Започнете с PaperOffice AI: Workspace, документи, агент и търсене

Здравейте и добре дошли в академията на PaperOffice AI. Днес ще разгледаме първите стъпки: Ще създадем Workspace, ще качим документи и ще разгледаме какво прави изкуственият интелект с тях. След това отново ще откриваме документи, ще задаваме въпроси на агента, ще споделяме Workspace дори по телефона и ще свързваме PaperOffice с Claude. За всичко това Ви е необходим само браузър. За да избегнем недоразумения предварително: PaperOffice AI е система за управление на документи, която разбира Вашите документи. Тя работи в браузър, като приложение за Вашия мобилен телефон и чрез интерфейс. Вашите документи се съхраняват в Workspaces, например по един за всяка компания, проект или клиент. Изкуственият интелект прочита всеки документ: идентифицира типа, присвоява описателно име, ключови думи и обобщение. Освен това има агент, към който можете да задавате въпроси относно Вашите документи, търсене, което намира съдържание, възможности за външно споделяне и връзката с Claude.

Започване: Обиколката

След вписването ще се озовете на страницата си за обзор: задачи, известия, няколко бързи инструмента и път към Claude и ChatGPT. Отляво можете да видите всички области на приложението. Първоначално ще Ви е необходим основно Document AI: Там се намират Вашите Workspaces и документи. Отгоре ще намерите функциите за агент и търсене. И двете са достъпни от всяка страница. Чрез Вашия профил можете да получите достъп до Помощ и Обучение: за въвеждащата обиколка, Решавача на проблеми и поддръжката. Вашите учебни единици също се показват отгоре.

Стъпка 1: Създайте Workspace

Нека започнем. В обзора на Workspaces аз натискам Създаване на нов Workspace. Workspace е като отделен архив, например за компания, проект или клиент. Назовавам го Northstar Industrial и избирам типа: Компания. Езикът за обработка е зададен на английски. Изкуственият интелект ще използва този език по-късно за обобщения, имена и полета. За мястото на съхранение Вие избирате между PaperOffice EU Datacenter и Вашето собствено съхранение, BYOS, което означава Bring Your Own Storage (Донесете собственото си съхранение). Вашите файлове тогава живеят на Вашия собствен сървър или NAS, който Вие настройвате предварително под Connectors. Важно: мястото на съхранение не може да се променя след създаването. В раздела за типа Workspace става въпрос за защита и доказателства. Има три нива. Стандартното е входното ниво: съхраняване и намиране. Business е за ежедневна работа: споделяне, защита, възстановяване. Това е нашата препоръка и само Workspaces с Business може да се споделя външно. Compliance (Съответствие) е най-високото ниво, за доказателства и готовност за одит, например със строги изисквания за задържане. Compliance струва допълнително, не поддържа Вашето собствено съхранение и не може да се споделя външно. Ъпгрейдът е възможен по всяко време; даунгрейдът не е. В раздела AI-DMS Вие дефинирате колко задълбочено изкуственият интелект разбира Вашите документи. Само съхранение, без AI, е подходящо за чисто архивиране. Все още можете да обработвате файловете по-късно. Basic прави Вашия архив търсещ: разпознаване на текст, класификация и ключови думи. Premium е най-добрата настройка по подразбиране за бизнес документи, с семантично търсене, бизнес полета и връзки. Ultra извлича максимума: таблици, форми и изображения се четат, документите се свързват помежду си и всеки документ получава проверка за сигурност. За нашата демонстрация аз използвам Ultra. Под Тип документ избирам Автоматично разпознаване. Изкуственият интелект тогава присвоява всеки документ на правилния тип, например фактура, товарителница или договор. Под Защита на достъпа Вие можете да защитите допълнително Workspace с парола, SMS код или принципа на четирите очи. За нашата демонстрация ще пропуснем това. И под Споделяне Вие можете по-късно да споделите Workspace външно: по имейл за достъп в браузъра или по телефона. Ще Ви покажа това подробно малко по-късно. Запазвам, проверявам обобщението и създавам Workspace.

Стъпка 2: Качване на документи

Новият Workspace все още е празен. Отварям го и натискам „Добави документ“. Избирам файловете тук: документите на нашата демо компания Northstar, включително фактури, товарителници, договори и банкови извлечения, както и сканирани копия и снимки от мобилен телефон. Файловете се качват и изкуственият интелект започва да ги обработва веднага. При много документи това отнема известно време, затова превъртам напред. Качването е само една от възможностите. Документите могат също така да бъдат импортирани от мобилни устройства, директно от скенери, чрез снимки на екрана или уебсайтове, а цели папки могат да бъдат обработени наведнъж чрез масовия импортьор.

