Какво е PaperOffice AI? Големият преглед

Защо класическата система за управление на документи вече не е достатъчна

Системата за управление на документи съхранява Вашите документи. Тя може да ги търси. И след това чака. Тя чака човек да прочете, да вземе решение и да въведе всички данни в следващата система. Ако искате изкуствен интелект, Вие добавяте чатбот отстрани или надграждате до корпоративния план. Плащате на сесия за всеки колега, който все още трябва да извършва работата. И Вашият архив се намира в облака на друг. На сесия. Enterprise само. Нейният облак. Сега си представете система, която разбира документа, решава какво следва и го изпълнява, независимо дали пита човек или агент. Без лицензи за сесии. Без корпоративен план за изкуствен интелект. На Вашето собствено съхранение, ако желаете. Това е PaperOffice AI: един двигател, всяка врата, Вашето съхранение. PaperOffice AI е Документ

Какво е PaperOffice AI?

Оперативна платформа. Разбирането на документа не е достатъчно. Това, което следва, е това, което има значение. Затова двигателът извършва три действия с всеки документ: чете го, решава какво му е необходимо и действа. Той архивира, извлича данни, маршрутизира, поиска одобрение и предава на Вашата ERP система. И хората, и агентите на изкуствения интелект работят с еднакви документи, еднакви правила и еднакви разрешения. Четири врати, една платформа.

Единен източник на истина за документите

Има нов вид хаос, който изглежда модерно. Вашите асистенти с изкуствен интелект Ви позволяват да добавяте документи към проекти. Така договорът отива в един проект, допълнението — в друг, а колега качва последната версия от миналия месец в трети. Три копия, без собственик и никой не знае коя е текущата. PaperOffice AI е единният източник на истина за документите. Всяка нова версия получава свой собствен номер, а старата остава. Всеки асистент, всеки агент и всяко приложение четат една и съща текуща версия чрез API или MCP. Нищо не се копира. Едно място, една истина, всеки клиент.

Как един документ попада в системата?

Започнете там, където пристигат документите. Копирът в коридора сканира към папка или директно в пощенската кутия на скенер PaperOffice. Конекторът наблюдава папката на всеки няколко минути, по шаблон за файлове, и предава всеки нов файл на Workspace. Същото важи за пощенска кутия, споделяне на NAS или облачно хранилище. Никой не отваря приложение. Никой не преименува файл. Първата стъпка е завършена: бележката за доставка е в Workspace, с визуализация, и всеки може да я маркира ръчно. Все още няма изкуствен интелект. Това идва следващо.

Колко дълбоко чете двигателът?

Стъпка втора: активирайте AI-DMS. За Workspace вие избирате колко дълбоко да чете двигателът. Basic прочита текста с AI-OCR и разпознава типа на документа. Типът носи своите правила: колко дълго да се съхранява, на каква правна основа и кой IDP Agent му принадлежи. Premium разбира полетата и свързва документа с неговия бизнес партньор. Ultra го одитира, проверява за измами и го свързва с всичко, което е идвало преди. Всеки нов документ преминава автоматично. И всеки документ може да навлезе по-дълбоко по-късно.

AI-OCR не е обикновен OCR

Реалните документи не са чисти PDF файлове. Товарителница с петно от кафе. Бележка за доставка от точков принтер. Сервизен доклад, заснет на работна маса в работилницата. AI-OCR чете и трите: текста, таблиците и ограничаващия правоъгълник за всеки ред, всеки със своя собствена оценка на увереността. Включително ръкописен текст. Това е разликата в сравнение с класическия OCR: той не гадае знаци, а разбира структурата на страницата. AI-OCR се изпълнява във всяка обиколка на AI-DMS. И можете да го извикате самостоятелно, чрез API или като инструмент за M C P. AI-DMS разбира

IDP Agents: полета като данни

документ в широк смисъл. IDP Agent действа като снайперист. Типът на документа го активира и той извлича точно това, което сте дефинирали: номер на фактура, доставчик, сума, референтен номер на поръчка, банкова сметка. Едно поле, една инструкция плюс проверки по Ваш избор, например: дали редовете в документа съвпадат с общата сума? Всяко поле се връща като данни, заедно с позицията му в оригинала. Следващият документ може да изглежда различно – испанска фактура с друга подредба – и агентът все пак ще намери полетата, защото чете смисъла, а не координатите. Ако липсва задължително поле, документът попада в опашка за преглед от човек. Стартирайте агента ръчно, на пакетен принцип, във workflow или автоматично за всеки документ от този тип.

