Споделяйте документи, а не лични данни: Използвайте псевдоними за анонимизиране (предварителен преглед)

Здравейте и добре дошли отново в академията PaperOffice AI. Днес ще разгледаме нещо, с което всяка компания рано или късно се сблъсква: трябва да споделите документ, но не и личните данни в него. Ето нашата ситуация. Заплатите на Northstar се одитират от външна фирма. Аудиторите имат нужда от трудовия договор на Майя, за да проверят дали заплатата ѝ се обработва правилно. Това, от което нямат нужда, е самата Майя: нейното име, адресът ѝ и личните ѝ идентификатори. Това е документът Workspace на HR отдела на Northstar, съдържащ трудовия договор, заплатата и доклад за инцидент.

Нека първо отворим договора, за да видите с какво имаме работа. Ето пълното име на Майя. Нейният частен адрес в Лондон. И нейната годишна заплата. Всичко това са лични данни и се появява на всички три страници. Премахването им ръчно е бавно и е лесно да пропуснете някое място. Затова нека оставим PaperOffice да го направи.

Върнахме се в списъка, избирам договора, отваряме Агенти и работни потоци и избираме Redact. Ще използвам Редактиране с визуализация, за да мога да проверя всичко, преди нещо да бъде запазено. Първо, сценарият. За какъв документ става въпрос? Има един за заявки по GDPR, един за споделяне с бизнес партньори и този пасва най-добре: Лично досие, HR.

При дообучението мога да посоча неща, които трябва да останат видими. Аудиторите все още трябва да виждат коя компания е това, но не и кой човек. Следователно: Northstar Industrial Systems и съкратената форма Northstar. При изпълнение: резултатът се запазва точно тук в този документ Workspace. Моделът е Ultra, и вместо черни кутии, избирам „Псевдонимизация“. Псевдонимизация означава: имената, адресите, датите и идентификаторите се заменят с последователни фиктивни стойности. Документът остава четим, а аудиторите могат да работят с него, сякаш е оригиналният. И… старт. Това отнема няколко секунди, така че нека прескочим напред. Ето прегледа. PaperOffice откри личните данни на всички три страници и маркира всяка област, която ще замени. Мога да щракна върху област, за да я освободя, или да начертая правоъгълник, за да добавя такава. Изглежда всичко е правилно, така че ще приложа промените.

Готово. И тази таблица е интересната част: отляво оригиналът, отдясно какво има в документа сега. Майя Елисън вече е фиктивно лице с фиктивен адрес и нов номер на договора. Тази таблица е видима само тук. Тя никога не е част от PDF файла. Тя е за Вас, за да знаете какво гледате, когато по-късно говорите за документа. Една още детайл: всяко изпълнение създава нови псевдоними. Така че, ако споделите два документа в различно време, никой не може да ги свърже един с друг. Оттук мога да изтегля копие или да го изпратя по имейл директно до аудиторите.

Псевдонимизираното копие сега стои точно до оригинала. Самият оригинал остава непроменен. Нека отворим копирания документ. Майя вече е Софи Фостър, живееща в Глазгоу. Където няма безопасно място за замяна, като държавата, PaperOffice просто я изчернява. И заплатата все още е там за одита.

Ето го: личните данни извън, четим документ вътре, за около минута. Благодарим Ви за гледането и се виждаме в следващия урок.