IDP Agents: извличане на точно нужните данни от вашите документи

Резултатът на първо място: десет полета от сканирана фактура

Здравейте и добре дошли в Академията на PaperOffice AI. Този филм е за IDP Agents. С тях PaperOffice извлича точно данните, които ви трябват, от документите ви, последователно в едни и същи полета за всеки документ. Номер на фактура, номер на поръчка, суми, IBAN: ако въвеждате такива данни документ по документ, губите време и правите грешки. Първо резултатът. Тази фактура от Veldtmann дойде като скан. Нашият IDP Agent извлече от нея десет полета: номер на фактура, дата на фактура, доставчик, номер на поръчка за покупка, нетна сума, сума на данъка, обща сума, валута, IBAN и краен срок. Задръжте курсора върху поле и изгледът отляво се премества към мястото в документа, от което идва стойността. Ето IBAN от информацията за плащане. Така можете да проверите всяка стойност с един поглед. А тъй като всяка фактура получава едни и същи полета, експортът ги превръща в таблица в Excel, като всяка фактура е на един ред. Ето как можете да го направите сами: създайте агент от примерен документ и шаблон, дефинирайте полетата и ги тествайте, присвоете агента към тип документ, след това обработете съществуващите документи, прегледайте резултатите и ги експортирайте.

Глава 1: Преглед на IDP Agents

PaperOffice вече прочита автоматично данните от всеки документ при качването, в зависимост от AI-DMS нивото на Workspace. IDP Agent е вашето собствено запазено извличане за повтарящи се документи: вие решавате кои полета ви трябват, как се наричат и в какъв формат излизат стойностите. Вашите IDP Agents се намират под Document AI. Списъкът в момента е празен. IDP Agent винаги се създава от примерен документ. Има три стъпки: избирате документа в Workspace, създавате нов IDP Agent и избирате шаблон от каталога. После настройвате полетата и промптите в редактора на агента.

Глава 2: Създаване на агент от примерен документ и шаблон

В нашия Workspace IDP-Demo има пет фактури от доставчици. Като примерен документ вземаме фактурата от Veldtmann: избираме я, после Действия, Агенти и работни процеси, IDP и Създаване на нов агент. Сега се отваря каталогът с шаблони, подреден по категории: Финанси и счетоводство, Логистика, Правни, Идентификационни документи и други, включително за електронни фактури като XRechnung, ZUGFeRD и Factur-X. С Показване само на препоръчаните виждате само шаблоните, които съответстват на този документ. За входящи фактури от доставчици използваме Invoice Quick Capture Plus. Шаблонът идва с най-важните полета: номер на фактура, дата на фактура, суми, доставчик и валута. Идва и с препоръчания модел. Създаване на агент. PaperOffice прочита примерния документ изцяло: разпознаване на текст, полета, допълване. Това отнема известно време; ще ускоря напред. Това е редакторът на агента. Вляво е примерният документ, а вдясно първо е анализът: какъв вид документ е и какво е намерил шаблонът в него.

Глава 3: Дефиниране на полетата

С Продължи и прегледай откритите полета преминаваме към полетата. PaperOffice веднага стартира първо тестово изпълнение с примерния документ. Всяко поле показва намерената стойност и до нея малък откъс от документа, за да видите веднага откъде идва. Разгънете поле, за да видите неговия промпт, който е кратка инструкция за ИИ къде да търси какво. Можете да редактирате този текст направо тук. В горната част на редактора виждате модела. Шаблонът препоръчва Basic Pro Max, разпознаване на текст без анализ на изображение. Тъй като получаваме и снимки от мобилни телефони и сканирания с петна, избираме Premium Pro Max: той допълнително разглежда изображението на страницата и така чете и трудните сканирания. За плащането все още ни трябват полета. Ново поле: етикет IBAN, плюс технически ключ, а за Тип на полето има специален тип поле IBAN. В промпта се казва къде да се намери IBAN. В същия диалог определяте кои страници да се търсят и как се валидира стойността: чрез шаблон или списък с допустими стойности. IBAN е задължително поле. Ако липсва в документ, PaperOffice маркира полето като липсващо и можете да намерите документа с филтъра Изисква се ръчен преглед. За тази цел се създава задача за преглед за вашия екип, когато настроите HITL агент. След това идва крайният срок, от тип Дата. Тук е достатъчен Съвет за проверка — леко HITL, ако някога липсва. След всяка промяна тествайте агента отново; едва тогава можете да го запазите. И сега се показват и новите полета.

