Свържете всичко: документи от пощенската кутия, скенер и хранилище, както и API и AI асистенти

Резултатът първо: Документите пристигат сами

Здравейте и добре дошли в академията на PaperOffice AI. В това видео ние свързваме PaperOffice с външния свят: вашата имейл кутия, вашия скенер, вашите места за съхранение и AI асистенти като Claude и ChatGPT. Фактурите пристигат по имейл, скановете са на копирния апарат, договорите са в облака. Изтеглянето и качването на всичко индивидуално ви отнема време всеки ден. Първо, резултатът. Никой не е качил тези фактури. PaperOffice ги извлече от имейл кутията самостоятелно, а последният документ дойде директно от скенера. Ето как да го настроите: Първо свържете източника, след което конекторът определя къде отиват документите. След това ще разгледаме вашето собствено съхранение, API ключове и AI асистенти.

Глава 1: Принципът: Storage Mount и конектор

Всяка връзка започва под Document AI, Storage Mounts. Един Storage Mount е достъпът до източник, като например имейл кутия, папка на сървър или облачно съхранение. При създаването първо избирате целта. Като източник за импорт, PaperOffice извлича файлове. Като ваше собствено съхранение, PaperOffice съхранява вашите документи там. Този избор не може да бъде променен по-късно.

Глава 2: Имейл кутията

Нека започнем с пощенската кутия, към която вашите доставчици изпращат фактурите си. Избираме „Имейл“ като тип на връзката. След това въвеждаме идентификационните данни за вход в пощенската кутия: сървър, потребителско име и парола. Криптираната връзка вече е активирана и се чете входящата поща. С функцията „Тестване на връзката“ PaperOffice незабавно проверява дали всичко е правилно, и то само в режим за четене. По време на този процес нищо не се променя в пощенската кутия. Конекторът превръща това в работен процес. Той наблюдава източника и запазва всеки нов документ в посочения от Вас Workspace. Сега за конектора. Той получава име, източникът е нашата пощенска кутия, а като дестинация избираме папка „Входящи“ на Workspace. Под „Действие“ посочвате колко често се проверява пощенската кутия – най-много на всеки пет минути. PaperOffice извлича само непрочетени имейли и след това ги маркира като прочетени. Самите имейли остават в пощенската кутия. С „Стартиране на сканиране“ извличаме фактурите незабавно, вместо да чакаме следващата проверка. И ето ги: три фактури, директно от вашата входяща поща. Обработката от AI-DMS ще ги прочете веднага.

Глава 3: Скенерът

За вашия скенер съществува специална опция, наречена крайна точка за сканиране. PaperOffice осигурява сигурен достъп за тази цел. Кликнете върху „Активиране на крайна точка“, и PaperOffice ще покаже идентификационните данни. Въведете ги във вашия скенер. Най-добре е да използвате SFTP. По-старите скенери, които поддържат само FTP, получават специален FTP достъп за тази цел. И тук конекторът прехвърля сканираните документи в папка „Входящи“ на Workspace. Важно е да е активирана функцията за периодично проверяване. Когато е включена, PaperOffice проверява папката на скенера на зададените интервали и автоматично извлича новите сканирания. За да демонстрираме това, ще извлечем сканирането веднага, като кликнете върху Стартиране на сканиране. И ето го, без да се налага да минавате през компютър.

Глава 4: Папки и облачно съхранение

Свързвайте папки на сървъри и в облака по един и същ начин: например чрез SFTP за NAS или Linux сървър, както и за Amazon S3 и съвместимо съхранение, и WebDAV, например Nextcloud. Свързваме папка на нашия собствен сървър чрез SFTP: адрес, потребителско име, парола и папката, от която PaperOffice чете. Тестване на връзката също тук само чете. Нищо не се променя на сървъра. Конекторът прехвърля файловете в папка „Входящи“ на Workspace. Самите файлове остават на сървъра. Фактури, товарителници и транспортни фактури са тук, и AI-DMS ги извлича веднага.

Глава 5: Собствено съхранение (BYOS)

Ако искате вашите документи да се съхраняват на вашето собствено оборудване, използвайте собствено съхранение, известно също като BYOS. За тази цел свързваме втора папка на нашия сървър като ваше собствено съхранение. След това PaperOffice криптира всеки файл с ваша парола. Изтеглете го веднага като файл и го съхранявайте сигурно. Вие избирате мястото за съхранение при създаването на Workspace, и този избор е окончателен.

Глава 6: API ключове

За вашите собствени програми и автоматизации са налични API ключове. Можете да ги намерите отдясно в раздела API и Разработчик. При създаването избирате типа: API ключ за сървъри и услуги или личен токен, който позволява на AI асистентите да работят за вас чрез MCP. Можете да копирате ключа по всяко време от списъка с API ключове. Отнасяйте се с него като с парола. Как да свържете n8n, например, е показано в отделно видео.

Глава 7: Claude и ChatGPT

Най-бързият начин за свързване на AI асистенти е чрез настройката на PaperOffice, която се намира отдясно в раздела „Помощ и обучение“. За Claude копирайте адреса на сървъра и създайте личен токен. След това добавете PaperOffice към Claude като конектор. В ChatGPT активирате режима за разработчици, което обикновено изисква платен план на ChatGPT. След това въвеждате адреса на сървъра и потвърждавате входа. За Cursor и други MCP програми диалоговият прозорец показва подходящите стъпки веднага. Обобщено: монтирането на съхранение свързва източника, а конекторът внася документите в правилния Workspace. Фактурите от вашата пощенска кутия и сканиранията от скенера пристигат автоматично. С вашето собствено съхранение файловете ви остават на вашия хардуер, а чрез API ключове и MCP вашите програми и AI асистенти работят директно с PaperOffice. До следващия път в Академията PaperOffice AI.