Дали сумите съвпадат? Трестранното съпоставяне

Сега двигателът свързва това, което принадлежи заедно. Поръчано: сто модули за захранване. Потвърдено: сто. Доставено: деветдесет и осем. Фактурирано: сто. Класическа система би архивирала четири документа и продължила нататък. PaperOffice проследява номера на поръчката през всички четири, вижда разликата от две единици, открива кредитното известие, което коригира деветстотин и петдесет евро, и свързва плащането в банковия извлечение: четиридесет и шест хиляди петстотин и петдесет. Решено. Без странични електронни таблици.

Когато човек взема решение

Някои решения остават при хората. Ето едно такова. Постъпва фактура с нова банкова сметка. В същия ден пристига имейл с искане незабавно да се обнови записът на доставчика и моля, без да се обаждаме на централата. Двигателят вече е поставил новата сметка до тази в договора с доставчика, оценил имейла като класически модел за измама и е спрял workflow-а преди плащането. Сега се нуждае от човек. Затова финансовият ръководител получава известие, дори да е на плажа. Тя вижда оригинала, двете сметки и предупреждението и взема решение с едно докосване. Не е платено. Проверено първо. Всяко решение се логва.

Работни процеси на обикновен език

И кой изгражда работния процес? Вие го правите, използвайки обикновен език. Не е необходима схема. Видът на документа е тригерът: всяка фактура стартира този работен процес. Описвате правилото: ако фактурата съвпада с поръчката, я одобрявайте и предавайте на нашия ERP за отчитане. Ако не, изпращайте я на финансовия отдел с причината. Двигателят превръща това изречение в агент за работен процес. Съвпадение, одобрение, предаване. Всяка стъпка оставя запис в аудиторския след: какво се е случило, по кое правило или от кого. Вашият ERP получава отчитането чрез webhook в момента, в който то се извърши. До тук никой не е отварял приложението PaperOffice. Това е същността.

Задавайте въпроси към документите си чрез вашия AI асистент

Или просто попитайте. В ChatGPT, в Cursor или във всяко AI асистент, който вече използвате. Кои фактури на Norvexa все още са отворени? Поръчката за контролер е доставена ли напълно? Вашият асистент не получава един PDF. Той получава вашия Workspace като инструменти, с вашите разрешения: търсене, четене, следване на препратки, сравняване. И той отговаря с документите, които е използвал, ред по ред. Две фактури, една платена, една отворена. Две доставки, пълни. Това не е чат с вашите PDF-и. Това е паметта на вашата компания, достъпна за всеки модел, който доверявате.

Езикът няма значение

Езикът няма значение. Немежка фактура, испанско товарително писмо, английски договор: двигателят ги поставя всички в едно търсимо тяло на знания. Вие питате на своя език и получавате отговор на своя език, с източниците на техните езици. Няма проект за превод. Няма отделен архив за всяка държава.

Ежедневна рутинна задача на агента сутрин

Тъй като инструментите са еднакви, агентът може да извършва това действие без Вашето участие. Задайте на Вашия асистент рутинна задача или планирайте работен процес в PaperOffice: всяка сутрин в осем часа сортирайте пощата за фактури, съпоставяйте всяка фактура със съответната поръчка, блокирайте всичко подозрително и генерирайте резюме. Процесът се изпълнява автоматично. Чрез MCP агентът работи с еднакви права, правила и одитен след като човек. Моделът на върха на технологиите функционира във Вашия клиент. Документите и инструментите остават тук.

