txt. Il lit la documentation de la plateforme, les points de terminaison et les outils. Deux: dites ce que vous voulez. Un tableau de bord pour les factures en attente, au-dessus de PaperOffice AI. Trois: il le construit. Votre module complémentaire s’exécute contre votre Workspace, avec vos autorisations, le soir même. Pas de SDK à apprendre. La plateforme s’explique à votre éditeur.

L’application mobile

Au téléphone, PaperOffice AI est une application web installable. Pas de magasin d’applications. Associez-la à un code QR depuis votre bureau, et dès lors, connectez-vous avec votre empreinte digitale. Pointez l’appareil photo vers un document: détection des bords, correction de la perspective, plusieurs pages en une seule fois. Pas de réseau? La numérisation attend et se télécharge plus tard. Signez en déplacement avec un code SMS. Demandez à l’agent par la voix. Approuvez du pouce. Tout ce que vous scannez atterrit dans le Workspace comme n’importe quel autre document, avec la même profondeur de AI-DMS.

Accès depuis l’extérieur

Et les personnes extérieures à votre entreprise? Elles y ont aussi accès, sans copies. Partagez un Workspace dans le navigateur: votre client reçoit un lien, s’inscrit gratuitement, et le Workspace partagé apparaît juste à côté du sien. Il voit ce que vous autorisez: lecture, ou également téléchargement. Et pour tous ceux qui préfèrent parler plutôt que cliquer, il y a des Conversation Agents: dans le chat sur votre site web, et au téléphone.

Qui répond lorsque vos clients appellent ?

Qui répond lorsque vos clients appellent? Prenons un fabricant de contrôleurs industriels. Les mêmes questions arrivent chaque jour, par téléphone et via le chat du site web. Maintenant, un Conversation Agent y répond, à partir de la base de connaissances de l’entreprise: ses articles et tout son site web. Quelle est la garantie sur le contrôleur? Trente-six mois à compter de la livraison, et dans le chat, avec un lien vers la source. Les faits concernant l’entreprise proviennent des instructions propres à l’agent et de sa base de connaissances. Au téléphone, un montant sans source n’est jamais prononcé. Si l’agent ne peut pas aider, il envoie au correspondant un lien par message textuel. Le correspondant décrit la demande, et un ticket arrive auprès de l’équipe. Et si le correspondant préfère l’espagnol, il le dit simplement. Votre connaissance répond au téléphone.

Pouvez-vous appeler votre archive ?

Pouvez-vous appeler votre archive ? Oui, avec un code PIN. Partagez un Workspace avec un numéro de téléphone : celui d’un client, d’un prospect ou le vôtre, pour les jours de déplacement. L’appelant compose depuis un numéro enregistré et saisit le code PIN, puis la touche dièse. Trois tentatives infructueuses et l’accès téléphonique est verrouillé pendant un certain temps. L’agent nomme le Workspace et demande ce qu’il faut rechercher. Quelles sont nos factures encore ouvertes ? Il recherche les documents et répond : l’une est payée, l’autre est ouverte. Sur demande, il envoie par e-mail la facture ouverte, sous forme de lien vers un PDF protégé par mot de passe, et uniquement à l’adresse enregistrée pour ce Workspace. Par Workspace, vous définissez la voix, la langue et les instructions supplémentaires. La touche étoile redirige vers l’accueil. Idéal pour les cabinets, les gestionnaires immobiliers et les études juridiques.

Quels outils sont intégrés ?

Tout cela constitue un seul moteur, et ce moteur dispose de nombreux outils. Document AI: OCR, IDP Agents, un Split Agent qui décompose un ensemble numérisé, un Redact Agent qui masque les données personnelles avant qu’un bulletin de paie ne quitte l’entreprise, et un Trust Agent qui vérifie chaque fichier pour détecter tout texte caché ou falsification. Workflow AI en langage clair, avec des modèles et une intervention humaine. Conversation AI: un agent de chat qui cite ses sources, et un agent téléphonique. Media AI: synthèse vocale dans plus de trente langues, même avec votre propre voix, et transcription. Knowledge Base AI pour vos articles et votre site web. Relations AI: toutes les parties de chaque document, ainsi qu’un graphique des relations entre elles. Analytics AI: vos finances, calculées à partir des champs lus par l’IDP. PaperOffice Sign, et une bibliothèque de services de données. Plus de quarante fonctionnalités, un seul compte. Les vôtres via l’API, et beaucoup d’entre elles en tant qu’outils MCP.

