Premiers pas avec PaperOffice AI: Workspace, documents, agent et recherche

Bonjour et bienvenue dans l’Académie PaperOffice AI. Aujourd’hui, nous aborderons les premières étapes: nous créerons un Workspace, importerons des documents et examinerons ce que l’IA en fait. Ensuite, nous retrouverons des documents, poserons des questions à l’agent, partagerons le Workspace même par téléphone, et connecterons le PaperOffice à Claude. Tout ce dont vous avez besoin pour cela est un navigateur. Juste pour clarifier à l’avance: PaperOffice AI est un système de gestion documentaire qui comprend vos documents. Il s’exécute dans le navigateur, en tant qu’application sur votre téléphone mobile, et via une interface. Vos documents sont stockés dans Workspaces, par exemple un par entreprise, projet ou client. Et l’IA lit chaque document: elle identifie le type, attribue un nom descriptif, des mots-clés et un résumé. De plus, il y a un agent auquel vous pouvez poser des questions sur vos documents, une recherche qui trouve du contenu, des capacités de partage externe et la connexion à Claude.

Pour commencer : La visite guidée

Après votre connexion, vous atterrirez sur votre page de vue d’ensemble: tâches, notifications, quelques outils rapides et le chemin vers Claude et ChatGPT. Sur la gauche, vous pouvez voir tous les domaines de l’application. Pour commencer, vous aurez principalement besoin du Document AI: C’est là que se trouvent vos Workspaces et documents. En haut, vous trouverez l’agent et la fonctionnalité de recherche. Les deux sont accessibles depuis n’importe quelle page. Et via votre profil, vous pouvez accéder à l’Aide et à l’Apprentissage: pour la visite guidée d’introduction, le Résolveur de Problèmes et le support. Vos unités d’apprentissage sont également affichées en haut.

Étape 1 : Créer un Workspace

Commençons. Dans la vue d’ensemble de Workspaces, je clique sur Créer un nouveau Workspace. Un Workspace est comme un classeur dédié, par exemple pour une entreprise, un projet ou un client. Je le nomme Northstar Industrial et choisis le type: Entreprise. La langue de traitement est définie sur l’anglais. L’IA utilisera cette langue plus tard pour les résumés, les noms et les champs. Pour l’emplacement de stockage, vous choisissez entre le centre de données PaperOffice en UE et votre propre stockage, BYOS (Bring Your Own Storage). Vos fichiers résident alors sur votre propre serveur ou NAS, que vous avez configuré au préalable sous Connectors. Important: l’emplacement de stockage ne peut pas être modifié après la création. Dans l’onglet Type de Workspace, il s’agit de protection et de traçabilité. Il y a trois niveaux. Standard est le niveau d’entrée: stocker et retrouver. Business est destiné au travail quotidien: partager, protéger, restaurer. C’est notre recommandation, et seul le Workspaces Business peut être partagé externement. Conformité est le niveau supérieur, pour la traçabilité et la préparation aux audits, par exemple avec des exigences strictes de conservation. La conformité coûte plus cher, ne prend pas en charge votre propre stockage et ne peut pas être partagée externement. La mise à niveau est possible à tout moment; la rétrogradation ne l’est pas. Dans l’onglet AI-DMS, vous définissez la profondeur avec laquelle l’IA comprend vos documents. Stockage uniquement, sans IA, convient pour l’archivage pur. Vous pouvez toujours traiter les fichiers plus tard. Basic rend votre archive consultable: reconnaissance de texte, classification et mots-clés. Premium est le meilleur paramètre par défaut pour les documents commerciaux, avec recherche sémantique, champs métier et relations. Ultra extrait le maximum: les tableaux, formulaires et images sont lus, les documents sont liés entre eux, et chaque document fait l’objet d’un contrôle de sécurité. Pour notre démo, j’utilise Ultra. Sous Type de document, je sélectionne la reconnaissance automatique. L’IA attribue ensuite chaque document au bon type, tel que facture, bon de livraison ou contrat. Sous Protection d’accès, vous pouvez sécuriser davantage un Workspace avec un mot de passe, un code SMS ou le principe des quatre-yeux. Pour notre démo, nous passerons par là. Et sous Partage, vous pourrez plus tard partager le Workspace externement: par e-mail pour un accès dans le navigateur, ou par téléphone. Je vous montrerai cela en détail dans un instant. Je sauvegarde, je vérifie le résumé et je crée le Workspace.

Étape 2 : Importer des documents

Le nouveau Workspace est encore vide. Je l’ouvre et clique sur Ajouter un document. Je sélectionne les fichiers ici: les documents de notre société de démonstration Northstar, y compris les factures, les bons de livraison, les contrats et les relevés bancaires, ainsi que des numérisations et des photos prises avec un téléphone portable. Les fichiers sont téléchargés et l’IA commence à les lire immédiatement. Avec de nombreux documents, cela prend un certain temps, alors je passe rapidement à la suite. Le téléchargement n’est qu’une option. Les documents peuvent également être importés depuis des appareils mobiles, directement depuis des scanners, via des captures d’écran ou des sites web, et des dossiers entiers peuvent être traités en une seule fois à l’aide de l’importateur par lots.

