Аудит и карантина: Спрете подозрителни фактури, преди някой да ги плати

Резултат на първо място: Фактурата е блокирана

Здравейте и добре дошли в Академията на PaperOffice AI. Този филм е за одита и карантината: как PaperOffice открива подозрителни документи и ги спира, преди някой да плати фалшива фактура. Първо, резултатът. Тази фактура сякаш идва от Veldtmann, известен доставчик, и изисква да плащате само към нова банкова сметка незабавно. PaperOffice я прегледа, класифицира я като критична и веднага я постави в сигурност на карантина. Редактирането, изтеглянето и изтриването са заключени, докато администратор не вземе решение. Ще преминем през нея стъпка по стъпка: нивото на AI-DMS на Workspace, карантина, лоши сканирания и полета, центърът за контрол на одита, задачата за преглед, дубликатите и накрая съхранението, защитено от ревизия.

Глава 1: Нивото на AI-DMS на Workspace

Какво и колко прави PaperOffice с вашите документи се определя за всеки Workspace, чрез нивото на AI-DMS. Съхранението пази само файловете без автоматична обработка. Basic ги превръща в търсим архив, с разпознаване на текст, класификация и ключови думи. Premium също чете бизнес полетата, открива връзки между документите и докладва дубликати. Ultra отива най-дълбоко: разпознаването на Vision чете таблици, формуляри и баркодове, допълнено от Knowledge Graph и разсъждения между документи. И в Ultra е включен одитът: PaperOffice проверява всеки документ с дванадесет контрола и поставя подозрителните документи в карантина. За това видео създаваме Workspace Audit-Demo с Ultra. Преди да го създадем, PaperOffice показва най-важните настройки отново за вашия преглед. Ако всичко изглежда правилно, ние създаваме Workspace.

Глава 2: Промяна на банката: фактурата отива в карантина

Сега за сериозния случай. Ние качваме фактура от Veldtmann, известен доставчик. В долната част на фактурата има бележка: Моля, използвайте само новите банкови данни от сега нататък; предишните вече не са валидни. Вече можете да видите в списъка, че нещо не е наред: карантина за сигурност, Одит висок и Изисква се HITL, което означава, че човек трябва да я прегледа. В раздела Одит можете да видите защо. Одитът маркира риск от измама: фактурата изрично казва да се използва нова банкова сметка и че предишната вече не е валидна. Това е класически признак на имейл измама, например когато някой е поел контрола върху пощенска кутия. Тежест осем от десет, критично. Всяко установено отклонение идва с препоръка. Тук: не обработвайте плащането само въз основа на документа и се свържете с доставчика, използвайки проверени контактни данни от предишна кореспонденция, за да потвърдите промяната. Има и второ установено отклонение: риск от плащане, защото фактурата ви казва да използвате нов IBAN и да игнорирате предишните банкови данни. От ниво на тежест седем нататък, PaperOffice незабавно поставя документа в карантина. Редактирането, преместването, изтеглянето и изтриването са заключени; останалите раздели са неактивни. Все още можете да преглеждате връзките, но само в режим само за четене.

Глава 3: Лоши сканирания

В ежедневната практика документите рядко пристигат в перфектно състояние. Ние качваме три типични случая: товарителница с петно от кафе, доставъчна бележка от точков принтер и фактура, която някой е заснял с мобилния си телефон. PaperOffice също извлича тези документи. Всеки от тях получава описателно име, кратко обобщение и своите данни: номер на документа, издател, получател, референция и суми. При товарителницата от Britannia Freight петното от кафе е точно в средата на страницата. Номерът на документа, изпращачът и общата сума от двете позиции са все още правилно попълнени в съответните полета. Наведете курсора върху поле и изгледът отляво директно прескача до мястото в документа, откъдето произлиза стойността. По този начин можете веднага да видите дали е правилно. Доставъчната бележка от точковия принтер има бледи, точкови символи върху сива непрекъсната хартия. Номерът на доставъчната бележка, номерът на поръчката и адресите все още се разчитат ясно. А снимката с мобилния телефон: направена под ъгъл върху дървена маса. PaperOffice я чете като сканиране, с номер на фактурата, издател, ДДС идентификационен номер и сумата от хиляда и деветстотин евро. Самостоятелно лошо сканиране все още не е одитно установено нарушение. Всички три документа са преминали одита без никакви критични сигнали.

Глава 4: Проверка и редактиране на полета

Ако една стойност е неправилна или трябва да бъде различна, можете да я промените директно в полето: просто кликнете върху него, модифицирайте стойността и сте готови. PaperOffice запазва промяната незабавно, а обзорът след това показва кой е променил документа последно и кога. Непроменлива история на промените идва с ревизионно-сигурно съхранение. Повече за това в края.