Три начина, едно ядро

Как да го използвате? Три начина, едно ядро. Използвайте го както е: уеб приложението и мобилното приложение, готови за употреба от първия ден. Разширявайте го: надстройки чрез API и MCP, Вашите собствени табла с информация, Вашите собствени автоматизации. Или създайте свой собствен продукт върху същото ядро, headless, с Вашия собствен интерфейс. И трите варианта работят с еднакви документи, права и инструменти. Ние първо изграждаме за себе си: това, което използваме всеки ден, получавате и Вие — като API и като инструменти MCP. Системата се развива до степента, до която желаете да напреднете.

Вашата собствена надстройка в три стъпки

Колко лесно е това? Три стъпки. Едно: предоставете адреса paperoffice dot ai slash llms dot txt на вашия асистент за кодиране, например Cursor. Той прочита документацията на платформата, крайните точки и инструментите. Две: кажете какво искате. Табло за задържаните фактури, върху PaperOffice AI. Три: то го изгражда. Вашето добавка работи срещу вашия Workspace, с вашите разрешения, същия вечер. Няма SDK за учене. Платформата обяснява себе си на вашия редактор.

Мобилното приложение

По телефона PaperOffice AI е инсталируемо уеб приложение. Без магазин за приложения. Свържете го с QR код от вашия работен плот и оттогава влизайте с пръстовия си отпечатък. Насочете камерата към документ: откриване на ръбове, корекция на перспектива, няколко страници наведнъж. Няма мрежа? Сканирането изчаква и се качва по-късно. Подпишете се навсякъде с SMS код. Попитайте агента с глас. Утвърдете с палеца си. Всичко, което сканирате, попада в Workspace като всеки друг документ, със същата дълбочина на AI-DMS.

Достъп отвън

А хората извън вашата компания? Те също влизат, без копия. Споделете Workspace в браузъра: вашият клиент получава линк, регистрира се безплатно и споделеното Workspace се появява точно до неговото собствено. Те виждат това, което позволявате: четене или също качване. И за всеки, който предпочита да говори, отколкото да клика, има Conversation Agent: в чата на вашия уебсайт и по телефона.

Кой отговаря, когато клиентите ви се обадят?

Кой отговаря, когато клиентите ви се обадят? Вземете производител на индустриални контролери. Едни и същи въпроси пристигат всеки ден, по телефона и в чата на уебсайта. Сега Conversation Agent отговаря на тях, от базата с знания на компанията: нейните статии и целият ѝ уебсайт. Каква е гаранцията за контролера? Тридесет и шест месеца от доставката, а в чата – с линк към източника. Фактите за компанията произлизат от собствените инструкции на агента и неговата база с знания. По телефона никога не се произнася сума без източник. Ако агентът не може да помогне, той изпраща на звънящия линк. Звънящият описва заявката и тикет попада в екипа. И ако звънящият предпочита испански, просто го казва. Вашите знания отговарят на телефона.

Можете ли да се обадите в архива си?

Можете ли да се обадите в архива си? Да, с PIN код. Споделете Workspace с телефонен номер: на клиент, на партньор или ваши собствен, за дните в пътя. Звънящият набира от регистриран номер и въвежда PIN кода, след това ключа за хеширане. При три грешни опита достъпът по телефон се заключва за известно време. Агентът посочва Workspace и пита какво да потърси. Кои от нашите фактури все още са отворени? Той търси в документите и отговаря: една е платена, една е отворена. По искане той изпраща по имейл отворената фактура като линк към защитен с парола PDF файл и само до адреса, съхранен за този Workspace. За всеки Workspace вие настройвате гласа, езика и допълнителни инструкции. Звездичката води до рецепцията. Идеално подходящо за практики, имотни мениджъри и юридически фирми.

Какви инструменти са включени?