Étape 3 : Résultat, agent et recherche

Voici à quoi ressemble le résultat. Les fichiers ont reçu des noms descriptifs, ainsi que des titres et de brèves résumés. De plus, les types de documents et les mots-clés sont affichés. Tout cela a été généré par l’IA. Maintenant, je m’adresse à l’agent. Par exemple: Que s’est-il passé dans le projet X200 pour Norvexa? L’agent recherche dans le Workspace, lit les documents pertinents et répond en phrases complètes: livraison, perturbation et acceptation en septembre. Et il cite ses sources, que vous pouvez ouvrir directement. La recherche trouve non seulement les noms de fichiers, mais aussi le contenu. Je cherche: délai de préavis. Le voici: l’amendement au contrat-cadre avec Norvexa. Le terme n’est pas dans le nom du fichier mais dans le contenu, et la recherche le trouve quand même.

Étape 4 : Un document en détail

Ouvrons un document: l’avoir de Veldtmann pour neuf cent cinquante euros. À gauche, vous voyez l’original; à droite, tout ce que PaperOffice AI en a extrait. La page de couverture affiche le titre et le résumé, une note indiquant que vous pouvez rendre le document sécurisé contre les modifications, et le Workspace dans lequel il se trouve. Sous Propriétés, vous trouverez l’état, le nom, le type de document et les mots-clés. Les champs de données contiennent tout ce que l’IA a extrait, ici la ligne avec la quantité et le prix. En un clic, vous le copiez dans Excel. Sous Activités, vous pouvez créer des notes et des tâches pour le document. L’audit affiche le contrôle de sécurité de Ultra, avec douze contrôles, y compris ceux sur les valeurs de calcul et les taxes. Tout est en ordre ici. Le journal des révisions enregistre chaque changement dès que vous rendez le document sécurisé contre les modifications. Et Connexions montre à quoi le document est lié, par exemple au partenaire commercial Veldtmann.

Partage par téléphone : Créer un agent téléphonique

Maintenant, passons à ma partie préférée: le partage par téléphone. Imaginez que votre conseiller fiscal ait rapidement besoin d’une information issue de vos dossiers. Il vous appelle simplement et demande. Aucune application ni connexion requise. Pour ce faire, créez un agent téléphonique sous Conversation AI. Je l’appelle Northstar Phone Sharing et je sélectionne le rôle: Agent protégé. Cela signifie que les appelants doivent s’identifier avec leur numéro de mobile et un code PIN. Dans la section Téléphonie, j’active l’option d’appel entrant. PaperOffice fournit un numéro d’appel entrant par pays; je sélectionne l’Allemagne. Dans la section Agent, vous pouvez définir la langue, la voix et le message d’accueil, ainsi que décrire le comportement attendu de l’agent. Et dans la section Connaissances, vous décidez de l’accès à quel Workspaces il est autorisé. Je n’autorise que notre Northstar Workspace et j’enregistre.

Partage par téléphone : configuration du partage

Maintenant, le partage proprement dit. Dans le Workspace, sous Modifier, l’onglet Partage, Nouveau partage externe. Comme canal, je choisis Téléphone. L’agent est déjà sélectionné. J’entre le numéro de mobile de mon contact et un code PIN ; les deux sont floutés dans la vidéo. Dans la section Livraison, j’ajoute une adresse e-mail au cas où l’appelant souhaiterait recevoir des documents par courrier électronique. Dans la section Voix, vous définissez la langue et la voix. Dans la section Agent, vous pouvez donner des instructions supplémentaires à l’agent téléphonique pour ce partage spécifique. Le partage est valable trente jours. Enregistrez et activez le partage. Et voici à quoi cela ressemble. L’appelant compose le numéro d’accès, entre son code PIN et pose ses questions. Écoutons.

(L’appel lui-même est dans les sous-titres.)

Les réponses proviennent directement des documents du Workspace, avec les montants, les dates et les échéances, et l’agent a corrigé de lui-même le nom mal entendu. Il ne connaît que ce qui se trouve dans ce Workspace.

Claude: Configurer PaperOffice

Enfin, un aperçu: PaperOffice AI peut être connecté à Claude. Dans votre profil, vous trouverez Configurer PaperOffice. C’est ici que vous connectez l’application mobile et Claude. Dans Claude, ajoutez PaperOffice sous Paramètres > Connectors et connectez votre compte une fois. Par la suite, Claude fonctionnera avec vos documents, en utilisant toujours uniquement vos autorisations. Par exemple, demandez à Claude quelles factures de Veldtmann se trouvent dans le Workspace. Claude recherche via PaperOffice et répond avec les numéros de facture, les dates et les montants. Pour résumer: créez un Workspace, téléchargez des documents, et l’IA s’occupe du reste. Il comprend chaque document, l’agent répond à vos questions, la recherche trouve le contenu au lieu de simples noms de fichiers, et le partage fonctionne dans le navigateur ou par téléphone. Les prochaines vidéos couvriront les vérifications de sécurité avec la quarantaine, le partage via navigateur et téléphone, ainsi que la recherche et l’organisation des fichiers. Merci d’avoir regardé, et à bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.