Глава 4: Проверка на надеждността и запазване

Дава ли агентът и надеждно същия резултат? За това има многократният тест. Пускаме го пет пъти. Изпълнението се смята за успешно само ако всяко поле има стойност. След пет успешни изпълнения ще се появи: Производство: сигурно. В Изход и преглед можете да зададете как се записват стойностите и кога човек трябва да ги провери. В раздела Извлечени данни можете да видите резултатите от тестовите изпълнения като дърво, JSON или таблица и да ги изтеглите. А с Експортиране като споделяем шаблон предавате агента като файл. Друг екип след това го импортира в каталога с шаблони. Сега запазваме. Агентът се казва „Supplier invoices“ и е веднага активен.

Глава 5: Присвояване на агента към тип документ

За да работи агентът автоматично и занапред, го свързваме с тип документ. В Типове документи отваряме типа Фактура. В раздела По подразбиране IDP Agent избираме Supplier invoices и запазваме. Оттук нататък важи следното: ако обработката на AI-DMS разпознае нов документ като фактура, PaperOffice автоматично поставя агента на опашка, във всеки Workspace с AI-DMS.

Глава 6: Нова фактура се чете автоматично

Да пробваме. Пристига нова фактура, този път от Iberica в Bilbao, на испански. Между другото: в диалога за качване можете да изберете агент директно за точно тези документи. Тук оставяме PaperOffice сам да реши. Първо обработката на AI-DMS разпознава типа фактура, а след това се стартира нашият агент. Ускорявам напред. Ето резултатът: същите десет полета като за Veldtmann, въпреки че фактурата е на испански. Pedido cliente става номер на поръчка за покупка, Vencimiento става краен срок, а испанският IBAN е в полето IBAN.

Глава 7: Съществуващи документи наведнъж

А какво става с петте фактури, които вече бяха в Workspace? Присвояването не се прилага за тях назад във времето. Обработваме ги наведнъж: избираме всички, после Действия, Агенти и работни процеси, IDP, Прилагане на съществуващ агент. Изберете агент и стартирайте IDP Agent. PaperOffice поставя всички документи на опашка и ги обработва на заден план. Статуса виждате под Обработка. Ускорявам напред.

Глава 8: Преглед на резултатите

В самия документ стойностите се намират под Полета за данни, като всяко поле е придружено от малък откъс от документа. Ето фактурата, която някой е снимал с мобилния си телефон. Всички полета са налице и тук, а когато задържите курсора върху тях, изгледът отива към мястото в източника. Ако стойност е грешна, можете да я промените директно в полето, а PaperOffice записва веднага. За един документ горе има бутон Прилагане на агент. А фактурата за превоз с петното от кафе: номер на фактура, референция към поръчката, суми и британският IBAN са верни.

Глава 9: Експорт в Excel

И накрая списъкът за счетоводството: избираме всички фактури, после Действия, Споделяне и експортиране, Експортиране на данни. Като колони избираме полетата на нашия агент, във формат Excel. Всяка фактура е на отделен ред във файла, с едни и същи колони. И сега нещо изпъква: три фактури от Veldtmann се отнасят до един и същи немски IBAN, докато четвъртата посочва сметка в Литва. Как PaperOffice автоматично проверява и спира това, е показано в епизода Аудит и карантина. Обобщено: IDP Agent е вашата собствена настройка за извличане за повтарящи се документи. Започвате с примерен документ и шаблон, добавяте нужните полета и тествате, докато агентът работи надеждно. Свързан с тип документ, той се изпълнява автоматично за всеки нов документ, а съществуващите документи се обработват наведнъж. Всяка стойност проверявате на мястото ѝ в документа, а с експорта всичко се озовава в Excel. Нашето видео за n8n показва как да извикате IDP Agent от собствения си софтуер или от n8n. Следващото видео е за Workflow Agents. До следващия път в Академията на PaperOffice AI.