Særlige agenter: Adskil batchescans, læs håndskrift, detekter manipulationer og sværte data

Først resultatet: Fire særlige tilfælde, fire løsninger

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. I dag vil vi diskutere fire specialister i PaperOffice, der håndterer besværlige specialtilfælde for dig. Først resultatet: fem rene dokumenter med beskrivende navne ekstraheres fra en syvsiders batch-scan. En modtagelsesbekræftelse med håndskrevne noter læses. En faktura, hvor nogen har dækket bankoplysningerne, flages øjeblikkeligt. Og en lønseddel sendes til skatterådgiveren i pseudonymiseret form. Vi vil se på, hvor disse agenter er placeret i PaperOffice, og derefter undersøge hver enkelt individuelt: Split, håndskriftsgenkendelse, Trust og Redact.

Kapitel 1: Hvor de specialiserede agenter findes

Du finder de specialiserede agenter til venstre under Document AI: Split Agent, Trust Agent og Redact Agent. Her opretter du agenter med faste indstillinger, hvis du skal udføre den samme opgave gentagne gange. Processen startes fra dokumentlisten: vælg dokumenter, Handlinger, Agenter og workflows. Her finder du Split, Trust og Redact. På den måde vælges et dokument altid først, efterfulgt af agenten.

Kapitel 2: Split Agent: Adskil batch-scans

Første problem: I postkammeret scannes en hel stak på én gang. Dette resulterer i en syvsiders PDF, der indeholder en ordre, en leveringsnota, en faktura og mere, herunder et adskillerark. Til dette formål opretter vi en Split Agent. Vi navngiver den Split mailroom og vælger niveauet Premium. Som resultat vil de enkelte dele blive tildelt ikke kun tal, men også dokumenttypen, datoen og afsenderen i deres navne. I fanen Split-metode definerer du, hvordan agenten genkender, hvor et nyt dokument begynder: automatisk, ved et forsideark, ved en adskillerkode, ved en ændring i dokumenttype, efter et fast antal sider, per person eller fil, eller med din egen regel. Vi lader det stå på Automatisk. Derefter genkender PaperOffice grænserne baseret på indhold, afsender, dato og dokumenttype; adskillerark er mulige, men ikke nødvendige. Som mål vælger vi den eksisterende Workspace Mailroom 2026. Nu for batch-scannen: vælg elementerne i listen, klik derefter på Handlinger, Split og Kør via Split Agent. Klik på Start, og agenten vil håndtere resten i baggrunden. Efter cirka et minut viser monitoren de oprettede dokumenter: fem dokumenter er blevet genereret fra syv sider, hver med sin dokumenttype, dato og afsender i filnavnet. Adskillerarket er blevet fjernet, og den originale scan er bevaret. Et hurtigt kig på listen er stadig værd at tage: Hvis adskillelsen er korrekt, kan du fortsætte som sædvanligt med datafelter, workflows og alt andet. Et kig på et af de nye dokumenter, ordren til Veldtmann: PaperOffice har ekstraheret det som ethvert andet dokument, inklusive titel og et resumé med beløb.

Kapitel 3: Genkendelse af håndskrift

Andet problem: håndskrift. Kunden bekræfter vores levering på modtagelsesbeviset ved at skrive det for hånd: 98 pakker modtaget, boks syv beskadiget, to pakker afvist. Et scan returneres. Til dette har du ikke brug for din egen agent: Fra niveau AI-DMS Ultra og opad genkender PaperOffice håndskrift automatisk under behandlingen. Vi indlæser derfor scannen i en Workspace med Ultra. Endda opsummeringen nævner det: 98 ud af hundrede pakker ankom, boks syv beskadiget. Og i et separat afsnit, Håndskrevne noter, finder du alt, der blev indtastet manuelt, op til noten om klagen. Stemplet genkendes også af PaperOffice. På denne måde kan du straks se, at der er en klage under behandling. Verificér venligst kort de håndskrevne oplysninger på selve dokumentet, især tal.

