Revisionssikker opbevaring og legal hold

For dokumenter, der skal gemmes, findes der revisionssikker opbevaring. Over dokumentet står der stadig: ikke revisionssikker. Vi aktiverer det i fanen Revisioner: vælg land og dokumenttype, hvilket indstiller opbevaringsperioden, her er det seks år for en UK VAT-dokumentation. Det starter med det samme, og PaperOffice viser den beregnede slutdato. Derefter gemmes dokumentet uforanderligt og kan ikke slettes eller flyttes, før opbevaringsperioden udløber. PaperOffice logger alt, der sker med dokumentet, uforfalskeligt, i fanen Revisioner. Dette er irreversibelt efter design. Til enhver tid kan du derefter oprette et overholdelsescertifikat: en PDF med bevis for integritet, en QR-kode og et offentligt verificeringslink. Hvis der pågår en retstvist eller skattekontrol, kan en administrator yderligere indstille en legal hold via API’et, f.eks. fra dit eget workflow. Dokumentet vil straks vise dette og forblive gemt ud over fristen, indtil holden ophæves. Opsummeret: vælg AI-DMS Ultra for vigtige dokumenter, og revisionskontrollen tjekker hvert dokument med tolv kontrolpunkter. Kritiske fund sætter dokumentet i karantæne med det samme, og kun en administrator kan frigive det efter en gennemgang. PaperOffice læser også dårlige scanninger, du tjekker hver værdi ved sin kilde, PaperOffice rapporterer duplikater automatisk, og du gemmer vigtige dokumenter revisionssikkert. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.