Le moteur peut-il également rédiger des documents ?

Le moteur lit des documents. Peut-il également en rédiger? Découvrez le Creator Agent. Votre papier à en-tête devient le modèle, directement issu d’un document existant. Ensuite, vous demandez en langage naturel: un devis pour Norvexa, cent contrôleurs, avec mise en service sur site. L’agent extrait les faits de votre base de connaissances, de vos dossiers clients et de votre profil d’entreprise. Chaque chiffre doit avoir une source. Si un prix manque ou si plusieurs clients correspondent, il pose des questions au lieu de deviner. Vous vérisez l’aperçu et confirmez. Seul alors le PDF est créé, numéroté et stocké dans le Workspace, comme tout autre document. Et le même agent s’exécute via l’API et en tant qu’outil MCP.

Signer et vérifier

La signature a lieu là où le document se trouve déjà. Envoyez l’amendement depuis l’archive. Le signataire reçoit un lien, confirme avec un code SMS, et signe dans le navigateur ou sur son téléphone. Le PDF signé, accompagné de son certificat de signature, est placé à côté de l’original. Et chacun peut vérifier la signature ultérieurement, de manière indépendante, sur une page de vérification publique.

Vos fichiers doivent-ils être déplacés ?

Vos fichiers doivent-ils être déplacés? Pas à moins que vous ne le souhaitiez. Un montage de stockage connecte votre NAS, votre serveur ou votre compartiment cloud, et vous choisissez par connexion. Indexation: les fichiers restent sur votre stockage et ne sont jamais modifiés. PaperOffice les rend consultables, exécute la même IA dessus et suit chaque modification. Comme stockage via SFTP: chaque nouveau document est écrit directement sur votre propre appareil, chiffré avec votre propre mot de passe. Un deuxième montage peut refléter le premier, et si le premier tombe en panne, PaperOffice lit à partir du miroir. Ou importation: les fichiers sont transférés dans notre propre centre de données dans l’Union européenne. Dans les deux cas, PaperOffice conserve l’index, les métadonnées et les résultats de l’IA. Apportez votre propre stockage et conservez toutes les capacités de l’IA. Aucun verrouillage fournisseur.

Où vivent mes documents — et qui y a accès ?

Où vivent vos documents, et qui y a accès ? Lecture, extraction, recherche et embeddings : en mémoire, sur nos propres GPU, dans notre propre centre de données dans l’Union européenne, en Espagne. Données entrantes, données sortantes : le modèle ne conserve rien. Vous choisissez le stockage : le nôtre, ou tout NAS ou serveur compatible SFTP. Votre assistant IA obtient des outils, jamais l’archive, dans le cadre de vos autorisations.

À qui s’adresse ce produit ?

Pour une équipe souhaitant gérer factures, contrats et courriers sans lancer de projet de développement. Pour un intégrateur souhaitant intégrer PaperOffice dans ses propres logiciels. Pour un développeur désirant utiliser Document AI via une API et des outils MCP. Pour un partenaire souhaitant le revendre sur sa propre facture. Un seul compte, une seule entrée, un seul moteur. Pas de licences par utilisateur: les utilisateurs sont inclus dans tous les plans, et la consommation est facturée en crédits. Derrière tout cela, une entreprise fondée en deux mille deux.

En résumé

Un système de gestion documentaire stocke et attend. PaperOffice AI lit, décide et agit. Pour la personne qui pose la question, et pour l’agent qui la pose en son nom. Un seul moteur. Toutes les portes. Votre stockage. Conçu pour les humains. Prêt pour les agents.