Kapitel 4: Trust Agent: Opdagelse af manipulationer

Tredje problem: To fakturaer fra Kaltwerk med samme nummer. På første øjekast ser de identiske ud, men i ét tilfælde har nogen dækket bankoplysningerne nederst med en hvid boks og skrevet nye oplysninger ovenpå. Trust Agent tjekker, om der er foretaget ændringer på en PDF. Vi markerer kopien, vælger Trust, og starter integritetskontrollen. For dokumenttypen vælger vi Faktura, så PaperOffice også holder øje med typiske mønstre i fakturaer. Med Premium fremhæver PaperOffice resultaterne direkte i dokumentet og opretter en markeret bevis-PDF. Resultatet: Gennemgang anbefales, med tre fund. Det mest betydningsfulde: I teksten på PDF’en er et bankkontonummer til stede, som er dækket til i det synlige dokument af en form tegnet senere, og et andet vises der. Derudover nævner fakturaen bankkontonumre fra forskellige lande. Risikoscoren vises også som et ikon i listen. Gennemgangen af PaperOffice dækkede fire områder: skjult indhold, der overses under normal visning, PDF’ens tekniske struktur, en sammenligning mellem det, der er synligt, og det, der er gemt i dokumentet, samt yderligere mønstre for fakturaer ved hjælp af fakturaprofilen. Til sammenligning: originalen viste ingen unormaliteter. Trust Agent fortæller dig ikke, hvem der begik svindel, men den viser dig, hvor du skal kigge nærmere på, før du foretager en betaling. Et andet eksempel, denne gang med profilen Ansøgning og CV: Dette cv indeholder en instruktion til AI-systemer i meget lys og lille skrifttype, praktisk talt usynlig for mennesker. Trust Agent opdager den og markerer cv’et som mistænkeligt.

Kapitel 5: Redact Agent: Sværte og pseudonymisering

Fjerde problem: Skatterådgiveren kræver en lønseddel, men ikke medarbejderens navn, adresse eller bankoplysninger. Vi markerer lønsedlen og vælger Redact, Rediger med forhåndsvisning. Først scenariet, dvs. hvad der sværtes: for eksempel til GDPR-oplysning til dataregistrerede, til deling med forretningspartnere og serviceudbydere, eller kun for økonomiske eller kontaktoplysninger. PaperOffice indstiller de tilsvarende regler derefter. For lønsedlen vælger vi Personalfil. Under finjustering specificerer vi, hvad der skal forblive uændret: firmanavnet Northstar. For outputtet vælger vi Pseudonymiser, som er tilgængelig med modellen Ultra. Før noget sker, fremhæver AI-gennemgangen af hvert felt, der skal sværtes, der erstattes. Hvis noget ikke ser rigtigt ud, kan du skifte det med et enkelt klik og blot trække eventuelle manglende felter ind. Derefter viser kopien et fiktivt navn i stedet for det rigtige, og en alternativ adresse i stedet for den faktiske. Dette holder dokumentet læsbart, mens de sande navne skjules. Sundhedsdata og underskrifter forbliver sortmarkerede. Tabellen nedenfor angiver, hvilket navn der svarer til hvilken post. Denne information er kun tilgængelig i denne dialog og aldrig i PDF-filen. Derudover tildeles nye pseudonymer ved hver kørsel. Kopier dem venligst, hvis du skal opretholde kortlægningen. Originalen forbliver uændret, og den pseudonymiserede kopi placeres direkte ved siden af den. Tag venligst et øjeblik til at gennemgå det, før du sender det. Opsummeret: Split Agent splitter batch-scans i individuelle dokumenter. Håndskrift genkendes automatisk af PaperOffice i Workspaces med AI-DMS Ultra. Trust Agent angiver, hvor en PDF er blevet ændret. Og Redact Agent sværter eller pseudonymiserer, med gennemgang før anvendelse. Den startes altid fra dokumentlisten, via Handlinger og Agenter og workflows. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.