Deling af dokumenter: via link i browseren og pr. telefon

Resultatet først: Delt via browser og telefon

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. Denne film handler om deling: hvordan du sikkert deler dokumenter via et browserlink eller pr. telefon. Først resultatet. Vores revisor ser Workspace’et Accountant 2026 på sin egen PaperOffice-konto med præcis de dokumenter, vi har delt. Og når revisoren er på farten, kan vedkommende ringe ind, logge ind med sin PIN og få oplysningerne direkte fra arkivet. Vi gennemgår det trin for trin: forberedelse af Workspace’et, deling via e-mail og hvordan modtageren accepterer den, telefonagenten, telefonsdeling, at ringe op, administration og tilbagekaldelse af delinger og til sidst nogle praktiske tips.

Kapitel 1: Forbered Workspace’et

Et helt Workspace bliver altid delt. Derfor opretter vi et særskilt til vores revisor og lægger kun de dokumenter i det, revisoren skal kunne se. Delinger er kun tilgængelige for Workspaces af typen Business. Seks dokumenter er tilstrækkelige til vores eksempel: fakturaer, en kreditnota og en følgeseddel. Alt, der senere lægges i dette Workspace, bliver automatisk synligt for modtageren.

Kapitel 2: Del via e-mail

Du opsætter delingen direkte i Workspace’et: Rediger, derefter fanen Deling og så Ny ekstern deling. Vi vælger e-mail som kanal. Derefter revisorens e-mailadresse. Med dette afkrydsningsfelt kan kun en PaperOffice-konto med præcis denne adresse acceptere invitationen; det er ikke nok blot at videresende linket. Under dokumentadgang definerer du, hvad modtageren må: kun se og downloade dokumenter, eller desuden uploade dokumenter. Da revisoren skal kunne sende dokumenter tilbage til os, tillader vi upload. Og du bestemmer, hvor længe delingen er gyldig: uden udløbsdato, i 7, 30 eller 90 dage eller i et år. Til årsafslutningen er 30 dage tilstrækkeligt for os. Gem, så er det klaret. Delingen vises nu som afventende, indtil revisoren accepterer invitationen.

Kapitel 3: Modtageren accepterer

Revisoren får en e-mail med en invitation til Workspace’et Accountant 2026 og knappen Accepter invitation. Hvis vedkommende er logget ind på sin egen PaperOffice-konto, er det nok med ét klik for at få adgang. Revisoren har altså brug for sin egen konto, men ingen PIN til delingen. Fra nu af vises det delte Workspace på revisorens konto, tydeligt markeret. Revisoren kan se dokumenterne sammen med alle udtrukne data og downloade dem inden for de rettigheder, du har givet. Da vi har tilladt upload, kan revisoren også sende noget tilbage til os, for eksempel en faktura, der er sendt direkte til vedkommende. Vedkommende trækker den ind i det delte Workspace, og så er det hele. Og hvad med os? Fakturaen ligger nu i vores Workspace Accountant 2026 og bliver behandlet præcis som alle andre dokumenter. Ingen behøver at sende noget frem og tilbage via e-mail.

Kapitel 4: Opret telefonagenten

Til deling pr. telefon skal du bruge en telefonagent. Under Conversation AI opretter vi en ny og giver den navnet Northstar Phone Share. Det er vigtigt at bemærke rollen: Beskyttet agent. Så skal opkaldere logge ind, før agenten kan dele noget fra dine dokumenter med dem. Under Telefoni aktiverer du agenten og vælger landet. PaperOffice stiller et telefonnummer til rådighed til det formål. Her vælger du agentens sprog og stemme. I feltet »Hvordan skal agenten opføre sig?« beskriver du med dine egne ord agentens opgave, tone og klare grænser. Vores agent skal besvare spørgsmål om dokumenterne venligt og kortfattet og altid angive beløb med valuta. Under Viden angiver du, fra hvilke Workspaces agenten må hente sine svar, her kun fra Accountant 2026.

