Del dokumenter, ikke personlige data: Dæk med sort og brug pseudonymer (forhåndsvisning)

Hej og velkommen tilbage til PaperOffice AI Academy. I dag skal vi se på noget, som alle virksomheder uundgåeligt støder på: Du skal dele et dokument, men ikke de personlige data inde i det. Her er vores situation. Northstars lønadministration revideres af et eksternt revisionsfirma. Revisorerne har brug for Mayas ansættelseskontrakt for at tjekke, om hendes løn håndteres korrekt. Det, de ikke har brug for, er Maya selv: hendes navn, hendes bopæl og hendes personlige identifikationsnumre. Dette er Northstars HR Workspace med ansættelseskontrakten, lønsedlen og en hændelsesrapport.

Lad os åbne kontrakten først, så du kan se, hvad vi har at gøre med. Her er Mayas fulde navn. Hendes private adresse i London. Og hendes årlige løn. Alt dette er personoplysninger, og det fremgår på alle tre sider. At fjerne dem for hånd er tidskrævende, og det er let at overse et sted. Så lad os overlade det til PaperOffice.

Tilbage i listen vælger jeg kontrakten, åbner Agenter og arbejdsgange, og vælger Redact. Jeg vælger ‘Redigering med forhåndsvisning’, så jeg kan tjekke alt, før der gemmes noget. Først scenariet: Hvad er dokumentet til? Der er én til GDPR-anmodninger, én til deling med forretningspartnere, og denne passer bedst: Personalefil, HR.

Ved finjustering kan jeg angive ting, der skal være synlige. Revisorerne skal stadig kunne se, hvilken virksomhed det drejer sig om, men ikke hvem personen er. Så: Northstar Industrial Systems og kortformen Northstar. Under udførelse: resultatet gemmes lige her i denne Workspace. Modellen er Ultra, og i stedet for ‘black boxes’ vælger jeg Pseudonymize (Pseudonymisering). Pseudonymisering betyder, at navne, adresser, datoer og identifikationsnumre erstattes med konsistente, fiktive værdier. Dokumentet forbliver læsbart, og revisorerne kan arbejde med det, som om det var den originale version. Og… start. Det tager et par sekunder, så vi springer fremad. Her er gennemgangen. PaperOffice fandt de personlige data på alle tre sider og markerede hvert område, der skal erstattes. Jeg kunne klikke på et område for at frigive det eller tegne en boks for at tilføje et nyt. Alt ser korrekt ud, så jeg anvender det.

Færdig. Og denne tabel er den interessante del: til venstre originalet, til højre hvad der nu står i dokumentet. Maya Ellison er nu en fiktiv person med en fiktiv adresse og et nyt kontraktnummer. Denne tabel er kun synlig her. Den er aldrig en del af PDF-filen. Den er til dig, så du ved, hvad du ser på, når du taler om dokumentet senere. En detalje mere: hver kørsel skaber nye pseudonymer. Så hvis du deler to dokumenter til forskellige tidspunkter, kan ingen koble dem sammen igen. Herfra kan jeg downloade kopien eller sende den pr. e-mail direkte til revisorerne.

Den med pseudonymer erstattede kopi ligger nu lige ved siden af originalen. Originalen selv forbliver urørt. Lad os åbne kopien. Maya er nu Sophie Foster, der bor i Glasgow. Hvor ingen sikker erstatning findes, som tilfældet er med landet, dækker PaperOffice blot området sort over. Og lønnen er stadig til stede for revisionen.

Det var det: persondata ud, et læsbart dokument ind, på cirka et minut. Tak for at se med, og vi ses i den næste lektion.