Глава 5: Карантината на един поглед

Върнете се към фактурата с новите банкови данни: не можете просто да я изтриете. Администратор трябва първо да вземе решение. Това гарантира, че никакви доказателства не изчезват, преди някой да е прегледал случая. За да се уверите, че никой случай не избяга, филтрирайте търсенето си по Одит: Изисква се одит, Висок риск от одит, Изисква се HITL или сигурност на карантина. С карантина на сигурността точно една фактура остава в нашия Workspace. В хъба за документи всеки Workspace показва колко документа са в момента в карантина. Филтърът с карантина показва само тези Workspaces. В настройките можете да дефинирате дали PaperOffice автоматично поставя документи в карантина при критично откритие при одит и на кое ниво на тежест. По подразбиране това е зададено на седем от десет.

Глава 6: Център за контрол на одита

Центърът за контрол на одита обобщава всичко: две установени нарушения, два отворени прегледа, дванадесет контроля и максимална сериозност осем. До него е представен пълен анализ на риска от измами в пълни изречения. По-долу ще видите всички дванадесет контроля: финансова цялост, данъчно съответствие, риск от измами, географско несъответствие, последователност на данните, липсващи данни, проверка за правдоподобност, риск от плащане, визуална автентичност, регулаторно съответствие, излагане на чувствителни данни и заплашително съдържание. Два от тях са маркирани като висок риск и нямат зелена отметка. По-долу са представени установените нарушения със сериозност, обосновка и препоръка. Можете да маркирате всяко установено нарушение като прегледано или да създадете задача от него. За вашите архиви или за вашия данъчен съветник можете да експортирате резултата като PDF доклад, по желание заедно с оригиналния документ.

Глава 7: Определяне на задачата за преглед

С едно кликване превръщате установеното нарушение в задача за преглед. То попада в задачите „Човек в цикъла“ (HITL), където вашият екип я обработва. Задачите за одит ви дават четири опции: Завърши прегледа, когато нарушението е проверено; Не е необходимо действие, когато няма риск; Неприложимо, и нарушението остава отворено; Или препращане на задачата на друг. Когато се промени банкова сметка, правилото е да се обадите обратно на доставчика по номера, който вече познавате, никога по този от новата фактура. Запишете своите наблюдения като коментар и завършете прегледа. Само администратор може да отмени карантината след изрично потвърждение. Тук промяната на банкова сметка не е била истинска. Следователно отменяме, документът остава в карантина и никой не плаща в грешна сметка.

Глава 8: Дубликати

Класически случай: една и съща фактура пристига два пъти – първо като оригинал, а по-късно отново като сканирано копие. Започвайки от AI-DMS Premium, PaperOffice разпознава това. Над втория документ се показва: възможен дубликат, заедно с името на издателя, Workspace, и датата на оригинала. Причините са посочени директно: същият номер на документа, същият издател, същата сума и същата препратка. Одитът също маркира дубликата като нарушение със сериозност ниво пет. Това е под прага от седем. Следователно документът не попада в карантина, но трябва да бъде прегледан от човек. С едно кликване отваряте оригинала и сравнявате. Ако всъщност не е дубликат, маркирайте го като „Не е дубликат“.

Глава 9: Съхранение, защитено от промени, и правно задържане

За документите, които трябва да запазите, съществува съхранение, защитено от промени. Над документа все още пише: не е защитен от промени. Активирате го в раздела „Ревизии“: изберете държавата и типа документ, което определя периода на задържане, тук шест години за запис на ДДС на Великобритания. Той започва веднага, а PaperOffice показва изчислената крайна дата. След това документът се съхранява непроменен и не може да бъде изтрит или преместен, докато периодът на задържане не приключи. PaperOffice записва всичко, което се случва с документа, в раздела „Ревизии“, като гарантира неизменност на логовете. Това е необратимо по дизайн. По всяко време можете да създадете сертификат за съответствие: PDF файл с доказателство за целост, QR код и публична връзка за проверка. Ако има правен спор или данъчна проверка, администратор може допълнително да зададе правно задържане чрез API, например от ваш собствен работен процес. Документът ще покаже това веднага и ще остане задържан след изтичане на срока, докато задържането не бъде отменено. Обобщено: изберете AI-DMS Ultra за важните документи, а проверката за одит проверява всеки документ с дванадесет контрола. Критичните открития поставят документа в карантина веднага, и само администратор може да го освободи след преглед. PaperOffice чете и лоши сканирания, проверявате всяка стойност на нейния източник, PaperOffice докладва дубликати автоматично и съхранявате важните документи защитено от промени. До следващия път в Академията PaperOffice AI.