Стъпка 3: Резултат, агент и търсене

Ето как изглежда резултатът. На файловете са присвоени описателни имена, заглавия и кратки обобщения. Освен това се показват видовете документи и ключовите думи. Всичко това е генерирано от изкуствения интелект. Сега задавам въпрос на агента. Например: Какво се случи в проект X200 за Norvexa? Агентът търси в Workspace, прочита съответните документи и отговаря с пълни изречения: доставка, прекъсване и приемане през септември. И той цитира източниците си, които можете да отворите директно. Търсенето намира не само имената на файловете, но и съдържанието им. Търся: срок за предупреждение. Ето го: допълнението към рамковия договор с Norvexa. Срокът не е в името на файла, а в съдържанието, и търсенето все пак го открива.

Стъпка 4: Един документ в детайли

Нека отворим един документ: кредитното известие от Veldtmann за деветстотин петдесет евро. Отляво виждате оригинала; отдясно — всичко, което PaperOffice AI е извлекъл от него. На корицата се показват заглавието и обобщението, бележка, че можете да направите документа защитен от промени, и Workspace, в който се намира. Под „Свойства“ ще намерите статус, име, вид документа и ключови думи. Полетата с данни съдържат всичко, което изкуственият интелект е извлекъл, тук редът с количество и цена. С едно кликване го копирате в Excel. Под „Дейности“ можете да създавате бележки и задачи за документа. Аудитът показва проверката за сигурност от Ultra, с дванадесет контролни точки, включително тези за изчислителни стойности и данъци. Всичко е наред тук. Журналът на промените записва всяка промяна веднага щом направите документа защитен от промени. А „Връзки“ показва към какво е свързан документът, например бизнес партньора Veldtmann.

Споделяне чрез телефон: Създаване на телефонен агент

Сега за моята любима част: споделяне по телефона. Представете си, че вашият данъчен съветник бързо се нуждае от информация от вашите записи. Той просто се обажда и пита. Без приложение и без вход. За да направите това, създайте телефонен агент под Conversation AI. Назовавам го Northstar Phone Sharing и избирам ролята: Protected agent (Защитен агент). Това означава, че обаждащите се трябва да потвърдят самоличността си с мобилния си номер и PIN код. В раздела Telephony (Телефония) активираме опцията за входящи повиквания. PaperOffice предоставя номер за входящи повиквания за всяка страна; избирам Германия. В раздела Agent (Агент) можете да зададете езика, гласа и поздравлението, както и да опишете как агентът трябва да се държи. А в раздела Knowledge (Знания) решавате към кой Workspaces той има достъп. Позволявам достъп само до нашия Northstar Workspace и запазвам.

Споделяне по телефона: Настройване на споделянето

Сега самият процес на споделяне. В Workspace, под Edit (Редактиране), в раздела Sharing (Споделяне), New external share (Ново външно споделяне). Като канал избирам Phone (Телефон). Агентът вече е избран. Въвеждам мобилния номер на контакта си и PIN код; и двете са размазани във видеото. В раздела Delivery (Доставка) добавям имейл адрес, в случай че обаждащият се иска документи да бъдат изпратени до него. В раздела Voice (Глас) задавате езика и гласа. В раздела Agent (Агент) можете да дадете допълнителни инструкции на телефонния агент за това конкретно споделяне. Споделянето е валидно за тридесет дни. Запазете и активирайте споделянето. И ето как звучи. Обаждащият се набира номера за достъп, въвежда PIN кода си и задава въпросите си. Нека прослушаме.

(Самото обаждане е в субтитрите.)

Отговорите идват директно от документите в Workspace, с суми, дати и падежи, а агентът сам коригира разпознатото неправилно име. Той знае само това, което се съдържа в този Workspace.

Claude: Настройване на PaperOffice

Накрая, един поглед напред: PaperOffice AI може да бъде свързан с Claude. Под вашия профил ще намерите Set up PaperOffice (Настройка на PaperOffice). Тук свързвате мобилното приложение и Claude. В Claude добавете PaperOffice под Settings > Connectors (Настройки > Connectors) и свържете акаунта си веднъж. Оттогава нататък Claude ще работи с вашите документи, винаги използвайки само вашите разрешения. Например, попитайте Claude кои фактури от Veldtmann се намират в Workspace. Claude търси през PaperOffice и отговаря с номера на фактурите, дати и суми. Обобщено: създайте Workspace, качете документи и изкуственият интелект прави останалото. Той разбира всеки документ, агентът отговаря на вашите въпроси, търсенето намира съдържание вместо само имена на файлове, а споделянето работи в браузъра или по телефона. Предстоящите видеа ще обхванат проверки за сигурност с карантина, споделяне чрез браузър и телефон, както и намиране и организиране на файлове. Благодарим ви за гледането и до следващия път в Академията PaperOffice AI.