Всичко това е един двигател, а двигателят има много инструменти. Document AI: OCR, IDP Agents, Split Agent, който разбива сканиран пакет на части, Redact Agent, който изчерква лични данни преди заплатата да напусне офиса, и Trust Agent, който проверява всеки файл за скрит текст и манипулации. Workflow AI на обикновен език, с шаблони и човек в цикъла (human-in-the-loop). Conversation AI: чат агент, който цитира източника си, и телефонен агент. Media AI: текст към реч на повече от тридесет езика, дори с вашия собствен глас, и транскрипция. Knowledge Base AI за вашите статии и уебсайт. Relations AI: всяка страна от всеки документ и граф на връзките между тях. Analytics AI: вашите финанси, изчислени от полетата, прочетени от IDP. PaperOffice Sign и рафт с данни услуги. Повече от четиридесет възможности, един акаунт. Вашият чрез API и много от тях като инструменти MCP.

Може ли двигателят също да пише документи?

Двигателят чете документи. Може ли да ги пише също? Запознайте се с Creator Agent. Вашата писмена форма става шаблон, директно от съществуващ документ. След това попитайте на обикновен език: оферта за Norvexa, сто контролера, с въвеждане в експлоатация на място. Агентът взема фактите от вашата база знания, клиентските ви записи и профила на компанията. Всяко число изисква източник. Ако липсва цена или съвпадат няколко клиента, той пита вместо да гадае. Вие проверявате предгледа и потвърждавате. Само след това се създава PDF файлът, номерира се и се съхранява в Workspace, както всеки друг документ. И същият агент работи през API-то и като MCP инструмент.

Подпишете и проверете

Подписването се извършва там, където вече се намира документът. Изпратете промяната от архива. Подписващият получава връзка, потвърждава с код по SMS и подписва в браузъра или на телефона. Подписаният PDF файл заедно със своя сертификат за подпис се поставя до оригинала. И всеки може да провери подписа по-късно, независимо, на публична страница за проверка.

Трябва ли вашите файлове да се преместват?

Трябва ли вашите файлове да се преместват? Не, освен ако не желаете. Монтирането на съхранение свързва вашия NAS, вашия сървър или вашия облачен контейнер, като вие избирате за всяка връзка. Индекс: файловете остават във вашето съхранение и никога не се променят. PaperOffice ги прави достъпни за търсене, прилага същата изкуствена интелигентност към тях и проследява всяка промяна. Като съхранение чрез SFTP: всеки нов документ се записва директно във вашето собствено устройство, криптиран с вашата собствена парола. Второ монтиране може да огледа първото и ако първото се провали, PaperOffice чете от огледалното копие. Или импорт: файловете се преместват във нашия собствен център за данни в Европейския съюз. По който и да е начин, PaperOffice поддържа индекса, метаданните и резултатите от AI. Доставете собствено съхранение и запазете всички възможности на AI. Без заключване към доставчик.

Къде се намират моите документи — и кой има достъп?

Къде се намират вашите документи и кой има достъп? Четене, извличане, търсене и вграждания: в паметта, на нашите собствени GPU, във нашия собствен център за данни в Европейския съюз, в Испания. Данни вътре, данни навън: моделът не запазва нищо. Вие избирате съхранението: наше или всеки NAS или сървър, който поддържа SFTP. Вашият AI асистент получава инструменти, никога архива, в рамките на вашите разрешения.

За кого е?

За екип, който иска фактури, договори и поща да се обработват без проект с разработчик. За интегратор, който вгражда PaperOffice във собствения си софтуер. За разработчик, който иска Document AI като API и като инструменти за MCP. За партньор, който я препродава на своята фактура. Същият акаунт, същото влизане, същото ядро. Без лицензи за потребителски места: потребителите са включени във всеки план, а използването се таксува с кредити. И зад него — компания, основана през две хиляди и втора година.

Накратко

Системата за управление на документи съхранява и чака. PaperOffice AI чете, решава и действа. За лицето, което пита, и за агента, който пита от негово име. Едно ядро. Всяка врата. Вашето съхранение. Създадено за хора. Готово за агенти.