Kapitel 5: Opsæt telefonsdeling

Nu til selve delingen, igen i Workspace’et: Ny ekstern deling, denne gang med telefonkanalen. Agenten er allerede angivet. Du indtaster revisorens mobilnummer og en PIN på 4 til 6 cifre. Kun en person, der ringer fra dette nummer og kender PIN’en, kan få adgang til dokumenterne. Begge dele er slørede i filmen af hensyn til privatlivet. Hvis opkalderen har brug for et dokument, sender PaperOffice det til denne faste e-mailadresse: som et link til en adgangskodebeskyttet PDF, hvor adgangskoden står i samme e-mail. Opkalderen kan ikke angive en anden adresse pr. telefon. Hvis nogen ringer fra et ukendt eller anonymt nummer, kommer de til receptionen uden adgang til dokumenter. Og efter 3 forkerte PIN-koder bliver delingen spærret i 15 minutter.

Kapitel 6: Et opkald

Sådan lyder det på telefonen. Revisoren ringer til nummeret, indtaster sin PIN og spørger bare.

Simuleret opkald:

Telefonagent: Velkommen til PaperOffice AI. For at logge ind skal du indtaste din PIN og trykke på firkanttasten. Til receptionen trykker du på stjernetasten.

Revisor: (indtastning af PIN)

Telefonagent: PIN er bekræftet. Et øjeblik, tak.

Telefonagent: Du har adgang til Workspace »Accountant 2026«. Hvad skal jeg slå op i arkivet?

Revisor: Hvilke fakturaer fra Veldtmann havde forfald i september?

Telefonagent: To: én på 2.850 € med forfald den 6. september og en anden på 47.500 € med forfald den 18. september.

Revisor: Hvor meget står der stadig til betaling på fakturaen på 47.500 euro?

Telefonagent: Der er en kreditnota fra den 21. august på 950 € mod denne faktura. Restbeløbet er 46.550 €.

Telefonagent: Skal jeg sende dokumentet til din e-mailadresse?

Revisor: Ja tak.

Telefonagent: Jeg har sendt dokumentet til den e-mailadresse, der er registreret.

Revisor: Tak, det var alt.

Agenten søger i det delte Workspace og svarer ud fra dokumenterne: den oplyser forfaldsdatoerne for de to fakturaer og restbeløbet fra kreditnotaen. Den har ingen adgang til andre Workspaces under opkaldet. På opkalderens anmodning sender agenten dokumentet som en beskyttet PDF til den gemte e-mailadresse.

Kapitel 7: Administrer og tilbagekald delinger

Du kan holde styr på det hele i Workspace-oversigten: Under Indstillinger kan du se, hvor mange Workspaces du selv har delt, og hvor mange andre der deler med dig. Delingerne for et Workspace vises på fanen Deling: hvem der har adgang, via hvilken kanal og til hvornår. Med Handlinger kan du ændre adgangsrettighederne, for eksempel om modtageren må uploade filer. Og når samarbejdet ophører, tilbagekalder du delingen. Det træder i kraft med det samme: Workspace’et forsvinder fra modtagerens visning, og næste opkald går til receptionen. Sådan ser det ud for revisoren bagefter: Workspace’et er forsvundet fra vedkommendes konto, og dokumenterne er ikke længere tilgængelige.

Kapitel 8: Tips fra praksis

Til sidst fire praktiske tips. For det første: ét Workspace pr. modtager og formål. Så ser alle kun det, de skal se, og du kan tilbagekalde en deling uden at forstyrre andre. For det andet: angiv en udløbsdato for hver deling. Uden en udløbsdato fortsætter delingen på ubestemt tid, selv når den ikke længere er nødvendig. For det tredje: Del PIN’en til telefonsdelingen via en anden kanal end telefonnummeret, helst personligt. Og for det fjerde: kontroller regelmæssigt listen over aktive delinger, og tilbagekald dem, der ikke længere er nødvendige. Sammenfattet: opret et særskilt Workspace til hver modtager. Del det via e-mail med en PaperOffice-konto, inklusive rettigheder og gyldighedsperiode. Modtageren logger ind pr. telefon med sit telefonnummer og sin PIN og stiller derefter bare sit spørgsmål. Og du kan ændre eller tilbagekalde enhver deling når som helst. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.